Brak wystawienia faktury w KSeF a prawo do rozpoznania kosztów uzyskania przychodów

Interpretacja indywidualna

Szanowni Państwo,

stwierdzam, że Państwa stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego stanu faktycznego oraz zdarzenia przyszłego w podatku dochodowym od osób prawnych, jest prawidłowe.

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

20 kwietnia 2026 r. wpłynął Państwa wniosek z tego samego dnia o wydanie interpretacji indywidualnej w zakresie m.in. podatku dochodowego od osób prawnych.

Treść wniosku jest następująca:

Opis stanu faktycznego/zdarzenia przyszłego

(…) Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością (dalej: „Wnioskodawca”, „Spółka”) jest podatnikiem podatku dochodowego od osób prawnych oraz czynnym podatnikiem od towarów i usług. Głównym przedmiotem działalności gospodarczej Wnioskodawcy jest produkcja (…). Ze względu na zakres prowadzonej przez siebie działalności, Spółka nabywa różnego rodzaju towary i usługi.

W przypadkach objętych wnioskiem, nabywane przez Spółkę od dostawców towary i usługi nie podlegają zwolnieniu z VAT, są wykorzystywane przez Spółkę do wykonywania czynności, w odniesieniu do których Wnioskodawcy przysługuje prawo do odliczenia VAT naliczonego, jak i w odniesieniu do tych towarów/usług nie są spełnione negatywne przesłanki do odliczenia podatku naliczonego, które ustawodawca wskazał wustawy o VAT.

Ponadto, nabywane towary i usługi objęte wnioskiem ponoszone są w celu osiągnięcia lub zachowania albo zabezpieczenie źródeł przychodów Spółki, spełniając definicję kosztów uzyskania przychodów wynikającą z ustawy o CIT i nie będąc jednocześnie jednym z wydatków wyłączonych z kosztów uzyskania przychodów na podstawieustawy o CIT.

W przypadku, gdy opisane powyżej nabywane towary/usługi podlegają opodatkowaniu VAT w Polsce, a dostawcy towarów/usługodawcy (dalej: „Dostawcy”) są zarejestrowani w Polsce jako czynni podatnicy VAT i są zobowiązani do rozliczenia VAT należnego z tytułu dokonanych transakcji, Wnioskodawca otrzymuje od Dostawców faktury dokumentujące dostarczone towary/usługi. Na fakturach tych ujęte są kwoty VAT, wykazane w złotych (dalej: „Faktury Zakupowe”).

W związku z wejściem w życie przepisów o obowiązkowym Krajowym Systemie e-Faktur (dalej również: „KSeF”), od 1 lutego 2026 r. Faktury Zakupowe otrzymywane przez Wnioskodawcę od Dostawców objętych obowiązkiem wystawiania faktur ustrukturyzowanych przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur, powinny być wystawiane w tej właśnie formie (tj. jako faktury ustrukturyzowane wystawione przy użyciu KSeF). Niektóre Faktury Zakupowe - wbrew przepisom obowiązującym od 1 lutego 2026 r. – są dalej jednak wystawiane przez Dostawców poza KSeF.

Oznacza to, iż również po 31 stycznia 2026 r., Wnioskodawca dalej otrzymuje od Dostawców Faktury Zakupowe:

a) w postaci papierowej,

b) w postaci elektronicznej, będące fakturami elektronicznymi, o których mowa w art. 2 pkt 32 ustawy o VAT, innymi niż faktury ustrukturyzowane.

Wystawienie przez Dostawców Faktur Zakupowych bez użycia KSeF i w postaci innej niż faktura ustrukturyzowana ma różne przyczyny. Przykładowo, Dostawca mógł nie wystawić Faktury Zakupowej jako faktury ustrukturyzowanej przy użyciu KSeF, uznając, że nie posiada w Polsce siedziby działalności gospodarczej ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej a następnie mogło okazać się, że Dostawca ten posiada jednak stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej i że Faktura Zakupowa powinna była być wystawiona przy użyciu KSeF.

