Obowiązki płatnika w związku ze składanymi oświadczeniami pracowników o wspólnym rozliczaniu z małżonkiem

Interpretacja indywidualna

Szanowni Państwo,

stwierdzam, że Państwa stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego stanu faktycznego w podatku dochodowym od osób fizycznych jest nieprawidłowe.

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

19 lutego 2026 r. wpłynął Państwa wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej. Treść wniosku jest następująca:

Opis stanu faktycznego

Spółka ma strukturę wielooddziałową, składa się z Centrali i 7 oddziałów.

Każdy oddział Spółki stanowi odrębnego pracodawcę w rozumieniu art. 3 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks Pracy (t. j. Dz. U. 2025 r., poz. 277 ze zm.). Tym samym każdy oddział (zakład pracy) jest obowiązany jako płatnik do obliczania i pobierania w ciągu roku zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych od przychodów uzyskiwanych przez pracowników zgodnie zustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t. j. Dz.U. 2025 r., poz. 163 ze zm.; dalej: ustawa PIT). Każdy oddział jako płatnik ma nadany NIP. Oddział zatrudnia pracowników na podstawie umowy o pracę.

Zgodnie zustawy PIT, pracownik - podatnik składa płatnikowi na piśmie albo w inny sposób przyjęty u danego płatnika oświadczenia i wnioski mające wpływ na sposób obliczania miesięcznych zaliczek na podatek.

Zgodnie z art. 31a ust. 2 ustawy PIT, oświadczenia i wnioski, o których mowa w art. 31b ust. 1, art. 32 ust. 3 i 6-8 oraz art. 41 ust. 11, mogą być składane według ustalonego wzoru.

Zgodnie z art. 31a ust. 3 ustawy PIT, podatnik jest obowiązany wycofać lub zmienić złożone uprzednio oświadczenie lub wniosek, jeżeli uległy zmianie okoliczności mające wpływ na obliczenie zaliczki.

Zgodnie z art. 31a ust. 6 ustawy PIT, oświadczenie i wniosek mające wpływ na obliczenie zaliczki dotyczą również kolejnych lat podatkowych, chyba że odrębny przepis stanowi inaczej.

Zatem powyższe przepisy dotyczą również oświadczeń o zamiarze preferencyjnego, tj. wspólnego opodatkowania dochodów podatnika (pracownika) z małżonkiem (art. 32 ust. 3 ustawy PIT).

Płatnicy nie muszą (choć mogą) tworzyć własnych wzorów oświadczeń. Do składania przedmiotowych oświadczeń służy formularz PIT-2 oświadczenia/wnioski podatnika dla celów obliczania miesięcznych zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych (wzór opublikowany w Biuletynie Informacji Publicznej Ministerstwa Finansów).

Praktyka składania oświadczeń o wspólnym rozliczaniu się podatnika z małżonkiem istnieje w polskim prawie podatkowym od kilkunastu lat. Do końca roku 2022 podatnicy byli zobligowani składać takie oświadczenia płatnikowi każdego roku podatkowego, jeżeli chcieli rozliczać się z małżonkiem. Od roku 2023 nastąpiła zmiana przepisów w tym zakresie.

Zgodnie zustawy PIT, oświadczenie i wniosek mające wpływ na obliczenie zaliczki dotyczą również kolejnych lat podatkowych, chyba że odrębny przepis stanowi inaczej.

W jednym z oddziałów Spółki, tj. … (dalej: Wnioskodawca, Płatnik) o numerze NIP … została przyjęta wewnętrzna praktyka corocznego pozyskiwania od pracowników oświadczenia o zamiarze wspólnego opodatkowania dochodów pracownika z małżonkiem (dalej: Oświadczenie).

Oświadczenie stosowane przez Płatnika ma formę dokumentu, na którym pracownik wskazuje konkretny rok podatkowy, którego dotyczy oświadczenie. Z uwagi na zamieszczenie roku podatkowego w treści oświadczenia, dokument jest traktowany jako dotyczący tylko danego roku i wymagający corocznej aktualizacji.

U Wnioskodawcy dopuszczono możliwość corocznego składania przez pracowników Oświadczenia o wspólnym opodatkowaniu jako formy potwierdzenia aktualności decyzji pracownika - podatnika oraz uniknięcia ewentualnych nieporozumień w przypadku zmiany jego sytuacji życiowej lub rodzinnej.

Celem przyjętej praktyki jest również zabezpieczenie prawidłowości poboru zaliczek oraz potwierdzanie, że sytuacja rodzinna pracownika w kolejnym roku pozostaje aktualna, co pozwala uniknąć pobierania zaliczek na podstawie oświadczeń, które mogłyby być nieaktualne (np. po rozwodzie, separacji, zmianie dochodów współmałżonka lub zmianie woli podatnika).

