Prawo do odliczenia podatku VAT z faktur wystawionych poza KSeF

Interpretacja indywidualna

Szanowni Państwo,

stwierdzam, że Państwa stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego stanu faktycznego i zdarzenia przyszłego w podatku od towarów i usług jest prawidłowe.

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

25 maja 2026 r. wpłynął Państwa wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej, który dotyczy podatku od towarów i usług w zakresie:

- prawa do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z faktur zakupowych wystawionych na Państwa rzecz przez Dostawców, poza Krajowym Systemem e-Faktur,

- momentu w jakim Spółka będzie uprawniona od odliczenia podatku naliczonego wynikającego z ww. faktur zakupowych.

Treść wniosku jest następująca:

Opis zaistniałego stanu faktycznego i zdarzenia przyszłego

(…) Sp. z o.o. (dalej: Spółka) jest podmiotem z siedzibą w (…), prowadzącym działalność gospodarczą przede wszystkim w zakresie produkcji maszyn ogólnego przeznaczenia, w szczególności wytwarzania silników i turbin (z wyłączeniem silników lotniczych, samochodowych i motocyklowych), a także produkcji pozostałych gotowych wyrobów metalowych. Spółka zajmuje się ponadto naprawą i konserwacją metalowych wyrobów gotowych oraz realizacją projektów budowlanych związanych ze wznoszeniem budynków, jak również wykonywaniem robót budowlanych dotyczących zarówno obiektów mieszkalnych, jak i niemieszkalnych.

Spółka jest zarejestrowana jako czynny podatnik podatku VAT w Polsce.

Na potrzeby prowadzonej działalności gospodarczej Spółka nabywa od podmiotów będących czynnymi podatnikami VAT różnego rodzaju towary oraz usługi, które wykorzystuje do wykonywania czynności opodatkowanych podatkiem VAT.

Zakupy te są dokumentowane fakturami VAT wystawianymi przez podmioty będące czynnymi podatnikami VAT (dalej: Dostawca), na których to fakturach (dalej: Faktury Zakupowe) wykazane są kwoty podatku VAT, stanowiącego dla Spółki podatek naliczony.

W związku z wejściem w życie przepisów o obowiązkowym Krajowym Systemie e-Faktur (dalej: KSeF), od 1 lutego 2026 r., Spółka otrzymuje/ będzie otrzymywać od swoich dostawców Faktury Zakupowe w postaci:

- faktury papierowej,

- faktury elektronicznej (o której mowa wustawy o VAT), w tym faktury wystawione zgodnie ze wzorem faktury ustrukturyzowanej udostępnionym na podstawie art. 106gb ust. 8 ustawy o VAT,

- faktury ustrukturyzowanej, o której mowa wustawy o VAT.

Spółka jest objęta obowiązkiem wystawiania faktur w KSeF.

Spółka przewiduje, że może wystąpić szereg okoliczności, w których to Dostawca nie wystawi Spółce faktury zakupu odzwierciedlającej rzeczywiście zrealizowaną transakcję w formie ustrukturyzowanej przy użyciu KSeF. Może to dotyczyć zarówno sytuacji, gdy wystawienie Faktury Zakupowej poza KSeF będzie zgodne z przepisami ustawy o VAT jak również sytuacji, gdy nastąpi to wbrew obowiązkowi wystawienia Faktury Zakupowej w KSeF. Przykładowe okoliczności jakie mogą wystąpić po stronie Dostawcy:

- Błędne określenie statusu podatkowego – Dostawca błędnie ustali, iż nie posiada stałego miejsca prowadzenia działalności w transakcjach ze Spółką, lub posiadane przez niego miejsce nie bierze udziału w tych czynnościach,

- Błąd w ustaleniu kwoty sprzedaży z podatkiem za rok 2024 lub za poszczególne miesiące 2026 roku,

- Niegotowość technologiczna do stosowania KSeF – brak uprawnień lub narzędzi pozwalających na wystawianie faktur w KSeF.

- Celowe wystawienie faktur poza KSeF.

Możliwe jest również wystąpienie przypadków, w których Dostawca powoła się na takie okoliczności jak awaria, niedostępność KSeF bądź inne przyczyny techniczne i z tego względu nie wystawi faktury przy użyciu KSeF, lecz prześle Spółce fakturę merytorycznie prawidłową, ale w formie innej niż ustrukturyzowana. Nie można także wykluczyć, że Dostawca – mimo ciążącego na nim obowiązku – nie udostępni w KSeF faktur wystawionych w trybach awaryjnych, natomiast prześle je Spółce w postaci innej niż faktura ustrukturyzowana, tj. z pominięciem KSeF.

Faktury Zakupowe otrzymywane przez Spółkę poza KSeF zawierają wszystkie elementy wymagane ustawą VAT i przepisami wydanymi na jej podstawie (tj. będą spełniały definicję faktury, o której mowa w art. 2 pkt 31 ustawy VAT).

Spółka zamierza skorzystać z przysługującego jej prawa do obniżenia podatku należnego o kwotę podatku naliczonego wykazanego na Fakturach Zakupowych dokumentujących dokonane zakupy, w rozliczeniu za okres, w którym zostaną spełnione warunki określone wustawy o podatku od towarów i usług oraz nie wystąpią negatywne przesłanki wskazane w art. 88 tej ustawy.

Pytania

1) Czy w opisanym stanie faktycznym/zdarzeniu przyszłym Spółce przysługuje prawo do odliczenia VAT naliczonego wynikającego z Faktur Zakupowych wystawionych na rzecz Spółki przez Dostawców poza KSeF – pomimo obowiązku ich wystawienia w KSeF?

2) Kiedy powstaje prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego wskazanego na Fakturze Zakupowej, w sytuacji, gdy dokument ten - pomimo obowiązku po stronie Dostawcy – został wystawiony poza KSeF?

Państwa stanowisko w sprawie

1) W opisanym stanie faktycznym/zdarzeniu przyszłym Spółce przysługuje prawo do odliczenia VAT naliczonego wynikającego z Faktur Zakupowych wystawionych na rzecz Spółki przez Dostawców poza KSeF – pomimo obowiązku ich wystawienia w KSeF.

2) W opisanym stanie faktycznym/zdarzeniu przyszłym Spółce przysługuje prawo do odliczenia VAT naliczonego wynikającego z Faktur Zakupowych wystawionych na rzecz Spółki przez Dostawców poza KSeF w okresie rozliczeniowym, w którym Spółka otrzymała daną Fakturę Zakupową poza KSeF lub w jednym z trzech kolejnych okresów.

Uzasadnienie stanowiska Wnioskodawcy

Ustawa o VAT zawiera szereg zasad regulujących prawo do odliczenia naliczonego podatku VAT.

Zgodnie zustawy o VAT, cyt: „W zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z zastrzeżeniem art. 114, art. 119 ust. 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124.”

Ponadto, zgodnie zustawy o VAT, kwotę podatku naliczonego stanowi cyt.: „suma kwot podatku wynikających z faktur otrzymanych przez podatnika z tytułu:

a) nabycia towarów i usług,

b) dokonania całości lub części zapłaty przed nabyciem towaru lub wykonaniem usługi.”

Z przywołanych regulacji wynika, że uprawnienie do pomniejszenia podatku należnego o podatek naliczony przysługuje jedynie wówczas, gdy spełnione są określone przesłanki, czyli gdy odliczenia dokonuje podatnik VAT oraz gdy nabyte towary i usługi, od których naliczono podatek, służą wykonywaniu czynności opodatkowanych.

Definicja podatnika VAT została zawarta w przepisach art. 15 ust. 1 i 2 ustawy o VAT:

1. „Podatnikami są osoby prawne, jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej oraz osoby fizyczne, wykonujące samodzielnie działalność gospodarczą, o której mowa w ust. 2, bez względu na cel lub rezultat takiej działalności.

2. Działalność gospodarcza obejmuje wszelką działalność producentów, handlowców lub usługodawców, w tym podmiotów pozyskujących zasoby naturalne oraz rolników, a także działalność osób wykonujących wolne zawody. Działalność gospodarcza obejmuje w szczególności czynności polegające na wykorzystywaniu towarów lub wartości niematerialnych i prawnych w sposób ciągły dla celów zarobkowych.”