Analogiczna sytuacja mogła dotyczyć okresu przejściowego, tj. od 1 lutego do 1 kwietnia 2026 r., kiedy to grupa podatników korzystała ze zwolnienia z obowiązków w zakresie KSeF z uwagi na kryterium przychodowe, a Dostawcy mogli niewłaściwie określić swój status pod kątem możliwości skorzystania z powyższej preferencji. Podobnie, mogły wystąpić sytuacje, gdy Dostawcy uznali, iż nie dotyczy ich obowiązek wystawiania faktur przy użyciu KSeF, powołując się na preferencję dla mikroprzedsiębiorców, których transakcje obejmują niewielką wartość ogólną sprzedaży (do 10 tys. PLN miesięcznie) w okresie przejściowym do końca 2026 roku, podczas, gdy w rzeczywistości ich status nie będzie upoważniać do skorzystania z powyższej preferencji.

Podobnie, nie można wykluczyć sytuacji, gdy Dostawca nie wystawi Faktury Zakupowej przy użyciu KSeF, powołując się na okoliczności takie jak awaria czy niedostępność KSeF, czy też inne przyczyny i wystawi Fakturę Zakupową w postaci innej niż faktura ustrukturyzowana, o której mowa wustawy o VAT. Często występują również sytuacje, gdy Dostawcy najpierw przekazują Spółce Fakturę Zakupową w postaci innej niż faktura ustrukturyzowana, a dopiero w późniejszym okresie wprowadzają dane tej faktury do KSeF.

Wreszcie wystawienie Faktury Zakupowej bez użycia KSeF może wynikać z braku wiedzy, świadomości obowiązków wynikających z przepisów VAT, czy też dostępu do wystarczających rozwiązań informatycznych po stronie Dostawców. Zwłaszcza w pierwszych miesiącach funkcjonowania KSeF, okazuje się, że wielu Dostawców nie zdążyło z wdrożeniem odpowiednich narzędzi umożliwiających im wystawianie Faktur Zakupowych z użyciem KSeF.

Mając powyższe na względzie, Wnioskodawca w rozliczeniu za okres, w którym spełnione zostaną warunki uprawniające go do odliczenia wykazanego na Fakturach Zakupowych podatku VAT, tj.:

a) w odniesieniu do nabytych przez Wnioskodawcę towarów i usług powstanie u Dostawcy obowiązek podatkowy (warunek określony w art. 86 ust. 10 ustawy o VAT);

b) Wnioskodawca otrzyma Fakturę Zakupową (warunek określony w art. 86 ust. 10b pkt 1 ustawy o VAT), bądź, zgodnie z art. 86 ust. 11 ustawy o VAT,

lub w rozliczeniu za jeden z trzech następnych okresów rozliczeniowych, zamierza korzystać z przysługującego mu prawa do umniejszenia podatku należnego o podatek naliczony wykazany na Fakturach Zakupowych, również w sytuacji, w której Faktura Zakupowa od 1 lutego 2026 r., wbrew ustanowionemu w art. 106ga ust. 1 ustawy o VAT obowiązkowi, została wystawiona bez użycia Krajowego Systemu e-Faktur.

Powyższe Faktury Zakupowe Wnioskodawca zamierza również rozpoznawać jako koszt uzyskania przychodów, zgodnie z zasadami określonymi w ustawie o CIT (tj. właściwymi dla kosztów bezpośrednich, kosztów pośrednich lub zwiększających wartość początkową środka trwałego lub wartości niematerialnej i prawnej, w zależności do charakteru wydatku).

Pytanie: Czy Spółka będzie uprawniona do zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatki spełniające definicję kosztów uzyskania przychodów wynikającą zustawy o CIT (lub zwiększyć odpowiednio wartość początkową środka trwałego lub wartości niematerialnej i prawnej w zakresie w jakim wydatek powinien powiększać wartość początkową), które zostaną udokumentowane Fakturami Zakupowymi wystawionymi na rzecz Spółki przez Dostawców, również w przypadku, gdy - wbrew obowiązkowi - Faktura Zakupowa zostanie wystawiona bez użycia Krajowego Systemu e-faktur (tj. w innej postaci niż faktura ustrukturyzowana)? (pytanie oznaczone we wniosku jako nr 2)

Państwa stanowisko w sprawie

Zdaniem Wnioskodawcy, w opisanym stanie faktycznym/zdarzeniu przyszłym, Spółka będzie uprawniona do zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatki spełniające definicję kosztów uzyskania przychodów wynikającą z art. 15 ust. 1 ustawy o CIT (lub zwiększyć odpowiednio wartość początkową środka trwałego lub wartości niematerialnej i prawnej w zakresie w jakim wydatek powinien powiększać wartość początkową), które zostaną udokumentowane Fakturami Zakupowymi wystawionymi na rzecz Spółki przez Dostawców, również w przypadku, gdy - wbrew obowiązkowi - Faktura Zakupowa zostanie wystawiona bez użycia Krajowego Systemu e-Faktur.