Zgodnie z przepisami art. 31a ust. 3 ustawy PIT, pracownik sam odpowiada za aktualność swoich oświadczeń, nie mniej jednak wieloletnia praktyka pokazała, że pracownicy mogą zapominać o składaniu aktualizacji w razie zmiany ich sytuacji życiowej.

Wychodząc naprzeciw pracownikom, zabezpieczając ich interesy, Wnioskodawca podjął decyzję o corocznym składaniu przez pracowników Oświadczeń o korzystaniu z preferencyjnej formy rozliczenia dochodów z małżonkiem.

Pytanie: Czy w opisanym stanie faktycznym coroczne pozyskiwanie przez Wnioskodawcę Oświadczeń od pracowników wg wzoru przygotowanego przez Płatnika (odnoszącego się do danego roku podatkowego) jest zgodne z przepisami ustawy PIT?

Państwa stanowisko w sprawie

Zdaniem Wnioskodawcy, w opisanym stanie faktycznym coroczne pozyskiwanie przez Wnioskodawcę Oświadczeń od pracowników wg wzoru przygotowanego przez Płatnika (odnoszącego się do danego roku podatkowego) jest zgodne z przepisami art. 31a ustawy PIT.

Uzasadnienie:

Wnioskodawca uważa, że coroczne pozyskiwanie Oświadczeń od pracowników stanowi formę dochowania należytej staranności i nie jest zabronione przez przepisy ustawy PIT, zwłaszcza w odniesieniu do oświadczeń zależnych od sytuacji rodzinnej pracownika, która może w praktyce ulegać zmianom (np. rozwód, separacja, zmiana dochodów współmałżonka).

Coroczne potwierdzanie woli pracownika - podatnika pozwala uniknąć sytuacji, w której Płatnik stosowałby nieaktualne dane, co mogłoby skutkować powstaniem istotnej niedopłaty/nadpłaty podatku po stronie pracownika.

Wnioskodawca stoi na stanowisku, że stosowana praktyka nie narusza przepisów prawa podatkowego, ponieważ:
- przepisy art. 31a ust. 6 ustawy PIT nie zakazują przyjmowania Oświadczeń corocznie,
- pracownik składa oświadczenie wg wzoru przygotowanego przez Płatnika (co jest zgodne z art. 31a ust. 2 ustawy PIT) dobrowolnie dla konkretnego roku podatkowego,
- Płatnik działa w interesie pracownika, minimalizując ryzyko odprowadzenia należnego podatku dochodowego od osób fizycznych w niewłaściwej wysokości.

Ocena stanowiska

Stanowisko, które przedstawili Państwo we wniosku jest nieprawidłowe.

Uzasadnienie interpretacji indywidualnej

Zgodnie z art. 8 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 111 ze zm.):

Płatnikiem jest osoba fizyczna, osoba prawna lub jednostka organizacyjna niemająca osobowości prawnej, obowiązana na podstawie przepisów prawa podatkowego do obliczenia i pobrania od podatnika podatku i wpłacenia go we właściwym terminie organowi podatkowemu.

Z uwagi na powyższe, na płatniku ciążą trzy podstawowe obowiązki, tj.:

1) obliczenie,

2) pobranie,

3) wpłacenie

‒ podatku, zaliczki.

Podstawową zasadą obowiązującą w przepisach ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 163 ze zm.) jest zasada powszechności opodatkowania, która wyrażona została w art. 9 ust. 1 tej ustawy. Zgodnie z jego treścią:

Opodatkowaniu podatkiem dochodowym podlegają wszelkiego rodzaju dochody, z wyjątkiem dochodów wymienionych w art. 21, 52, 52a i 52c oraz dochodów, od których na podstawie przepisów Ordynacji podatkowej zaniechano poboru podatku.

Treść powyższego przepisu wskazuje, że opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych podlegają wszelkiego rodzaju dochody uzyskane przez podatnika, z wyjątkiem tych, które zostały enumeratywnie wymienione w katalogu zwolnień przedmiotowych zawartym w powyższej ustawie bądź, od których zaniechano poboru podatku.

Jak wynika z art. 12 ust. 1 ww. ustawy:

Za przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej oraz spółdzielczego stosunku pracy uważa się wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężną świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń, a w szczególności: wynagrodzenia zasadnicze, wynagrodzenia za godziny nadliczbowe, różnego rodzaju dodatki, nagrody, ekwiwalenty za niewykorzystany urlop i wszelkie inne kwoty niezależnie od tego, czy ich wysokość została z góry ustalona, a ponadto świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika, jak również wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych.