Przy czym prawo do odliczenia podatku naliczonego przysługuje wyłącznie podatnikom, którzy są zarejestrowani jako podatnicy VAT czynni (ustawy o VAT), z wyłączeniem przypadków, o których mowa w art. 86 ust. 2 pkt 7 ustawy o VAT.

Ustawa o VAT wskazuje również przesłanki tzw. negatywne – kiedy podatnikowi nie przysługuje prawo do odliczenia VAT.

W myślustawy o VAT, cyt.: „Nie stanowią podstawy do obniżenia podatku należnego oraz zwrotu różnicy podatku lub zwrotu podatku naliczonego faktury i dokumenty celne w przypadku gdy:

1) sprzedaż została udokumentowana fakturami lub fakturami korygującymi:

a) wystawionymi przez podmiot nieistniejący,

b) (uchylona);

2) transakcja udokumentowana fakturą nie podlega opodatkowaniu albo jest zwolniona od podatku;

3) (uchylony);

4) wystawione faktury, faktury korygujące lub dokumenty celne:

a) stwierdzają czynności, które nie zostały dokonane - w części dotyczącej tych czynności,

b) podają kwoty niezgodne z rzeczywistością – w części dotyczącej tych pozycji, dla których podane zostały kwoty niezgodne z rzeczywistością,

c) potwierdzają czynności, do których mają zastosowanie przepisy art. 58 i 83 Kodeksu cywilnego – w części dotyczącej tych czynności;

5) faktury, faktury korygujące wystawione przez nabywcę zgodnie z odrębnymi przepisami nie zostały zaakceptowane przez sprzedającego;

6) (uchylony);

7) wystawiono faktury, w których została wykazana kwota podatku w stosunku do czynności opodatkowanych, dla których nie wykazuje się kwoty podatku na fakturze – w części dotyczącej tych czynności.”

Zgodnie z powyższym, prawo do obniżenia podatku naliczonego przysługuje wyłącznie pod warunkiem spełnienia przesłanek pozytywnych wskazanych w art. 86 ust. 1 oraz niezaistnienia przesłanek negatywnych przewidzianych w art. 88 ustawy o VAT.

W konsekwencji, prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego przysługuje, gdy zostaną spełnione łącznie następujące warunki:

1) nabywca jest czynnym podatnikiem VAT prowadzącym działalność opodatkowaną VAT,

2) nabycie towarów i usług pozostaje w związku z czynnościami opodatkowanymi VAT nabywcy,

3) nabywca otrzymał fakturę, z której wynika kwota podatku VAT naliczonego do odliczenia,

4) nie zachodzą przesłanki negatywne wskazane w przepisach art. 88 ustawy o VAT.

W opisanym stanie faktycznym/zdarzeniu przyszłym wszystkie powyższe warunki zostały spełnione, o czym świadczy poniższe uzasadnienie.

Ad. 1.

Spółka wykonuje samodzielnie działalność gospodarczą w rozumieniu art. 15 ust. 1–2 ustawy o VAT. Działalność ma charakter ciągły i służy osiąganiu zysków. Spółka posiada status podatnika VAT.

W związku z powyższym warunek posiadania statusu podatnika VAT został spełniony.

Ad. 2.

Nabywane przez Spółkę towary są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych VAT. Spółka nie realizuje działalności zwolnionej z VAT lub niepodlegającej opodatkowaniu VAT. Istnieje zatem bezpośredni (lub pośredni) związek między ponoszonymi wydatkami a sprzedażą opodatkowaną Spółki.

W związku z powyższym warunek związku nabyć z czynnościami opodatkowanymi został spełniony.

Ad. 3.

Podatek naliczony wynika z treści Faktur Zakupowych otrzymywanych przez Spółkę od Dostawcy z tytułu nabycia towarów.

W związku z powyższym warunek otrzymania faktury, z której wynika kwota podatku naliczonego jest spełniony.

Ad. 4.

Spółka dokonuje odliczeń wyłącznie na podstawie prawidłowych faktur wystawionych przez istniejących podatników, dokumentujących rzeczywiście wykonane czynności, podlegające opodatkowaniu VAT.

W związku z powyższym warunek braku zaistnienia przesłanek negatywnych z art. 88 ustawy o VAT został spełniony.

Żaden z przytoczonych powyżej przepisów nie uzależnia prawa do odliczenia podatku VAT od tego, czy faktura została wystawiona za pośrednictwem KSeF, czy też nie.

W myśl ustawy o VAT, cyt: „Podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą:

1) sprzedaż, a także dostawę towarów i świadczenie usług, o których mowa w art. 106a pkt 2, dokonywane przez niego na rzecz innego podatnika podatku, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze lub na rzecz osoby prawnej niebędącej podatnikiem;

2) wewnątrzwspólnotową sprzedaż towarów na odległość, chyba że podatnik korzysta z procedury szczególnej, o której mowa w dziale XII w rozdziale 6a;

3) wewnątrzwspólnotową dostawę towarów na rzecz podmiotu innego niż wskazany w pkt 1;

4) otrzymanie przez niego całości lub części zapłaty przed dokonaniem czynności, o których mowa w pkt 1 i 2, z wyjątkiem przypadku, gdy zapłata dotyczy:

a) wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów,

b) czynności, dla których obowiązek podatkowy powstaje zgodnie z art. 19a ust. 5 pkt 4,

c) dostaw towarów, dla których obowiązek podatkowy powstaje zgodnie z art. 19a ust. 1b.

Natomiast zgodnie z art. 2 pkt 31, pkt 32, pkt 32a ustawy o VAT, cyt.: „Ilekroć w dalszych przepisach jest mowa o:

31) fakturze – rozumie się przez to dokument w postaci papierowej lub w postaci elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie;

32) fakturze elektronicznej – rozumie się przez to fakturę w postaci elektronicznej wystawioną i otrzymaną w dowolnym formacie elektronicznym;

32a) fakturze ustrukturyzowanej – rozumie się przez to fakturę wystawioną przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur wraz z przydzielonym numerem identyfikującym tę fakturę w tym systemie;”

Z kolei zgodnie zustawy o VAT, cyt.:

1. „Podatnicy są obowiązani wystawiać faktury ustrukturyzowane przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur,

2. Obowiązek, o którym mowa w ust. 1, nie dotyczy wystawiania faktur:

1) przez podatnika nieposiadającego siedziby działalności gospodarczej ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju;

2) przez podatnika nieposiadającego siedziby działalności gospodarczej na terytorium kraju, który posiada stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju, przy czym to stałe miejsce prowadzenia działalności nie uczestniczy w dostawie towarów lub świadczeniu usług, dla których wystawiono fakturę;

3) przez podatnika korzystającego z procedur szczególnych, o których mowa w dziale XII w rozdziałach 7, 7a i 9, dokumentujących czynności rozliczane w tych procedurach;

4) na rzecz nabywcy towarów lub usług będącego osobą fizyczną nieprowadzącą działalności gospodarczej;

5) w przypadku odpowiednio udokumentowanych dostaw towarów lub świadczenia usług, określonych w przepisach wydanych na podstawie art. 106s;

6) przez podatnika korzystającego ze zwolnienia, o którym mowa w art. 113a ust. 1;

3. W przypadku, o którym mowa w ust. 2, wystawia się faktury elektroniczne lub faktury w postaci papierowej.

4. W przypadku, o którym mowa w ust. 2 pkt 1, 2 i 4, podatnicy mogą wystawiać faktury ustrukturyzowane.”

Ponadto zgodnie zustawy o VAT, cyt.: „Minister właściwy do spraw finansów publicznych udostępnia na elektronicznej platformie usług administracji publicznej wzór faktury ustrukturyzowanej.”

Należy również zaznaczyć, że podstawową funkcją faktury jest odzwierciedlenie faktycznego przebiegu zdarzenia gospodarczego – zarówno w zakresie przedmiotu transakcji, jak i stron biorących w niej udział. Oceniając prawidłowość faktur wystawianych oraz otrzymywanych przez podatników, w pierwszej kolejności należy zatem badać, czy dokumenty te potwierdzają rzeczywiście dokonane transakcje handlowe pomiędzy konkretnymi podmiotami.