Zgodnie zustawy o CIT, kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów ze źródła przychodów lub w celu zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1 ustawy o CIT.

Jak wynika ze stanowiska organów podatkowych (np. interpretacja indywidualna sygn. 0111-KDIB1-2.4010.364.2024.1.DP z 22 sierpnia 2024 r. oraz sygn. 0111-KDIB2-1.4010.234.2024.1.BJ z 16 sierpnia 2024 r.) oraz sądów administracyjnych (wyroki Naczelnego Sądu Administracyjnego sygn. akt II FSK 2474/17 z 9 lipca 2019 r., sygn. akt II FSK 2830/19 z 21 czerwca 2022 r.) aby dany wydatek mógł zostać zaliczony do kosztów uzyskania przychodu muszą zostać spełnione następujące przesłanki:

a) wydatek został definitywnie poniesiony przez podatnika (z jego zasobów majątkowych),

b) dany wydatek pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,

c) wydatek został poniesiony w celu uzyskania lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów,

d) wydatek został właściwie udokumentowany,

e) wydatek nie został wymieniony w katalogu kosztów niestanowiących kosztów podatkowych, określonym w art. 16 ust. 1 ustawy o CIT.

W kontekście powyższego należy wskazać, że aby dany wydatek poniesiony przez podatnika mógł zostać uznany za koszt uzyskania przychodów, to między tym wydatkiem, a osiągnięciem przychodu musi zachodzić związek przyczynowo-skutkowy, tj. poniesienie tego wydatku musi mieć wpływ na osiągnięcie przychodów lub zachowanie albo zabezpieczenie ich źródła (przy założeniu, że nie znajdują się one w negatywnym katalogu wydatków niestanowiących kosztów uzyskania przychodów, wymienionych w art. 16 ust. 1 ustawy o CIT) i co ważne musi być on właściwie udokumentowany.

Przepisy ustawy o CIT nie wskazują żadnych warunków dotyczących wymogów w zakresie udokumentowania ponoszonych wydatków. Jak stanowi jednak treści art. 9 ust. 1 ustawy o CIT, podatnicy mają obowiązek prowadzić ewidencję rachunkową zgodnie z przepisami ustawy o rachunkowości w sposób zapewniający określenie wysokości dochodu (straty), podstawy opodatkowania i wysokości należnego podatku za rok podatkowy. Oznacza to, że podatnik powinien posiadać dokumenty jakich wymaga Ustawa o rachunkowości.

Stosownie natomiast tooraz ust. 3 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (dalej: „UoR”):

2. Podstawą zapisów w księgach rachunkowych są dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej, zwane dalej „dowodami źródłowymi”:

1) zewnętrzne obce - otrzymane od kontrahentów;

2) zewnętrzne własne - przekazywane w oryginale kontrahentom;

3) wewnętrzne - dotyczące operacji wewnątrz jednostki.

3. Podstawą zapisów mogą być również sporządzone przez jednostkę dowody księgowe:

1) zbiorcze - służące do dokonania łącznych zapisów zbioru dowodów źródłowych, które muszą być w dowodzie zbiorczym pojedynczo wymienione;

2) korygujące poprzednie zapisy;

3) zastępcze - wystawione do czasu otrzymania zewnętrznego obcego dowodu źródłowego;

4) rozliczeniowe - ujmujące już dokonane zapisy według nowych kryteriów klasyfikacyjnych.

Przepisy UoR wskazują również na elementy jakie dany dokument musi posiadać aby uznać go za dowód księgowy na gruncie UoR.

Zgodnie z treścią art. 21 ust. 1 pkt 1-6 UoR:

Dowód księgowy powinien zawierać co najmniej:

1) określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego;

2) określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczej;

3) opis operacji oraz jej wartość, jeżeli to możliwe, określoną także w jednostkach naturalnych;

4) datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą - także datę sporządzenia dowodu;

5) podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki aktywów;

6) stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania.

Kolejne regulacje UoR wskazują na wymogi merytoryczne (art. 22 UoR) dowodów księgowych wskazując, iż dowody te powinny być:

a) rzetelne to jest zgodne z rzeczywistym przebiegiem operacji gospodarczej, którą dokumentują,

b) kompletne,

c) zawierające co najmniej dane określone w art. 21 UoR,

d) wolne od błędów rachunkowych,

e) integralne co to treści, gdyż dokonywanie na nich wymazywania i przeróbek jest niedopuszczalne.

