Definicje należności na potrzeby budżetowe, rachunkowe oraz sprawozdawczości w zakresie operacji finansowych nie są tożsame.

Zgodnie z art. 3 ust. 1 pkt 12 uor przez należności rozumie się kontrolowane przez jednostkę zasoby majątkowe o wiarygodnie określonej wartości, powstałe w wyniku przeszłych zdarzeń, które spowodują w przyszłości wpływ do jednostki korzyści ekonomicznych. Natomiast na potrzeby sprawozdania RB-N należności wycenia się w wartości nominalnej czyli bez odsetek, opłaty prolongacyjnej, kosztów upomnienia i innych należności ubocznych. Tak więc wniesienie przedpłaty na konto e-toll, która powinna być zaksięgowana Wn konto 240 „Pozostałe rozrachunki”, Ma konto 130 „Rachunek bieżący jednostki”, należy ująć w bilansie w pozycji pozostałe aktywa krótkoterminowe.

Natomiast w sprawozdaniu Rb-N na koniec roku dokonana przedpłata będzie stanowiła środki pieniężne jednostki i należy ją ująć w wierszu „Depozyty na żądanie” w kolumnie grupy, w której mieści się jednostka czyli w analizowanym przypadku będzie to grupa III obejmująca jednostki samorządu terytorialnego, samorządowe jednostki budżetowe, samorządowe zakłady budżetowe, związki jednostek samorządu terytorialnego, w tym związki metropolitalne, samodzielne publiczne zakłady opieki zdrowotnej, dla których podmiotem tworzącym jest jednostka samorządu terytorialnego, samorządowe instytucje kultury oraz samorządowe osoby prawne, utworzone na podstawie odrębnych ustaw w celu wykonywania zadań publicznych, z wyłączeniem banków i spółek prawa handlowego.

Kaucja zapłacona z tytułu zawartej umowy najmu podlega wykazaniu w sprawozdaniu Rb-Z jako wymagalna jeżeli upłynął termin na jej zwrot. W pozycji zobowiązania wymagalne wykazuje się wszystkie bezsporne zobowiązania, których termin płatności dla dłużnika minął, a które nie zostały ani przedawnione, ani umorzone. Głównie są to zobowiązania wynikające z dostaw towarów i usług, prawomocnych orzeczeń sądu, udzielonych poręczeń i gwarancji. Kategoria ta nie obejmuje zobowiązań wymagalnych z tytułu papierów wartościowych, pożyczek i kredytów oraz przyjętych depozytów, a także odsetek za opóźnienie od wymagalnych zobowiązań.

W tej kategorii zobowiązań wykazywane są niezwrócone w terminie depozyty mające charakter gwarancji należytego wykonania zobowiązania (np. kaucje mieszkaniowe, depozyty przyjęte przez jednostkę sprawozdającą się w celu zabezpieczenia należytego wykonania umów). Zobowiązanie staje się wymagalne w rozumieniu niniejszego rozporządzenia, licząc od dnia następnego po upływie terminu płatności wskazanego w dokumencie zapłaty lub zapisanego w umowie.