Jednocześnie, sama faktura nie tworzy prawa do odliczenia VAT na niej wykazanego i nie można utożsamiać faktu otrzymania faktury z automatycznym powstaniem prawa do odliczenia VAT naliczonego po stronie nabywcy. Trybunał Sprawiedliwości Unii Europejskiej (TSUE) w sprawie C-342/87 (Genius Holding BV v. Staatssecretaris van Financien) wprost stwierdził, że wynikające z przepisów dyrektywy prawo do odliczenia nie znajduje zastosowania do podatku, który jest należny wyłącznie z tego powodu, że został wykazany na fakturze.

Prawidłowe, pod względem formalnym i materialnym, wystawienie faktury – niezależnie od tego, czy ma ona formę papierową, elektroniczną czy ustrukturyzowaną – stanowi realizację jednej z przesłanek warunkujących skorzystanie z prawa do odliczenia podatku naliczonego. Sam fakt niewykorzystania Krajowego Systemu e-Faktur przy jej wystawieniu nie przesądza jednak automatycznie, że wadliwie sporządzony dokument nie może stanowić dowodu dla istnienia tego prawa.

Prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego jest podstawowym i fundamentalnym prawem podatnika, wynikającym z samej konstrukcji podatku od towarów i usług. System odliczeń – jak wielokrotnie podkreślił TSUE (m.in. wyrok z 21 marca 2018 r. C-533/16, pkt 38 i przytoczone tam orzecznictwo) – ma na celu całkowite uwolnienie podatnika od ciężaru VAT należnego lub zapłaconego w ramach całej prowadzonej przez niego działalności gospodarczej.

Jak wynika z wyroku TSUE z 15 września 2016 r. w sprawie C-518/14 należy uznać, że zgodnie z zasadą neutralności VAT, uchybienia formalne faktury nie prowadzą do utraty prawa do odliczenia tego podatku, pod warunkiem, że nie zachodzi ryzyko oszustwa lub świadomego nadużycia prawa.

Ponadto, żaden z obowiązujących przepisów ustawy o VAT nie nakłada na nabywcę ani obowiązku sprawdzania, czy sprzedawca był zobowiązany do wystawienia faktury w konkretnej formie, ani obowiązku analizowania, czy faktura mogła zostać wystawiona poza Krajowym Systemem e-Faktur. Dotyczy to m.in. badania, czy sprzedawca posiada w Polsce stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej lub czy wystąpiły okoliczności uniemożliwiające wystawienie faktury z wykorzystaniem KSeF (np. awaria systemu). Nabywca nie ma także obowiązku weryfikowania sprzedawcy pod względem spełnienia bądź niespełnienia kryterium przychodowego istotnego z punktu widzenia momentu objęcia KSeF.

Co więcej, żaden przepis ustawy o VAT nie pozbawia podatnika prawa do odliczenia podatku VAT naliczonego w przypadku, gdy faktura – mimo istniejącego obowiązku – zostanie wystawiona poza KSeF i w takiej formie zostanie przez niego otrzymana.

W konsekwencji, Spółce przysługuje prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego wynikającego z Faktur Zakupowych wystawionych na jej rzecz przez Dostawców/Usługodawców również wtedy, gdy pomimo obowiązku zostaną one wystawione poza KSeF.

Powyższe stanowisko Spółki potwierdza również Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacjach indywidualnych wydanych w odniesieniu do prawa do odliczenia VAT w analogicznych do Spółki sprawach. Przykładowo:

- Interpretacja indywidualna wydana przez Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 25 marca 2026 r., sygn.: 0111-KDIB3-1.4012.64.2026.1.WN, cyt.:

„Wprowadzenie obowiązkowego fakturowania w systemie KSeF nie zmienia zasad związanych z odliczeniem podatku naliczonego przez nabywców. Zatem jeśli jednak nabywca otrzyma fakturę wystawioną przez swojego dostawcę (który jest objęty obligatoryjnym KSeF) poza systemem KSeF (a więc otrzyma wadliwie wystawiony dokument), to będzie mógł odliczyć podatek naliczony wynikający z takiej faktury, pod warunkiem spełnienia pozostałych, materialnych przesłanek uprawniających do odliczenia podatku naliczonego. Prawo do odliczenia podatku naliczonego nie jest prawem samoistnym, lecz jest to prawo warunkowe, tzn. nie wynika ono z samego faktu posiadania faktury, lecz z faktu rzeczywistego przeprowadzenia transakcji skutkującej nabyciem towaru lub usługi przez podmiot widniejący na fakturze jako nabywca.”

- Interpretacja indywidualna wydana przez Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 25 marca 2026 r., sygn.: 0111-KDIB3-1.4012.75.2026.1.WN, cyt.:

„Analiza powołanego art. 88 ustawy prowadzi do wniosku, że w dyspozycji tego przepisu, jako przesłanki wyłączającej prawo nabywcy (podatnika) do odliczenia podatku naliczonego, nie ujęto przypadku, gdy podatek naliczony wynika z faktur dokumentujących nabycie towarów i usług, które zostały wystawione wbrew obowiązkowi, bez użycia Krajowego Systemu e-Faktur.”

- Interpretacja indywidualna wydana przez Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 23 marca 2026 r., sygn.: 0111-KDIB3-1.4012.10.2026.2.MG:

„Podkreślić należy, że wprowadzenie obowiązkowego fakturowania w systemie KSeF nie zmienia zasad związanych z odliczeniem podatku naliczonego przez nabywców. Zatem jeśli jednak nabywca otrzyma fakturę wystawioną przez swojego dostawcę (który jest objęty obligatoryjnym KSeF) poza systemem KSeF (a więc otrzyma wadliwie wystawiony dokument), to będzie mógł odliczyć podatek naliczony wynikający z takiej faktury, pod warunkiem spełnienia pozostałych, materialnych przesłanek uprawniających do odliczenia podatku naliczonego. Prawo do odliczenia podatku naliczonego nie jest prawem samoistnym, lecz jest to prawo warunkowe, tzn. nie wynika ono z samego faktu posiadania faktury, lecz z faktu rzeczywistego przeprowadzenia transakcji skutkującej nabyciem towaru lub usługi przez podmiot widniejący na fakturze jako nabywca.

Faktura powinna więc prawidłowo odzwierciedlać zdarzenie gospodarcze zarówno pod względem przedmiotowym, jak i podmiotowym. Dla celów skorzystania z prawa do odliczenia istotna jest bowiem prawidłowość materialna faktury, która musi potwierdzać, że w rzeczywistości doszło do dostawy towarów lub świadczenia usług pomiędzy konkretnymi podmiotami w niej wskazanymi, w zakresie ściśle określonego towaru lub usługi oraz w zakresie ilości danego towaru lub usługi. Mając na uwadze powołane przepisy prawa w kontekście przedstawionego opisu sprawy stwierdzić należy, że przysługuje/będzie Państwu przysługiwało (czynnemu podatnikowi podatku VAT) prawo do odliczenia kwoty podatku naliczonego wynikającego z Faktur zakupowych dokumentujących nabycie towarów i usług wystawionych przez Dostawców wbrew obowiązkowi bez użycia Krajowego Systemu e-Faktur, wykorzystywanych przez Państwa do czynności opodatkowanych w ramach prowadzonej działalności gospodarczej, na podstawie art. 86 ust. 1 ustawy.

Wystawienie Faktur Zakupowych wbrew obowiązkowi bez użycia Krajowego Systemu e-Faktur, nie pozbawia/nie będzie Państwa pozbawiać prawa do odliczenia podatku naliczonego, gdyż nie stanowi to negatywnej przesłanki, uniemożliwiającej odliczenie tego podatku, wymienionej w art. 88 ustawy. W konsekwencji, przysługuje/będzie Państwu przysługiwało prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego wynikającego z Faktur zakupowych wystawionych na Państwa rzecz przez Dostawców bez użycia Krajowego Systemu e-Faktur (mimo że dany Dostawca będzie miał obowiązek wystawić ją i przesłać w KSeF), w postaci papierowej lub elektronicznej (innej niż faktura elektroniczna zgodna ze wzorem, o którym mowa w art. 106gb ust. 8 ustawy), przy założeniu, że spełnione będą pozostałe warunki uprawniające Państwa do skorzystania z tego prawa.”