Powyższe przepisy wskazują zatem jakie warunki muszą być spełnione, aby dany dokument mógł zostać uznany za dowód księgowy.

Żaden przepis ustawy o CIT, ani UoR nie wskazuje jednak formy w jakiej dowód księgowy ma być wystawiony/otrzymany oraz przechowywany.

Uznać zatem należy, iż podatnik ma prawo do zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatki spełniające definicję z art. 15 ustawy o CIT, które dokumentowane zostały Fakturami Zakupowymi wystawionymi bez użycia KSeF. Prawidłowe wystawienie faktury papierowej, elektronicznej czy ustrukturyzowanej pod kątem formalnym i materialnym, stanowi spełnienie jednej z przesłanek formalnych do rozpoznania kosztów podatkowych. Jej wystawienie bez użycia KSeF nie powoduje bowiem, że taka faktura traci przymiot dowodu księgowego (faktura jest dalej rzetelna, kompletna, wolna od błędów, integralna co do treści oraz zawiera co najmniej dane określone w art. 21 UoR, wolna od błędów). Nawet jeżeli Dostawca wystawi Fakturę Zakupową bez użycia KSeF, taki dokument w dalszym ciągu stanowi dowód przeprowadzenia transakcji udokumentowanej taką fakturą.

Należy podkreślić, że celem faktury jest przede wszystkim udokumentowanie rzeczywistego przebiegu zdarzeń gospodarczych, zarówno pod względem przedmiotu transakcji, jak i podmiotów biorących w niej udział. Z powyższego wynika, że o prawidłowości faktur wystawianych i otrzymywanych przez podatników powinno decydować przede wszystkim to, czy dokumenty te potwierdzają rzeczywiste transakcje handlowe między określonymi podmiotami. Tymczasem niezależnie od tego czy faktura zostanie wystawienie w formie papierowej, elektronicznej czy też ustrukturyzowanej, to taka faktura pod kątem formalnym w dalszym ciągu potwierdza rzeczywiste transakcje handlowe.

W konsekwencji, wystawienie, wbrew obowiązkowi, Faktur Zakupowych bez użycia Krajowego Systemu e-Faktur, nie stanowi samodzielnej przesłanki do pozbawienia prawa Spółki do rozpoznania wydatku udokumentowanego taką faktura jako kosztu uzyskania przychodów (lub zwiększenia odpowiednio wartość początkowej środka trwałego lub wartości niematerialnej i prawnej w zakresie w jakim wydatek powinien powiększać wartość początkową).

Ocena stanowiska

Stanowisko, które przedstawili Państwo we wniosku jest prawidłowe.

Uzasadnienie interpretacji indywidualnej

Na wstępie zauważyć należy, że stosownie do zadanego pytania wyznaczającego granice rozpatrywanego wniosku, przedmiotem niniejszej interpretacji indywidualnej jest wyłącznie ocena, czy Spółka będzie uprawniona do zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatki spełniające definicję kosztów uzyskania przychodów wynikającą z art. 15 ust. 1 ustawy o CIT (lub zwiększyć odpowiednio wartość początkową środka trwałego lub wartości niematerialnej i prawnej w zakresie w jakim wydatek powinien powiększać wartość początkową), które zostaną udokumentowane Fakturami Zakupowymi wystawionymi na rzecz Spółki przez Dostawców, również w przypadku, gdy - wbrew obowiązkowi - Faktura Zakupowa zostanie wystawiona bez użycia Krajowego Systemu e- Faktur (tj. w innej postaci niż faktura ustrukturyzowana).

W myślustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (t.j. Dz.U. z 2026 r. poz. 554 dalej: „ustawa o CIT”):

Kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów ze źródła przychodów lub w celu zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1. (…)

Definicja sformułowana przez ustawodawcę ma charakter ogólny. Z tego względu każdorazowy wydatek poniesiony przez podatnika powinien podlegać indywidualnej analizie w celu dokonania jego kwalifikacji prawnej. Wyjątkiem jest jedynie sytuacja, gdy ustawa wyraźnie wskazuje jego przynależność do kategorii kosztów uzyskania przychodów lub wyłącza możliwość zaliczenia go do tego rodzaju kosztów. W pozostałych przypadkach należy natomiast zbadać istnienie związku przyczynowego pomiędzy poniesieniem kosztu a powstaniem przychodu lub realną szansą powstania przychodów podatkowych, bądź też zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła ich uzyskiwania.

