Należy odróżnić zastępowanie dyrektora podczas jego nieobecności od działania jako pełnomocnik.

Z treści pełnomocnictwa nie wynika jednoznacznie, że obejmuje ono umocowanie do zawierania umów zlecenia lub umów o pracę. Należałoby to określić wyraźniej. Wskazane byłoby też określenie granic pełnomocnictwa – do jakich wartości wyrażonych w złotych pełnomocnik ma być umocowany do zaciągania zobowiązań przy zawieraniu tych umów.

Jeżeli pełnomocnictwo obejmowałoby umocowanie do zawierania ww. umów, to w treści tych umów, jako reprezentanta mocodawcy należy wskazać nazwisko pełnomocnika z powołaniem się na udzielone mu pełnomocnictwo.

Nie ma istotnego znaczenia z jakiej pieczątki skorzysta pełnomocnik, jeżeli w umowie zostanie zapisane, że działa on na podstawie udzielonego mu pełnomocnictwa.

Od decyzji dyrektora zależy, jak określi on zakres, w jakim ma być zastępowany. Może wyznaczyć do tego jedną lub wiele osób, z różnymi zakresami upoważnienia.

Należy przy tym wyraźnie odróżnić zastępowanie dyrektora podczas nieobecności od działania jako pełnomocnik. Zastępowanie dotyczy przede wszystkim kierowania instytucją kultury pod nieobecność dyrektora i nie musi się wiązać z udzieleniem pełnomocnictwa. Natomiast pełnomocnictwo umocowuje pełnomocnika do składania w imieniu instytucji kultury oświadczeń woli wywołujących określone skutki prawne (do wykonywania czynności prawnych), w szczególności polegające na zaciąganiu zobowiązań, np. finansowych. Pełnomocnictwo nie musi być związane z jednoczesnym zastępowaniem dyrektora podczas jego nieobecności.

Jeżeli dana osoba podpisuje dokumenty jako zastępująca dyrektora podczas nieobecności, to jej pieczątka może brzmieć „Dyrektor wz. (imię i nazwisko osoby zastępującej)”.

Imiona i nazwiska pełnomocników instytucji kultury uprawnionych do dokonywania czynności prawnych w imieniu instytucji oraz zakres ich upoważnień powinny zostać wpisane do rejestru instytucji kultury prowadzonego przez organizatora.