- Interpretacja indywidualna wydana przez Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 10 marca 2026 r., sygn.: 0114-KDIP4-1.4012.33.2026.1.SK

- Interpretacja indywidualna wydana przez Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 10 marca 2026 r., sygn.: 0114-KDIP4-1.4012.50.2026.1.RMA:

„Mając na uwadze powołane przepisy prawa w kontekście przedstawionego opisu sprawy stwierdzić należy, że będzie Państwu (czynnemu podatnikowi podatku VAT) przysługiwało prawo do odliczenia kwoty podatku naliczonego wynikającego z faktur wystawionych przez Dostawców dokumentujących nabycie towarów i usług wystawionych bez użycia Krajowego Systemu e-Faktur (wbrew obowiązkowi) na podstawie art. 86 ust. 1 lub art. 86 ust. 8 pkt 1 ustawy. Wystawienie faktur bez użycia KSeF nie pozbawia Państwa prawa do odliczenia podatku naliczonego, gdyż nie stanowi to negatywnej przesłanki, uniemożliwiającej odliczenie tego podatku, wymienionej w art. 88 ustawy.”

- Interpretacja indywidualna wydana przez Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 10 marca 2026 r., sygn.: 0114-KDIP1-3.4012.74.2026.1.KAB:

„W konsekwencji, będzie Państwu przysługiwało prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego wynikającego z Faktur Zakupowych, wystawionych na Państwa rzecz przez Dostawców również w przypadku gdy wbrew obowiązkowi Faktura Zakupowa zostanie wystawiona bez użycia KSeF, przy założeniu, że spełnione będą pozostałe warunki uprawniające Państwa do skorzystania z tego prawa.”

- Interpretacja indywidualna wydana przez Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 4 marca 2026 r., sygn.: 0112-KDIL1-1.4012.34.2026.1.EB:

„Będzie przysługiwało Państwu prawo do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z Faktur Zakupowych wystawionych po 1 lutym 2026 r. na Państwa rzecz przez Dostawców/ Usługodawców, również w przypadku, gdy wbrew obowiązkowi Faktura Zakupowa z której będzie wynikał podatek naliczony, zostanie wystawiona bez użycia KSeF, przy założeniu że spełnione będą pozostałe warunki uprawniające Państwa do skorzystania z prawa do odliczenia podatku naliczonego”

- Interpretacja indywidualna wydana przez Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 23 lutego 2026 r., sygn.: 0114-KDIP1-1.4012.54.2026.2.MKA

- Interpretacja indywidualna wydana przez Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 17 lutego 2026 r., sygn.: 0114-KDIP4-3.4012.25.2026.1.DG

- Interpretacja indywidualna wydana przez Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 17 lutego 2026 r., sygn.: 0114-KDIP4-3.4012.26.2026.1.JZ

- Interpretacja indywidualna wydana przez Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 9 lutego 2026 r., sygn.: 0112-KDIL1-1.4012.961.2025.1.EB

- Interpretacja indywidualna wydana przez Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 6 lutego 2026 r., sygn.: 0114-KDIP1-1.4012.34.2026.1.AKA

Podsumowując, w przedstawionym stanie faktycznym/zdarzeniu przyszłym Spółce przysługuje prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego z otrzymanych od Dostawcy Faktur Zakupowych wystawionych z pominięciem KSeF pomimo takiego obowiązku.

Jednocześnie, o momencie powstania prawa do odliczenia VAT oraz okresie rozliczeniowym, w którym podatnik może z tego prawa skorzystać, przesądzają przepisy art. 86 ust. 10–11 ustawy o VAT.

Zgodnie z art. 86 ust. 10 ustawy o VAT, prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego powstaje – co do zasady – w rozliczeniu za okres, w którym w odniesieniu do nabytych przez podatnika towarów i usług powstał obowiązek podatkowy. Z kolei art. 86 ust. 10b ustawy o VAT przewiduje dodatkowy warunek, zgodnie z którym w przypadkach, o których mowa w ust. 2 pkt 1 oraz pkt 2 lit. a przepisu art. 86 ustawy o VAT, prawo do odliczenia powstaje nie wcześniej niż w rozliczeniu za okres, w którym podatnik otrzymał fakturę dokumentującą dane nabycie.

Natomiast art. 86 ust. 11 ustawy o VAT stanowi, że jeżeli podatnik nie dokona obniżenia kwoty podatku należnego w terminach określonych w ust. 10, 10d oraz 10e, może zrealizować to prawo w deklaracji podatkowej za jeden z trzech następnych okresów rozliczeniowych, a w przypadku podatnika rozliczającego się na podstawie art. 99 ust. 2 i 3 ustawy – w deklaracji za jeden z dwóch następnych okresów rozliczeniowych.

W konsekwencji, biorąc pod uwagę powyższe regulacje, prawo Spółki do odliczenia podatku VAT naliczonego wynikającego z Faktur Zakupowych powstaje – przy założeniu spełnienia przesłanek materialnych – w rozliczeniu za okres rozliczeniowy, w którym w odniesieniu do nabywanych towarów i usług powstał obowiązek podatkowy po stronie Dostawcy, jednakże nie wcześniej niż w rozliczeniu za okres, w którym Spółka otrzymała daną fakturę. Jeżeli Spółka nie skorzysta z tego prawa w tym podstawowym okresie, będzie mogła zrealizować odliczenie w deklaracji za jeden z odpowiednio trzech (przy rozliczeniach miesięcznych) lub dwóch (przy rozliczeniach kwartalnych) następnych okresów rozliczeniowych, zgodnie z art. 86 ust. 11 ustawy o VAT.

Przepis art. 86 ust. 1 i ust. 10 ustawy o VAT stanowią jednoznacznie o materialno‑prawnych aspektach prawa do odliczenia podatku VAT – odnosząc się do warunków istnienia tego prawa oraz momentu jego powstania. Przy czym należy zwrócić uwagę, że ustawodawca w art. 86 ust. 10b ustawy o VAT zawarł dodatkowy warunek powstania prawa do odliczenia, polegający na konieczności otrzymania faktury przez podatnika.

Mając na uwadze powyższe, w przypadku, gdy Spółkę otrzyma od Dostawcy Fakturę Zakupową wystawioną poza KSeF, Spółka będzie uprawniona do odliczenia wykazanego na niej podatku VAT w deklaracji VAT za:

- miesiąc powstania obowiązku podatkowego po stronie Dostawcy dla transakcji udokumentowanej przedmiotową fakturą. Przy czym nie może to nastąpić wcześniej niż w rozliczeniu za okres, w którym Spółka otrzymała daną fakturę poza KSeF, albo

- za jeden z trzech (przy rozliczeniach miesięcznych) następnych okresów rozliczeniowych – jeśli Spółka nie dokona odliczenia w terminie, o którym mowa powyżej.

Powyższe stanowisko Spółki potwierdza również Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w następujących interpretacjach indywidualnych:

- Interpretacja indywidualna wydana przez Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 11 lutego 2026 r., sygn.: 0114-KDIP4-3.4012.15.2026.2.DG, cyt.:

„Skoro więc podatnikowi przysługuje prawo do odliczenia podatku naliczonego z faktury wystawionej poza KSeF mimo istnienia obowiązku wystawienia jej w KSeF (taki dokument jest bowiem fakturą w rozumieniu ustawy o VAT), to należy przyjąć, że datą powstania prawa do odliczenia podatku VAT z takiej faktury będzie data jej faktycznego otrzymania poza Krajowym Systemem e-Faktur. Bez znaczenia pozostawać będzie natomiast jej ewentualne (późniejsze) wprowadzenie do systemu KSeF.

W efekcie stwierdzić należy, że data faktycznego otrzymania faktury spoza KSeF będzie uznana za datę powstania prawa do odliczenia podatku VAT naliczonego wynikającego z tego dokumentu, zgodnie z art. 86 ust. 10 w zw. z art. 86 ust. 10b pkt 1 ustawy, zakładając spełnienie pozostałych warunków. Termin ten nie zmieni się gdy faktura zostanie później przez Dostawca przesłana do KSeF.”