Na podstawie art. 15 ust. 1 ustawy o CIT, podatnik ma możliwość odliczenia dla celów podatkowych wszelkich wydatków, pod tym warunkiem, że wykaże ich związek z prowadzoną działalnością gospodarczą, a ich poniesienie ma lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętego przychodu. W świetle powyższego, aby wydatek poniesiony przez podatnika stanowił dla niego koszt uzyskania przychodu, muszą być spełnione następujące warunki:

- został poniesiony przez podatnika, tj. w ostatecznym rozrachunku musi on zostać pokryty z zasobów majątkowych podatnika (nie stanowią kosztu uzyskania przychodu podatnika wydatki, które zostały poniesione na działalność podatnika przez osoby inne niż podatnik),

- jest definitywny (rzeczywisty), tj. wartość poniesionego wydatku nie została podatnikowi w jakikolwiek sposób zwrócona,

- pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,

- poniesiony został w celu uzyskania, zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodów lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętych przychodów,

- został właściwie udokumentowany,

- nie może znajdować się w grupie wydatków, których zgodnie z art. 16 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym, nie uważa się za koszty uzyskania przychodów.

W związku z powyższym, należy stwierdzić, że kosztami uzyskania przychodów są wszelkie racjonalne i gospodarczo uzasadnione wydatki związane z prowadzoną działalnością gospodarczą, których celem jest osiągnięcie, zabezpieczenie i zachowanie źródła przychodów, które nie są wymienione wustawy o CIT. Koszty ponoszone przez podatnika należy oceniać pod kątem ich celowości, a więc dążenia do uzyskania przychodów. Aby określony wydatek można było uznać za koszt uzyskania przychodów, między tym wydatkiem, a osiągnięciem przychodu musi zachodzić związek przyczynowy tego typu, że poniesienie wydatku musi mieć wpływ na powstanie, zwiększenie lub zabezpieczenie tego przychodu. Jednocześnie, wydatki te nie mogą znajdować się w katalogu wydatków niestanowiących kosztów uzyskania przychodów, wymienionych w art. 16 ust. 1 ustawy o CIT.

Określona grupa wydatków, w tym związana z finansowaniem środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych, może być zaliczana do kosztów uzyskania przychodów tylko poprzez odpisy amortyzacyjne.

Wynika to z ustawy o CIT, który stanowi, że:

Kosztem uzyskania przychodów są odpisy z tytułu zużycia środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych (odpisy amortyzacyjne) dokonywane zgodnie z art. 16a-16m, przy czym w przypadku spółek nieruchomościowych odpisy dotyczące środków trwałych zaliczonych do grupy 1 Klasyfikacji nie mogą być w roku podatkowym wyższe niż dokonywane zgodnie z przepisami o rachunkowości odpisy amortyzacyjne lub umorzeniowe z tytułu zużycia środków trwałych, obciążające w tym roku podatkowym wynik finansowy jednostki.

Z kolei w myśl art. 16a ust. 1 ustawy o CIT:

Amortyzacji podlegają, z zastrzeżeniem art. 16c, stanowiące własność lub współwłasność podatnika, nabyte lub wytworzone we własnym zakresie, kompletne i zdatne do użytku w dniu przyjęcia do używania:

1) budowle, budynki oraz lokale będące odrębną własnością,

2) maszyny, urządzenia i środki transportu,

3) inne przedmioty

- o przewidywanym okresie używania dłuższym niż rok, wykorzystywane przez podatnika na potrzeby związane z prowadzoną przez niego działalnością gospodarczą albo oddane do używania na podstawie umowy najmu, dzierżawy lub umowy określonej w art. 17a pkt 1, zwane środkami trwałymi.

Zgodnie z powyższym, wymienione w pkt 1-3 środki trwałe podlegają amortyzacji po spełnieniu następujących warunków:

- zostały nabyte lub wytworzone we własnym zakresie,

- stanowią własność lub współwłasność podatnika,

- są kompletne i zdatne do użytku w dniu przyjęcia do używania,

- przewidywany okres ich używania jest dłuższy niż rok,

- są wykorzystywane przez podatnika na potrzeby związane z prowadzoną przez niego działalnością gospodarczą albo oddane do używania na podstawie umowy najmu, dzierżawy lub umowy leasingu,

- nie są wymienione w katalogu środków trwałych wymienionych w art. 16c ustawy o CIT.