Zgodnie natomiast z art. 12 ust. 4 ustawy:

Za pracownika w rozumieniu ustawy uważa się osobę pozostającą w stosunku służbowym, stosunku pracy, stosunku pracy nakładczej lub spółdzielczym stosunku pracy.

Treść art. 32 ust. 1 ww. ustawy stanowi, że:

Zakłady pracy będące osobami fizycznymi, osobami prawnymi oraz jednostkami organizacyjnymi nieposiadającymi osobowości prawnej są obowiązane jako płatnicy obliczać i pobierać w ciągu roku zaliczki na podatek dochodowy od osób, które uzyskują od tych zakładów przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, z pracy nakładczej lub ze spółdzielczego stosunku pracy, z zasiłków pieniężnych z ubezpieczenia społecznego wypłacanych przez zakłady pracy lub z tytułu udziału w nadwyżce bilansowej wypłacanej w spółdzielniach pracy.

Zgodnie z ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych:

1. Podatnik składa płatnikowi na piśmie albo w inny sposób przyjęty u danego płatnika oświadczenia i wnioski mające wpływ na obliczenie zaliczki.

2. Oświadczenia i wnioski, o których mowa w art. 31b ust. 1, art. 32 ust. 3 i 6-8 oraz art. 41 ust. 11, mogą być składane według ustalonego wzoru.

3. Podatnik jest obowiązany wycofać lub zmienić złożone uprzednio oświadczenie lub wniosek, jeżeli uległy zmianie okoliczności mające wpływ na obliczenie zaliczki.

4. Wycofanie i zmiana złożonego uprzednio oświadczenia lub wniosku następuje w drodze nowego oświadczenia lub wniosku, o którym mowa w ust. 1.

5. Jeżeli podatnik złoży płatnikowi oświadczenie lub wniosek mające wpływ na obliczanie zaliczki, płatnik uwzględnia to oświadczenie lub ten wniosek najpóźniej od miesiąca następującego po miesiącu, w którym je otrzymał, a w przypadku płatnika, o którym mowa w art. 34 - najpóźniej od drugiego miesiąca następującego po miesiącu, w którym je otrzymał.

6. Oświadczenie i wniosek mające wpływ na obliczenie zaliczki dotyczą również kolejnych lat podatkowych, chyba że odrębny przepis stanowi inaczej.

7. Po ustaniu stosunku prawnego stanowiącego podstawę dokonywania przez płatnika świadczeń podatnikowi, płatnik przy obliczaniu zaliczki pomija oświadczenia i wnioski złożone uprzednio przez podatnika, z wyjątkiem wniosków, o których mowa w art. 32 ust. 6 i 8 oraz art. 41 ust. 11.

8. Jeżeli podatnik złoży płatnikowi, o którym mowa w art. 32, art. 34 lub art. 41 ust. 1, oświadczenie, że spełnia warunki do stosowania zwolnień, o których mowa w art. 21 ust. 1 pkt 152-154, płatnik oblicza zaliczkę z uwzględnieniem tych zwolnień, przy czym w oświadczeniu dotyczącym spełnienia warunków do stosowania zwolnienia, o którym mowa w art. 21 ust. 1 pkt 152, podatnik wskazuje również rok rozpoczęcia i zakończenia stosowania zwolnienia przez płatnika.

9. Oświadczenie, o którym mowa w ust. 8, jest składane pod rygorem odpowiedzialności karnej za złożenie fałszywego oświadczenia i zawiera klauzulę o następującej treści: „Jestem świadomy odpowiedzialności karnej za złożenie fałszywego oświadczenia.”. Klauzula ta zastępuje pouczenie organu o odpowiedzialności karnej za składanie fałszywych oświadczeń.

10. W przypadku gdy zaniżenie lub nieujawnienie przez płatnika podstawy opodatkowania wynikało z zastosowania przez płatnika złożonych przez podatnika wniosków lub oświadczeń mających wpływ na obliczenie zaliczki, przepisu art. 26a § 2 Ordynacji podatkowej nie stosuje się.

Stosownie natomiast do art. 32 ust. 3 przywołanej ustawy:

Jeżeli podatnik złoży płatnikowi oświadczenie, że za dany rok zamierza opodatkować dochody w sposób określony w art. 6 ust. 2 albo 4d, a za rok podatkowy przewidywane, określone w oświadczeniu:

1) dochody podatnika nie przekroczą kwoty 120 000 zł, a małżonek lub dziecko nie uzyskują żadnych dochodów, które łączy się z dochodami podatnika - zaliczki za wszystkie miesiące roku podatkowego wynoszą 12% dochodu uzyskanego w danym miesiącu od tego płatnika i są dodatkowo pomniejszane za każdy miesiąc o kwotę stanowiącą 1/12 kwoty zmniejszającej podatek w przypadku oświadczenia dotyczącego opodatkowania dochodów na zasadach określonych w art. 6 ust. 2 albo 4d;

2) dochody podatnika przekroczą kwotę 120 000 zł, a dochody małżonka lub dziecka, które łączy się z dochodami podatnika, nie przekraczają tej kwoty - zaliczki za wszystkie miesiące roku podatkowego wynoszą 12% dochodu uzyskanego w danym miesiącu od tego płatnika.