- Interpretacja indywidualna wydana przez Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 13 stycznia 2026 r., sygn.: 0114-KDIP1-3.4012.804.2025.1.JG, cyt.:

„Przenosząc powyższe rozważania na grunt rozpatrywanej sprawy należy wskazać, że istnieje możliwość odliczenia podatku VAT z faktury wystawionej bez użycia KSeF, niewątpliwie skutki podatkowe takiej tezy należy oprzeć na obecnie obowiązujących przepisach, zgodnie z którymi prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego w sytuacjach przedstawionych przez Spółkę w opisie sprawy powstanie w rozliczeniu za okres, w którym Spółka otrzymała od Dostawcy Fakturę Zakupową.

W efekcie stwierdzić należy, że data faktycznego otrzymania faktury spoza KSeF będzie uznana za datę powstania prawa do odliczenia podatku VAT naliczonego wynikającego z tego dokumentu, zgodnie z art. 86 ust. 10 w zw. z art. 86 ust. 10b pkt 1 ustawy.”

Podsumowanie

W świetle powołanych powyżej przepisów ustawy o VAT, argumentacji oraz stanowiska Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej nie ulega wątpliwości, że w przedstawionym stanie faktycznym/zdarzeniu przyszłym

- Spółce przysługuje prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego z otrzymanych od Dostawcy Faktur Zakupowych wystawionych z pominięciem KSeF pomimo takiego obowiązku,

- Spółka jest uprawniona do realizacji tego prawa w rozliczeniu za okres powstania obowiązku podatkowego z tytułu nabycia towarów i usług, nie wcześniej jednak niż w rozliczeniu za okres, w którym otrzymała Faktury Zakupowe, a w przypadku nieskorzystania z prawa do odliczenia w tym podstawowym okresie – w jednym z trzech kolejnych okresów rozliczeniowych,

- wystawienie faktur zakupowych przez Dostawcę z pominięciem Krajowego Systemu e-Faktur pozostaje bez wpływu na prawo Spółki do odliczenia podatku naliczonego.

Ocena stanowiska

Stanowisko, które przedstawili Państwo we wniosku jest prawidłowe.

Uzasadnienie interpretacji indywidualnej

Zgodnie z art. 86 ust. 1 ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 775 ze zm.), zwanej dalej „ustawą o VAT”:

W zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z zastrzeżeniem art. 114, art. 119 ust. 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124.

Stosownie do art. 86 ust. 2 pkt 1 ustawy o VAT:

Kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku wynikających z faktur otrzymanych przez podatnika z tytułu:

a) nabycia towarów i usług,

b) dokonania całości lub części zapłaty przed nabyciem towaru lub wykonaniem usługi.

Jak wynika z powyższych przepisów, prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego przysługuje wówczas, gdy zostaną spełnione określone warunki, tzn. odliczenia tego dokonuje podatnik podatku od towarów i usług oraz gdy towary i usługi, z których nabyciem podatek został naliczony są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych. Warunkiem umożliwiającym podatnikowi skorzystanie z prawa do odliczenia podatku naliczonego jest związek zakupów z wykonanymi czynnościami opodatkowanymi, tzn. takimi, których następstwem jest określenie podatku należnego (powstanie zobowiązania podatkowego).

Przedstawiona wyżej zasada wyklucza zatem możliwość dokonania obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego związanego z towarami i usługami, które nie są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, czyli w przypadku ich wykorzystania do czynności zwolnionych od podatku VAT oraz niepodlegających temu podatkowi.

Podkreślić należy, że ustawodawca zapewnił podatnikowi prawo do odliczenia podatku naliczonego w całości lub w części, pod warunkiem spełnienia przez niego zarówno przesłanek pozytywnych, wynikających z art. 86 ust. 1 ustawy o VAT oraz niezaistnienia przesłanek negatywnych, określonych w art. 88 ustawy o VAT. Przepis ten określa listę wyjątków, które pozbawiają podatnika prawa do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego.

W myśl art. 88 ust. 3a ustawy o VAT:

Nie stanowią podstawy do obniżenia podatku należnego oraz zwrotu różnicy podatku lub zwrotu podatku naliczonego faktury i dokumenty celne w przypadku gdy:

1) sprzedaż została udokumentowana fakturami lub fakturami korygującymi:

a) wystawionymi przez podmiot nieistniejący;

b) (uchylona)

2) transakcja udokumentowana fakturą nie podlega opodatkowaniu albo jest zwolniona od podatku;

3) (uchylony)

4) wystawione faktury, faktury korygujące lub dokumenty celne:

a) stwierdzają czynności, które nie zostały dokonane – w części dotyczącej tych czynności,

b) podają kwoty niezgodne z rzeczywistością – w części dotyczącej tych pozycji, dla których podane zostały kwoty niezgodne z rzeczywistością,

c) potwierdzają czynności, do których mają zastosowanie przepisy art. 58 i 83 Kodeksu cywilnego – w części dotyczącej tych czynności;

5) faktury, faktury korygujące wystawione przez nabywcę zgodnie z odrębnymi przepisami nie zostały zaakceptowane przez sprzedającego;

6) (uchylony)

7) wystawiono faktury, w których została wykazana kwota podatku w stosunku do czynności opodatkowanych, dla których nie wykazuje się kwoty podatku na fakturze – w części dotyczącej tych czynności.

W oparciu o art. 88 ust. 4 ustawy o VAT:

Obniżenia kwoty lub zwrotu różnicy podatku należnego nie stosuje się również do podatników, którzy nie są zarejestrowani jako podatnicy VAT czynni, zgodnie z art. 96, z wyłączeniem przypadków, o których mowa w art. 86 ust. 2 pkt 7.

Zgodnie z powyższą regulacją, z prawa do odliczenia podatku skorzystać mogą wyłącznie podatnicy, którzy są zarejestrowani jako podatnicy VAT czynni.

Stosownie do art. 15 ust. 1 ustawy o VAT:

Podatnikami są osoby prawne, jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej oraz osoby fizyczne, wykonujące samodzielnie działalność gospodarczą, o której mowa w ust. 2, bez względu na cel lub rezultat takiej działalności.

W świetle art. 15 ust. 2 ustawy o VAT:

Działalność gospodarcza obejmuje wszelką działalność producentów, handlowców lub usługodawców, w tym podmiotów pozyskujących zasoby naturalne oraz rolników, a także działalność osób wykonujących wolne zawody. Działalność gospodarcza obejmuje w szczególności czynności polegające na wykorzystywaniu towarów lub wartości niematerialnych i prawnych w sposób ciągły dla celów zarobkowych.

Ponadto, zgodnie z art. 106b ust. 1 ustawy o VAT:

Podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą:

1) sprzedaż, a także dostawę towarów i świadczenie usług, o których mowa w art. 106a pkt 2, dokonywane przez niego na rzecz innego podatnika podatku, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze lub na rzecz osoby prawnej niebędącej podatnikiem;

2) wewnątrzwspólnotową sprzedaż towarów na odległość, chyba że podatnik korzysta z procedury szczególnej, o której mowa w dziale XII w rozdziale 6a;

3) wewnątrzwspólnotową dostawę towarów na rzecz podmiotu innego niż wskazany w pkt 1;

4) otrzymanie przez niego całości lub części zapłaty przed dokonaniem czynności, o których mowa w pkt 1 i 2, z wyjątkiem przypadku, gdy zapłata dotyczy:

a) wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów,

b) czynności, dla których obowiązek podatkowy powstaje zgodnie z art. 19a ust. 5 pkt 4,

c) dostaw towarów, dla których obowiązek podatkowy powstaje zgodnie z art. 19a ust. 1b.