Jak wynika z opisu sprawy, głównym przedmiotem działalności gospodarczej Państwa Spółki jest produkcja(…). Ze względu na zakres prowadzonej przez siebie działalności, Spółka nabywa różnego rodzaju towary i usługi.

Nabywane towary i usługi objęte wnioskiem ponoszone są w celu osiągnięcia lub zachowania albo zabezpieczenie źródeł przychodów Spółki. Wskazali Państwo, że wydatki te spełniają definicję kosztów uzyskania przychodów wynikającą z art. 15 ust. 1 ustawy o CIT (stanowiąc koszt bezpośredni, koszt pośredni lub zwiększając wartość początkową środka trwałego lub wartości niematerialnej i prawnej − w zależności do charakteru wydatku), nie będąc jednocześnie jednym z wydatków wyłączonych z kosztów uzyskania przychodów na podstawie art. 16 ustawy o CIT.

W przypadku, gdy nabywane towary/usługi podlegają opodatkowaniu VAT w Polsce, a dostawcy towarów/usługodawcy (dalej: „Dostawcy”) są zarejestrowani w Polsce jako czynni podatnicy VAT i są zobowiązani do rozliczenia VAT należnego z tytułu dokonanych transakcji, otrzymują Państwo od Dostawców faktury dokumentujące dostarczone towary/usługi. Na fakturach tych ujęte są kwoty VAT, wykazane w złotych (dalej: „Faktury Zakupowe”).

Od 1 lutego 2026 r. Faktury Zakupowe otrzymywane przez Państwa od Dostawców będą objęte obowiązkiem wystawiania faktur ustrukturyzowanych przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur, tj. jako faktury ustrukturyzowane wystawione przy użyciu KSeF). Nie mogą Państwo przy tym wykluczyć, że niektóre Faktury Zakupowe − wbrew przepisom obowiązującym od 1 lutego 2026 r. – zostały/zostaną wystawione przez Dostawców poza KSeF.

Oznacza to, że również po 31 stycznia 2026 r., dalej otrzymują Państwo od Dostawców Faktury Zakupowe:

a) w postaci papierowej,

b) w postaci elektronicznej, będące fakturami elektronicznymi, o których mowa w art. 2 pkt 32 ustawy o VAT, innymi niż faktury ustrukturyzowane.

Wystawienie przez Dostawców Faktur Zakupowych bez użycia KSeF i w postaci innej niż faktura ustrukturyzowana ma różne przyczyny, np.:

- Dostawca nie wystawi Faktury Zakupowej jako faktury ustrukturyzowanej przy użyciu KSeF, uznając, że nie posiada w Polsce siedziby działalności gospodarczej ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej, a następnie okaże się, że Dostawca ten posiada jednak stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej i że Faktura Zakupowa powinna była być wystawiona przy użyciu KSeF;

- w okresie przejściowym, tj. od 1 lutego do 1 kwietnia 2026 r., kiedy grupa podatników będzie korzystała ze zwolnienia z obowiązków w zakresie KSeF z uwagi na kryterium przychodowe, a Dostawcy mogą niewłaściwie określić swój status pod kątem możliwości skorzystania z powyższej preferencji;

- Dostawcy uznają, że nie dotyczy ich obowiązek wystawiania faktur przy użyciu KSeF, powołując się na preferencję dla mikroprzedsiębiorców, których transakcje obejmują niewielką wartość ogólną sprzedaży (do 10 tys. PLN miesięcznie) w okresie przejściowym do końca 2026 roku, podczas, gdy w rzeczywistości ich status nie będzie upoważniać do skorzystania z powyższej preferencji;

- Dostawca nie wystawi Faktury Zakupowej przy użyciu KSeF, powołując się na okoliczności takie jak awaria czy niedostępność KSeF, czy też inne przyczyny i wystawi ostatecznie Fakturę Zakupową wyłącznie w postaci innej niż faktura ustrukturyzowana, o której mowa w art. 2 pkt 32a ustawy o VAT;

- wystawienie Faktury Zakupowej bez użycia KSeF może wynikać z braku wiedzy, świadomości obowiązków wynikających z przepisów VAT, czy też dostępu do wystarczających rozwiązań informatycznych po stronie Dostawców, zwłaszcza w pierwszych miesiącach funkcjonowania KSeF, przewidują Państwo, że wielu Dostawców może nie zdążyć z wdrożeniem odpowiednich narzędzi umożliwiających im wystawianie Faktur Zakupowych z użyciem KSeF.

