Pobranie danych od pracownika czy zleceniobiorcy nie stanowi naruszenia przepisów RODO. Obowiązek podania danych pracownika i zgłoszenia do ZUS reguluje bowiem ustawa o systemie ubezpieczeń społecznych. Pracodawca jako administrator danych osobowych przetrwa je więc zgodnie z RODO.

Zgodnie z ustawą o systemie ubezpieczeń społecznych każda osoba objęta obowiązkowo ubezpieczeniami emerytalnym i rentowymi podlega zgłoszeniu do ubezpieczeń społecznych.

Zgłoszenie do ubezpieczeń społecznych zawiera w szczególności następujące dane dotyczące osoby zgłaszanej:

• numer PESEL, a w razie, gdy ubezpieczonemu nie nadano numeru PESEL – serię i numer dowodu osobistego lub paszportu,
• nazwisko, imiona,
• datę urodzenia,
• nazwisko rodowe,
• obywatelstwo i płeć,
• tytuł ubezpieczenia,
• stopień niepełnosprawności,
• posiadanie ustalonego prawa do emerytury lub renty,
• wykonywany zawód,
• adres zameldowania na stałe miejsce pobytu,
• adres zamieszkania, jeżeli jest inny niż adres zameldowania na stałe miejsce pobytu,
• adres do korespondencji, jeżeli jest inny niż adres zameldowania na stałe miejsce pobytu i adres zamieszkania.

Powyższe dane są więc danymi niezbędnymi do wypełnienia obowiązku prawnego, który ciąży na administratorze, czyli na pracodawcy. Pracodawca przetwarza je zatem zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. c RODO, tj. przetwarzanie danych osobowych jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na płatniku składek jako administratorze.

W odpowiedzi na zadane pytanie, jeśli więc pracownik lub zleceniobiorca ma adres zamieszkania inny niż adres zameldowania na stałe miejsce pobytu to przepisy prawa wymagają, aby podać te dane w zgłoszeniu do ubezpieczeń społecznych (art. 36 ust. 10 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych). Są to więc dane niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego, który ciąży na administratorze. Zakład przetwarza je zatem zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. c RODO. Pracodawca wówczas może pobrać takie, dane i moim zdaniem nie ma podstaw aby je traktować jako nadmiarowe.