W myśl art. 45b ust. 1 pkt 3 ww. ustawy:

Minister właściwy do spraw finansów publicznych udostępni w Biuletynie Informacji Publicznej na stronie podmiotowej obsługującego go urzędu ustalone wzory: oświadczeń i wniosków, o których mowa w art. 30j ust. 1 pkt 1, art. 30o pkt 1, art. 31b ust. 1, art. 32 ust. 3 i 6-8, art. 41 ust. 11 oraz art. 45c ust. 3a.

Opublikowanym w Biuletynie Informacji Publicznej Ministerstwa Finansów, ustalonym wzorem oświadczenia, o którym mowa w art. 32 ust. 3 ww. ustawy jest formularz PIT-2 w wersji (9), noszący nazwę: „OŚWIADCZENIA / WNIOSKI podatnika dla celów obliczania miesięcznych zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych”.

Jak wynika z ww. przepisów, przedmiotowe oświadczenie:

1) jest składane przez podatnika płatnikowi na piśmie albo w inny sposób przyjęty u danego płatnika;

2) może być składane według ustalonego wzoru;

3) dotyczą również kolejnych lat podatkowych, chyba że odrębny przepis stanowi inaczej.

Zgodnie z informacją zawartą w Objaśnieniach podatkowych (str. 7):

„Złożone oświadczenia i wnioski:

dotyczą również kolejnych lat podatkowych

Obecnie ustawa PIT nie zawiera wyjątku od tej reguły. W konsekwencji wszystkie oświadczenia i wnioski są wieloletnie, chyba że uległy zmianie okoliczności mające wpływ na obliczenie zaliczki”.

Również z budowy formularza PIT-2 „Oświadczenia/wniosku podatnika dla celów obliczania miesięcznych zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych” wynika, że część E „Oświadczenie podatnika składane płatnikowi o zamiarze preferencyjnego opodatkowania dochodów (z małżonkiem/jako osoba samotnie wychowująca dziecko)” nie dotyczy konkretnego roku podatkowego. Nie ma podstaw, aby inaczej traktować oświadczenia i wnioski składane na formularzach własnych. Niezależnie, czy oświadczenie/wniosek zostanie złożone na formularzu PIT-2, czy na formularzu „własnym” będzie miało zastosowanie również w kolejnych latach podatkowych, dopóki nie zostanie zmienione, wycofane przez podatnika lub nie wygaśnie z mocy prawa.

Reasumując, na gruncie opisanego stanu faktycznego, pozyskiwanie przez Państwa Oświadczeń od pracowników wg wzoru przygotowanego przez Państwo jako Płatnika (odnoszącego się do danego roku podatkowego) nie jest zgodne z przepisami art. 31a ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, ponieważ zgodnie z ww. przepisem oświadczenia podatnika składane płatnikowi o zamiarze preferencyjnego opodatkowania dochodów nie dotyczą konkretnego roku podatkowego. Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych nie przewiduje wyjątku od tej reguły.

Zatem Państwa stanowisko należało uznać za nieprawidłowe.

Dodatkowe informacje

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

Interpretacja dotyczy stanu faktycznego, który Państwo przedstawili i stanu prawnego, który obowiązuje w dniu wydania interpretacji.

Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji

- Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 111 ze zm.). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli Państwa sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem stanu faktycznego i zastosują się Państwo do interpretacji.

- Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

Przepisów art. 14k-14n Ordynacji podatkowej nie stosuje się, jeśli stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej jest elementem czynności, które są przedmiotem decyzji wydanej:

1) z zastosowaniem art. 119a;

2) w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług;

3) z zastosowaniem środków ograniczających umowne korzyści.

- Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli korzyść podatkowa, stwierdzona w decyzjach wymienionych w § 1, jest skutkiem zastosowania się do utrwalonej praktyki interpretacyjnej, interpretacji ogólnej lub objaśnień podatkowych.

Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Mają Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego. Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t. j. Dz. U. z 2026 r. poz. 143 ze zm.; dalej jako „PPSA”).

Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):

- w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo

- w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/wnioski albo /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 Ordynacji podatkowej