Biblioteka może zakupić drobne materiały dla stażysty, związane z realizacją stażu, a następnie zażądać refinansowania poniesionych wydatków przez organizatora stażu – o ile, zgodnie z umową stażową, obowiązek zapewnienia takich materiałów spoczywa na organizatorze stażu i umowa stażowa nie wyklucza trybu refinansowania.

Stosując do opisanego stanu faktycznego odpowiednio definicję zawartą w art. 2 ust. 1 pkt 34 ustawy z 20 kwietnia 2004 r. o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy (Dz.U. z 2023 r. poz. 735 ze zm.), stwierdzić można, że staż polega na nabywaniu przez stażystę umiejętności praktycznych do wykonywania pracy przez wykonywaniu zadań w miejscu pracy bez nawiązania stosunku pracy z pracodawcą.

Jak wynika z treści pytania, dotyczy ono trójstronnej umowy stażowej, czyli umowy zawartej między organizatorem stażu, instytucją przyjmującą (samorządową biblioteką publiczną) i stażystą.

Aby udzielić odpowiedzi na zadane pytanie, konieczne jest ustalenie najpierw, czy z umowy stażowej wynika, iż zapewnienie stażyście drobnych materiałów związanych z realizacją stażujest obowiązkiem organizatora stażu, czy też instytucji przyjmującej (biblioteki). Jeżeli jest to obowiązek organizatora stażu, to wydaje się, że nie ma przeszkód prawnych, aby instytucja przyjmująca sama zakupiła takie materiały dla stażysty z dotacji podmiotowej (która przeznaczona jest na dofinansowanie działalności bieżącej w zakresie realizowanych zadań statutowych), a następnie zażądała refinansowania (zwrotu na rzecz biblioteki) tych wydatków przez organizatora stażu. Konieczne wydaje się jednak uprzednie uzgodnienie takiego toku postępowania przez instytucję przyjmującą z organizatorem stażu – dla uniknięcia ewentualnych nieporozumień.