Faktura jest dokumentem wystawianym dla potrzeb dokumentowania czynności podlegających opodatkowaniu podatkiem od towarów i usług. Dane, które powinna zawierać faktura zostały określone w art. 106e ust. 1 ustawy o VAT:

Faktura powinna zawierać:

1) datę wystawienia;

2) kolejny numer nadany w ramach jednej lub więcej serii, który w sposób jednoznaczny identyfikuje fakturę;

3) imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy;

4) numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku, z zastrzeżeniem pkt 24 lit. a oraz pkt 25;

5) numer, za pomocą którego nabywca towarów lub usług jest zidentyfikowany na potrzeby podatku lub podatku od wartości dodanej, pod którym otrzymał on towary lub usługi, z zastrzeżeniem pkt 24 lit. b, pkt 26 i 27;

6) datę dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi lub datę otrzymania zapłaty, o której mowa w art. 106b ust. 1 pkt 4, o ile taka data jest określona i różni się od daty wystawienia faktury;

7) nazwę (rodzaj) towaru lub usługi;

8) miarę i ilość (liczbę) dostarczonych towarów lub zakres wykonanych usług;

9) cenę jednostkową towaru lub usługi bez kwoty podatku (cenę jednostkową netto);

10) kwoty wszelkich opustów lub obniżek cen, w tym w formie rabatu z tytułu wcześniejszej zapłaty, o ile nie zostały one uwzględnione w cenie jednostkowej netto;

11) wartość dostarczonych towarów lub wykonanych usług, objętych transakcją, bez kwoty podatku (wartość sprzedaży netto);

12) stawkę podatku albo stawkę podatku od wartości dodanej w przypadku korzystania z procedur szczególnych, o których mowa w dziale XII w rozdziałach 6a, 7 i 9;

13) sumę wartości sprzedaży netto, z podziałem na sprzedaż objętą poszczególnymi stawkami podatku i sprzedaż zwolnioną od podatku;

14) kwotę podatku od sumy wartości sprzedaży netto, z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku;

15) kwotę należności ogółem (…).

Przepis art. 2 pkt 31 ustawy o VAT stanowi, że:

Ilekroć w przepisach ustawy jest mowa o fakturze – rozumie się przez to dokument w postaci papierowej lub w postaci elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie.

Na podstawie art. 2 pkt 32 ustawy o VAT:

Ilekroć w przepisach ustawy jest mowa o fakturze elektronicznej – rozumie się przez to fakturę w postaci elektronicznej wystawioną i otrzymaną w dowolnym formacie elektronicznym.

Według art. 2 pkt 32a ustawy o VAT:

Ilekroć w dalszych przepisach jest mowa o fakturze ustrukturyzowanej – rozumie się przez to fakturę wystawioną przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur wraz z przydzielonym numerem identyfikującym tę fakturę w tym systemie.

Stosownie do art. 106ga ust. 1 ustawy o VAT, obowiązującego od 1 lutego 2026 r.:

Podatnicy są obowiązani wystawiać faktury ustrukturyzowane przy użyciu Krajowego Systemu e‑Faktur.

Na podstawie art. 106ga ust. 2 ustawy o VAT, obowiązującego od 1 lutego 2026 r.:

Obowiązek, o którym mowa w ust. 1, nie dotyczy wystawiania faktur:

1) przez podatnika nieposiadającego siedziby działalności gospodarczej ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju;

2) przez podatnika nieposiadającego siedziby działalności gospodarczej na terytorium kraju, który posiada stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju, przy czym to stałe miejsce prowadzenia działalności nie uczestniczy w dostawie towarów lub świadczeniu usług, dla których wystawiono fakturę;

3) przez podatnika korzystającego z procedur szczególnych, o których mowa w dziale XII w rozdziałach 7, 7a i 9, dokumentujących czynności rozliczane w tych procedurach;

4) na rzecz nabywcy towarów lub usług będącego osobą fizyczną nieprowadzącą działalności gospodarczej;

5) w przypadku odpowiednio udokumentowanych dostaw towarów lub świadczenia usług, określonych w przepisach wydanych na podstawie art. 106s;

6) przez podatnika korzystającego ze zwolnienia, o którym mowa w art. 113a ust. 1.

Według art. 106ga ust. 3 ustawy o VAT, obowiązującego od 1 lutego 2026 r.:

W przypadku, o którym mowa w ust. 2, wystawia się faktury elektroniczne lub faktury w postaci papierowej.

Art. 106ga ust. 4 ustawy o VAT, obowiązujący od 1 lutego 2026 r. stanowi:

W przypadku, o którym mowa w ust. 2 pkt 1, 2 i 4, podatnicy mogą wystawiać faktury ustrukturyzowane.

W myśl art. 106gb ust. 8 ustawy o VAT, obowiązującego od 1 lutego 2026 r.:

Minister właściwy do spraw finansów publicznych udostępnia na elektronicznej platformie usług administracji publicznej wzór faktury ustrukturyzowanej.

Według art. 106na ustawy o VAT, obowiązującego od 1 lutego 2026 r.:

1. Fakturę ustrukturyzowaną uznaje się za wystawioną w dniu jej przesłania do Krajowego Systemu e-Faktur.

2. (uchylony)

3. Faktura ustrukturyzowana jest uznana za otrzymaną przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur w dniu przydzielenia w tym systemie numeru identyfikującego tę fakturę.

4. W przypadku udostępnienia faktury ustrukturyzowanej nabywcy, o którym mowa w art. 106gb ust. 4, w sposób inny niż przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur, za datę otrzymania tej faktury uznaje się datę jej faktycznego otrzymania przez tego nabywcę.

Stosownie do art. 145l ustawy o VAT:

W okresie od dnia 1 lutego 2026 r. do dnia 31 marca 2026 r. podatnicy obowiązani do wystawiania faktur ustrukturyzowanych mogą wystawiać faktury elektroniczne lub faktury w postaci papierowej, jeżeli łączna wartość sprzedaży wraz z kwotą podatku u tych podatników nie przekroczyła w 2024 r. kwoty 200 000 000 zł.

Zgodnie z art. 145m ust. 1-2 ustawy o VAT:

1. W okresie od dnia 1 kwietnia 2026 r. do dnia 31 grudnia 2026 r. podatnicy obowiązani do wystawiania faktur ustrukturyzowanych mogą wystawiać faktury elektroniczne lub faktury w postaci papierowej, jeżeli łączna wartość sprzedaży wraz z kwotą podatku u tych podatników udokumentowana tymi fakturami wystawionymi w danym miesiącu jest mniejsza lub równa 10 000 zł.

2. Podatnik, o którym mowa w ust. 1, traci prawo do wystawiania faktur elektronicznych oraz faktur w postaci papierowej począwszy od faktury, którą przekroczono wartość, o której mowa w ust. 1.

Z opisu sprawy wynika, że są Państwo zarejestrowanym podatnikiem VAT czynnym. Prowadzą Państwo działalność gospodarczą przede wszystkim w zakresie produkcji maszyn ogólnego przeznaczenia, w szczególności wytwarzania silników i turbin (z wyłączeniem silników lotniczych, samochodowych i motocyklowych), a także produkcji pozostałych gotowych wyrobów metalowych. Zajmują się Państwo także naprawą i konserwacją metalowych wyrobów gotowych oraz realizacją projektów budowlanych związanych ze wznoszeniem budynków, jak również wykonywaniem robót budowlanych dotyczących zarówno obiektów mieszkalnych, jak i niemieszkalnych. Na potrzeby prowadzonej działalności gospodarczej nabywają Państwo od podmiotów będących czynnymi podatnikami VAT różnego rodzaju towary oraz usługi, które wykorzystują Państwo do wykonywania czynności opodatkowanych podatkiem VAT. Zakupy te są dokumentowane fakturami VAT wystawianymi przez podmioty będące czynnymi podatnikami VAT – Dostawców.

W związku z wejściem w życie przepisów o obowiązkowym Krajowym Systemie e-Faktur otrzymują/będą Państwo otrzymywać od swoich Dostawców Faktury Zakupowe w postaci faktury papierowej, faktury elektronicznej (o której mowa w art. 2 pkt 32 ustawy o VAT), w tym faktury wystawione zgodnie ze wzorem faktury ustrukturyzowanej udostępnionym na podstawie art. 106gb ust. 8 ustawy o VAT, faktury ustrukturyzowanej, o której mowa w art. 2 pkt 32a ustawy o VAT.

Spodziewają się Państwo przypadków, w których Dostawca powoła się na takie okoliczności jak awaria, niedostępność KSeF bądź inne przyczyny techniczne i z tego względu nie wystawi faktury przy użyciu KSeF, lecz prześle Państwu fakturę merytorycznie prawidłową, ale w formie innej niż ustrukturyzowana. Nie można także wykluczyć, że Dostawca – mimo ciążącego na nim obowiązku – nie udostępni w KSeF faktur wystawionych w trybach awaryjnych, natomiast prześle je Państwu w postaci innej niż faktura ustrukturyzowana, tj. z pominięciem KSeF.