Powyższe Faktury Zakupowe zamierzają Państwo rozpoznawać jako koszt uzyskania przychodów, zgodnie z zasadami określonymi w ustawie o CIT (tj. właściwymi dla kosztów bezpośrednich, kosztów pośrednich lub zwiększających wartość początkową środka trwałego lub wartości niematerialnej i prawnej − w zależności do charakteru wydatku).

Państwa wątpliwości dotyczą możliwości zaliczenia wydatku do kosztów uzyskania przychodów (lub zwiększenia odpowiednio wartości początkowej środka trwałego lub wartości niematerialnej i prawnej w zakresie w jakim wydatek powinien powiększać wartość początkową) w przypadku, gdy faktura zakupowa wystawiona zostanie przez Dostawcę bez użycia Krajowego Systemu e-Faktur (tj. w innej postaci niż faktura ustrukturyzowana).

Odnosząc się do Państwa wątpliwości, należy zauważyć, że w ustawie o CIT nie przewidziano nowelizacji uwzględniających wejście w życie Krajowego Systemu e-Faktur. Przepisy ustawy o CIT nie zawierają żadnej szczególnej regulacji ograniczającej możliwość zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów, wydatków udokumentowanych fakturami wystawionymi poza systemem KSeF, w przypadku, kiedy obowiązek wystawienia faktury ustrukturyzowanej przy użyciu KSeF występuje.

Nowelizacja taka miała miejsce w zakresie podatku od towarów i usług, gdzie ustawą z dnia 16 czerwca 2023 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. z 2023 r. poz. 1598), wprowadzono zmiany w zakresie Krajowego Systemu e-Faktur (dalej: „KSeF”), które miały wejść w życie 1 lipca 2024 r. Jednak, zgodnie z ustawą z dnia 9 maja 2024 r. zmieniającą ustawę o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. z 2024 r. poz. 852), zwanej dalej „ustawą zmieniającą” - termin wejścia w życie obowiązkowego KSeF został przesunięty na 1 lutego 2026 r.

Zgodnie z obowiązującym od 1 lutego 2026 r.ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t.j. Dz.U. z 2025 r. poz. 775 ze zm., dalej „ustawa o VAT):

Podatnicy są obowiązani wystawiać faktury ustrukturyzowane przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur.

Od powyższej reguły występują wyjątki, określone m.in. w art. 106ga ust. 2 ustawy VAT, niemniej jednak co do zasady obowiązek wystawiania faktur w KSeF wystąpi od:

- 1 lutego 2026 r. dla przedsiębiorców, u których wartość sprzedaży (wraz z kwotą podatku) przekroczyła w 2024 r. 200 mln zł,

- 1 kwietnia 2026 r. dla pozostałych przedsiębiorców.

Przy czym zgodnie z przepisami epizodycznymi:

- do końca 2026 r. podatnicy obowiązani do wystawiania faktur ustrukturyzowanych będą mogli wystawiać faktury elektroniczne lub faktury w postaci papierowej, jeżeli łączna wartość sprzedaży (wraz z podatkiem) udokumentowana tymi fakturami wystawionymi w danym miesiącu będzie mniejsza lub równa 10 000 zł,

- do końca 2026 r. podatnicy obowiązani do wystawiania faktur ustrukturyzowanych będą mogli wystawiać faktury elektroniczne lub faktury w postaci papierowej przy zastosowaniu kas rejestrujących i paragony fiskalne uznane za faktury (do 450 zł).

Należy podkreślić, że przedmiotem wniosku są wydatki wynikające z Faktur Zakupowych wystawionych przez Dostawców i udostępnionych Wnioskodawcy poza KSeF, ale w postaci:

a) papierowej,

b) elektronicznej, będące fakturami elektronicznymi, o których mowa w art. 2 pkt 32 ustawy o VAT, innymi niż faktury ustrukturyzowane.

Wskazali także Państwo, że do Faktur Zakupowych wskazanych w opisie sprawy nie zaistnieją negatywne przesłanki do odliczenia podatku naliczonego wskazane w art. 88 ustawy VAT.