Przechodząc do kwestii objętej zakresem pytania nr 1 należy podkreślić, że jedną z fundamentalnych zasad konstrukcji podatku od towarów i usług jest prawo podatnika do odliczenia podatku zapłaconego w cenie przy nabyciu towarów i usług związanych z działalnością gospodarczą. Podstawowa zasada wspólnego systemu VAT, jaką jest zasada neutralności podatku, jest rozumiana jako stosowanie podatku od towarów i usług na wszystkich etapach obrotu gospodarczego z równoczesnym prawem do potrącenia podatku zawartego w poprzedniej fazie obrotu. Wszelkie ograniczenia prawa do odliczenia podatku naliczonego wpływają na neutralność tego podatku i mogą wynikać jedynie z wyraźnej regulacji ustawowej.

Analiza powołanego art. 88 ustawy o VAT prowadzi do wniosku, że w dyspozycji tego przepisu, jako przesłanki wyłączającej prawo nabywcy (podatnika) do odliczenia podatku naliczonego, nie ujęto przypadku, gdy podatek naliczony wynika z faktur dokumentujących nabycie towarów i usług, które zostały wystawione wbrew obowiązkowi, bez użycia Krajowego Systemu e-Faktur.

Należy wskazać, że celem faktury jest przede wszystkim udokumentowanie rzeczywistego przebiegu zdarzeń gospodarczych, zarówno pod względem przedmiotu transakcji, jak i podmiotów biorących w niej udział. Z powyższego wynika, że o prawidłowości faktur wystawianych i otrzymywanych przez podatników powinny decydować przede wszystkim ustalenia, czy dokumenty te potwierdzają rzeczywiste transakcje handlowe między określonymi podmiotami.

W tym miejscu należy jeszcze raz wskazać, że prawo do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z faktury uzależnione jest od spełnienia warunków wynikających z przepisu art. 86 ust. 1 ustawy o VAT, a także od niezaistnienia przesłanek negatywnych, określonych w art. 88 ustawy o VAT. Przepis art. 88 ustawy o VAT enumeratywnie określa listę przypadków, w których podatnik został pozbawiony prawa do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego. Jednakże nie wymienia opisanego we wniosku przypadku, gdy podatek naliczony wynika z faktur dokumentujących nabycie towarów i usług, wystawionych wbrew obowiązkowi, bez użycia Krajowego Systemu e-Faktur jako przesłanki negatywnej, powodującej utratę prawa do odliczenia podatku naliczonego (w sytuacji, gdy faktura odzwierciedla prawdziwe zdarzenie gospodarcze).

Przy czym podkreślić należy, że wprowadzenie obowiązkowego fakturowania w systemie KSeF nie zmienia zasad związanych z odliczeniem podatku naliczonego przez nabywców. Zatem jeśli jednak nabywca otrzyma fakturę wystawioną przez swojego dostawcę (który jest objęty obligatoryjnym KSeF) poza systemem KSeF (a więc otrzyma wadliwie wystawiony dokument), to będzie mógł odliczyć podatek naliczony wynikający z takiej faktury, pod warunkiem spełnienia pozostałych, materialnych przesłanek uprawniających do odliczenia podatku naliczonego. Prawo do odliczenia podatku naliczonego nie jest prawem samoistnym, lecz jest to prawo warunkowe, tzn. nie wynika ono z samego faktu posiadania faktury, lecz z faktu rzeczywistego przeprowadzenia transakcji skutkującej nabyciem towaru lub usługi przez podmiot widniejący na fakturze jako nabywca. Faktura powinna więc prawidłowo odzwierciedlać zdarzenie gospodarcze zarówno pod względem przedmiotowym, jak i podmiotowym. Dla celów skorzystania z prawa do odliczenia istotna jest bowiem prawidłowość materialna faktury, która musi potwierdzać, że w rzeczywistości doszło do dostawy towarów lub świadczenia usług pomiędzy konkretnymi podmiotami w niej wskazanymi, w zakresie ściśle określonego towaru lub usługi oraz w zakresie ilości danego towaru lub usługi.

Mając na uwadze powołane przepisy prawa w kontekście przedstawionego opisu sprawy stwierdzić należy, że Państwu (czynnemu podatnikowi podatku VAT) przysługuje/będzie przysługiwało – na podstawie art. 86 ust. 1 ustawy o VAT – prawo do odliczenia kwoty podatku naliczonego wynikającego z faktur zakupowych wystawionych wbrew obowiązkowi poza Krajowym Systemem e-Faktur, wykorzystywanych przez Państwa do czynności opodatkowanych w ramach prowadzonej działalności gospodarczej. Wystawienie faktur zakupowych wbrew obowiązkowi poza Krajowym Systemem e-Faktur, nie pozbawia Państwa prawa do odliczenia podatku naliczonego, gdyż nie stanowi to negatywnej przesłanki, uniemożliwiającej odliczenie tego podatku, wymienionej w art. 88 ustawy o VAT.

Zatem w analizowanej sprawie należy stwierdzić, że przysługuje/będzie Państwu przysługiwało prawo do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z faktur zakupowych wystawionych na Państwa rzecz przez Dostawców wbrew obowiązkowi poza Krajowym Systemem e-Faktur, przy założeniu, że spełnione będą pozostałe warunki uprawniające Państwa do skorzystania z prawa do odliczenia podatku naliczonego.

Tym samym Państwa stanowisko w zakresie pytania nr 1 należało uznać za prawidłowe.

Kolejne Państwa wątpliwości dotyczą momentu powstania prawa do odliczenia podatku VAT naliczonego wskazanego na Fakturze Zakupowej, w sytuacji, gdy dokument ten – pomimo obowiązku po stronie Dostawcy – został wystawiony poza KSeF.

Według art. 86 ust. 10 ustawy o VAT:

Prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego powstaje w rozliczeniu za okres, w którym w odniesieniu do nabytych lub importowanych przez podatnika towarów i usług powstał obowiązek podatkowy.

Z art. 86 ust. 10b ustawy o VAT wynika:

Prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego w przypadkach, o których mowa w:

1) ust. 2 pkt 1 oraz pkt 2 lit. a - powstaje nie wcześniej niż w rozliczeniu za okres, w którym podatnik otrzymał fakturę lub dokument celny;

2) ust. 2 pkt 4 lit. c - powstaje zgodnie z ust. 10, pod warunkiem że podatnik:

a) (uchylona),

b) uwzględni kwotę podatku należnego z tytułu wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów w deklaracji podatkowej, w której jest on obowiązany rozliczyć ten podatek;

3) ust. 2 pkt 4 lit. a, b i d - powstaje zgodnie z ust. 10, pod warunkiem że podatnik uwzględni kwotę podatku należnego z tytułu tych transakcji w deklaracji podatkowej, w której jest on obowiązany rozliczyć ten podatek.

Powyższe oznacza, że odliczenia podatku naliczonego na podstawie art. 86 ust. 10 oraz ust. 10b pkt 1 ustawy o VAT, można dokonać dopiero w rozliczeniu za okres, w którym spełnione są łącznie następujące przesłanki:

- powstał obowiązek podatkowy w odniesieniu do nabytych towarów i usług,

- doszło do faktycznego nabycia tych towarów i usług,

- podatnik jest w posiadaniu (otrzymał) faktury dokumentującej tę transakcję.

Artykuł 86 ust. 10c ustawy o VAT stanowi, że:

Przepis ust. 10 stosuje się odpowiednio do całości lub części zapłaty uiszczanej przed dokonaniem dostawy lub wykonaniem usługi.

Ponadto, w myśl art. 86 ust. 11 ustawy o VAT:

Jeżeli podatnik nie dokonał obniżenia kwoty podatku należnego w terminach określonych w ust. 10, 10d i 10e, może obniżyć kwotę podatku należnego w deklaracji podatkowej za jeden z trzech następnych okresów rozliczeniowych, a w przypadku podatnika, o którym mowa w art. 99 ust. 2 i 3, w deklaracji podatkowej za jeden z dwóch następnych okresów rozliczeniowych.