W związku z powyższym, zauważyć należy, że w zakresie podatku dochodowego od osób prawnych faktura – niezależnie od formy – stanowi podstawowy dowód potwierdzający poniesienie kosztu, który może być uznany za koszt uzyskania przychodu, o ile został on poniesiony w celu osiągnięcia lub zabezpieczenia przychodów.

Celem faktury jest przede wszystkim udokumentowanie rzeczywistego przebiegu zdarzeń gospodarczych, zarówno pod względem przedmiotu transakcji, jak i podmiotów biorących w niej udział. Z powyższego wynika, że o prawidłowości faktur wystawianych i otrzymywanych przez podatników powinny decydować przede wszystkim ustalenia czy dokumenty te potwierdzają rzeczywiste transakcje handlowe między określonymi podmiotami.

Podsumowując, w związku z tym, że:

- wprowadzenie KSeF nie spowodowało zmian w ustawie o CIT,

- jak wynika z opisanej przez Państwa sprawy faktury zakupowe wystawione przez Dostawców i udostępnione Państwu poza KSeF będą spełniały wymogi dla faktury w postaci papierowej lub faktury elektronicznej, tj. będą zawierały wszystkie elementy wymagane dla tych dokumentów oraz

- jak wskazali Państwo we wniosku wszystkie przesłanki warunkujące uznanie poniesionego wydatku za koszt uzyskania przychodu – na gruncie ustawy o CIT (tj. zgodnie z art. 15 ust. 1 oraz z uwzględnieniem art. 16 ustawy CIT) – zostaną spełnione,

to będą Państwo uprawnieni do zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków spełniających definicję kosztów uzyskania przychodów wynikającą z art. 15 ust. 1 ustawy o CIT (lub zwiększenia odpowiednio wartości początkowej środka trwałego lub wartości niematerialnej i prawnej w zakresie, w jakim wydatek powinien powiększać wartość początkową), które zostaną udokumentowane Fakturami Zakupowymi wystawionymi na rzecz Spółki przez Dostawców, również w przypadku, gdy − wbrew obowiązkowi − Faktura Zakupowa zostanie wystawiona bez użycia Krajowego Systemu e-Faktur.

Tym samym, Państwa stanowisko, w zakresie pytania oznaczonego we wniosku Nr 2, należało uznać za prawidłowe.

Dodatkowe informacje

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

Interpretacja dotyczy wyłącznie podatku dochodowego od osób prawnych (pytania oznaczonego we wniosku Nr 2), natomiast w zakresie podatku od towarów i usług (pytania oznaczonego we wniosku Nr 1) wydane zostanie/zostało odrębne rozstrzygnięcie.

Interpretacja dotyczy stanu faktycznego, który Państwo przedstawili i stanu prawnego, który obowiązywał w dacie zaistnienia zdarzenia oraz zdarzenia przyszłego, które Państwo przedstawili i stanu prawnego, który obowiązywał w dniu wydania interpretacji.

Interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, gdy rzeczywisty stan faktyczny sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywał się będzie ze stanem faktycznym (opisem zdarzenia przyszłego) podanym przez Wnioskodawcę w złożonym wniosku. W związku z powyższym, w przypadku zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego we wniosku opisu sprawy, udzielona odpowiedź traci swoją aktualność.

Odnosząc się do powołanych we wniosku interpretacji indywidualnych oraz wyroków sądów administracyjnych należy stwierdzić, iż zostały one wydane w indywidualnych sprawach innych podmiotów, które o ich wydanie wystąpiły, zatem nie są one wiążące dla organu wydającego przedmiotową interpretację.

Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji

- Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2026 r. poz. 622). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli Państwa sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem stanu faktycznego lub zdarzenia przyszłego i zastosują się Państwo do interpretacji.

- Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

Przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej stanowi element czynności będących przedmiotem decyzji wydanej:

1) z zastosowaniem art. 119a;

2) w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług;

3) z zastosowaniem środków ograniczających umowne korzyści.

- Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli korzyść podatkowa, stwierdzona w decyzjach wymienionych w § 1, jest skutkiem zastosowania się do utrwalonej praktyki interpretacyjnej, interpretacji ogólnej lub objaśnień podatkowych.

Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Mają Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego. Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t. j. Dz. U. z 2026 r. poz. 143 ze zm.; dalej jako „PPSA”).

Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):

- w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo

- w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/wnioski albo /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 Ordynacji podatkowej.