W świetle art. 86 ust. 13 ustawy o VAT:

Jeżeli podatnik nie dokonał obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego w terminach, o których mowa w ust. 10, 10d, 10e i 11, może on obniżyć kwotę podatku należnego przez dokonanie korekty deklaracji podatkowej:

1) za okres, w którym powstało prawo do obniżenia kwoty podatku należnego, albo

2) za jeden z trzech następnych okresów rozliczeniowych, a w przypadku podatnika, o którym mowa w art. 99 ust. 2 i 3, za jeden z dwóch następnych okresów rozliczeniowych, po okresie rozliczeniowym, w którym powstało prawo do obniżenia kwoty podatku należnego

– nie później jednak niż w ciągu 5 lat, licząc od początku roku, w którym powstało prawo do obniżenia kwoty podatku należnego.

Zatem prawo do obniżenia podatku należnego o podatek naliczony wynikający z faktur dokumentujących zakupy związane z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą, wynika z samej konstrukcji podatku od towarów i usług i zapewnia neutralność tego podatku dla czynnych podatników VAT. W stosunku do faktur podatnikowi przysługuje prawo do odliczenia podatku:

- w rozliczeniu za okres, w którym w odniesieniu do nabytych przez podatnika towarów i usług powstał obowiązek podatkowy po otrzymaniu faktury, lub

- za jeden z trzech następnych okresów rozliczeniowych,

- przez dokonanie korekty deklaracji podatkowej za okres, w którym powstało prawo do obniżenia kwoty podatku należnego, nie później jednak niż w ciągu 5 lat, licząc od początku roku, w którym powstało prawo do obniżenia kwoty podatku należnego.

Odnosząc się do Państwa wątpliwości dotyczących momentu realizacji prawa do odliczenia podatku naliczonego z faktur wystawionych poza KSeF (wbrew ciążącemu na wystawcy obowiązkowi) wskazuję, że prawo do odliczenia podatku naliczonego z faktury wystawionej poza systemem KSeF powstaje/powstanie w okresie, w którym powstał obowiązek podatkowy z tytułu danej czynności, nie wcześniej jednak niż w okresie, w którym podatnik otrzymał/otrzyma fakturę, zgodnie z art. 86 ust. 10b pkt 1 ustawy o VAT. W analizowanym przypadku moment ten należy utożsamiać z datą faktycznego otrzymania przez nabywcę faktury poza KSeF.

Z przepisów ustawy o VAT odnoszących się do momentu powstania prawa do odliczenia podatku naliczonego wynika, że prawo to powstaje w okresie, w którym powstał obowiązek podatkowy z tytułu danej czynności, nie wcześniej jednak niż w okresie, w którym podatnik otrzymał fakturę. Zasada obowiązuje również po wdrożeniu obowiązkowego KSeF.

Zatem otrzymanie faktury stanowi jeden z elementów niezbędnych do odliczenia podatku VAT. Podatnik, aby móc skorzystać z uprawnienia do odliczenia podatku naliczonego, musi znajdować się w posiadaniu faktury dokumentującej rzeczywiste nabycie określonego towaru/usługi.

W przypadku faktur ustrukturyzowanych – zgodnie z treścią art. 106na ust. 3 ustawy o VAT – faktury ustrukturyzowane są uznane za otrzymane przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur w dniu przydzielenia im w tym systemie numeru identyfikującego te faktury. Datą otrzymania faktury ustrukturyzowanej będzie więc co do zasady data przydzielenia tej fakturze numeru KSeF. Następuje to po przesłaniu pliku xml do systemu oraz weryfikacji czy jest on zgodny z obowiązującą strukturą logiczną oraz czy fakturę wystawia osoba lub podmiot do tej czynności uprawniony.

W odniesieniu do momentu odliczenia podatku VAT naliczonego w sytuacji, gdy podatnik otrzyma fakturę wystawioną poza KSeF, mimo istnienia obowiązku wystawienia jej w KSeF, trzeba mieć na uwadze, że ustawodawca konstruując przesłanki skorzystania z prawa do odliczenia, posługuje się ogólnym pojęciem faktury. Natomiast w definicji legalnej faktury mieści się zarówno faktura papierowa, faktura elektroniczna, jak i faktura ustrukturyzowana. Zatem wystawienie jakiejkolwiek faktury prawidłowej pod kątem formalnym i materialnym, stanowi spełnienie jednej z przesłanek do skorzystania z prawa do odliczenia. Z tym, że aby dany dokument mógł stanowić fakturę, musi on zawierać dane wymagane ustawą i przepisami wykonawczymi, a w szczególności odpowiadać treści art. 106e ustawy o VAT.

Skoro więc podatnikowi przysługuje prawo do odliczenia podatku naliczonego z faktury wystawionej poza KSeF mimo istnienia obowiązku wystawienia jej w KSeF (taki dokument jest bowiem fakturą w rozumieniu ustawy o VAT), to należy przyjąć, że datą powstania prawa do odliczenia podatku VAT z takiej faktury będzie data jej faktycznego otrzymania poza Krajowym Systemem e-Faktur.

Tym samym, Państwa stanowisko w zakresie pytania nr 2 uznaję za prawidłowe.

Należy jednakże zauważyć, że zasadniczo korzystanie z faktur poza KSeF powinno być wyjątkiem i powinno ono ograniczać się jedynie do sytuacji przewidzianych w ustawie i przepisach wykonawczych wydanych na jej podstawie.

Dodatkowe informacje

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

Interpretacja dotyczy:

- zaistniałego stanu faktycznego, który Państwo przedstawili i stanu prawnego obowiązującego w dacie zaistnienia zdarzenia oraz

- zdarzenia przyszłego, które Państwo przedstawili i stanu prawnego, który obowiązuje w dniu wydania interpretacji.

Wydana interpretacja dotyczy tylko sprawy będącej przedmiotem Państwa wniosku (zapytania). Inne kwestie, które nie zostały objęte pytaniami, nie mogą być – zgodnie z art. 14b § 1 Ordynacji podatkowej – rozpatrzone.

Zgodnie z art. 14b § 3 ustawy Ordynacja podatkowa, składający wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej obowiązany jest do wyczerpującego przedstawienia zaistniałego stanu faktycznego albo zdarzenia przyszłego. Jestem ściśle związany przedstawionym we wniosku opisem stanu faktycznego/zdarzenia przyszłego. Ponoszą Państwo ryzyko związane z ewentualnym błędnym lub nieprecyzyjnym przedstawieniem we wniosku opisu sprawy. Interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, o ile rzeczywisty opis sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywał się będzie z opisem sprawy podanym przez Państwa w złożonym wniosku. W związku z powyższym, w przypadku zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego we wniosku opisu sprawy, wydana interpretacja traci swą aktualność.

Jednocześnie podkreślam, że niniejsza interpretacja została wydana na podstawie przedstawionego we wniosku opisu sprawy co oznacza, że w przypadku gdy w toku postępowania podatkowego, kontroli podatkowej, kontroli celno-skarbowej zostanie określony odmienny stan sprawy, interpretacja nie wywoła w tym zakresie skutków prawnych.

W odniesieniu do powołanych przez Państwa interpretacji indywidualnych, należy zauważyć, że interpretacje przepisów prawa podatkowego wydawane są w indywidualnych sprawach podatników i niewątpliwie kształtują sytuację prawną tych podatników w sprawach będących przedmiotem rozstrzygnięcia, lecz dotyczą konkretnych stanów faktycznych i nie mają mocy prawa powszechnie obowiązującego co oznacza, że należy je traktować indywidualnie. W konsekwencji powołane interpretacje nie mogą stanowić podstawy do rozstrzygnięcia w rozpatrywanej sprawie.

Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji

- Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2026 r. poz. 622 ze zm.). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli Państwa sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem sprawy i zastosują się Państwo do interpretacji.

- Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

Przepisów art. 14k-14n Ordynacji podatkowej nie stosuje się, jeśli stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej jest elementem czynności, które są przedmiotem decyzji wydanej:

1) z zastosowaniem art. 119a;

2) w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług;

3) z zastosowaniem środków ograniczających umowne korzyści.

- Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli korzyść podatkowa, stwierdzona w decyzjach wymienionych w § 1, jest skutkiem zastosowania się do utrwalonej praktyki interpretacyjnej, interpretacji ogólnej lub objaśnień podatkowych.

Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Mają Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego. Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – (t. j. Dz. U. z 2026 r. poz. 143 ze zm.; dalej jako „PPSA”).

Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):

- w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA),

albo

- w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/wnioski albo /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 Ordynacji podatkowej.