Wspomniane uzgodnienie to:

• osobno spisany dokumenty (czyli np. najpierw był wniosek pracownika, a potem strony spisały uzgodnienie) albo
• zaakceptowany wniosek zawierający koniecznie datę rozpoczęcia pracy zdalnej i miejsce pracy.

A zatem wystarczy, że pracodawca wyrazi zgodę na wniosku pracownika i już strony mają uzgodnienie, że praca zdalna będzie wykonywana. Ważne jednak, aby z tego wniosku wynikało co najmniej miejsce pracy pracownika. Natomiast pozostałe zasady pracy zdalnej (w tym m.in. kwestie zwrotu kosztów pracy zdalnej czy zasady kontroli pracownika pracującego zdalnie) powinny być określone – zależnie od okoliczności – w porozumieniu ze związkami zawodowymi, w regulaminie albo w porozumieniu z pracownikiem. Dlatego można będzie nie ponawiać ich we wniosku lub porozumieniu z pracownikiem co do pracy zdalnej.

Jeśli to pracownik jest inicjatorem zmiany dotychczasowego sposobu świadczenia pracy i proponuje pracę zdalną, musi w tym celu złożyć wniosek w postaci papierowej lub elektronicznej. Podobnie jak w przypadku wniosku o okazjonalną pracę zdalną, Kodeks pracy nie określa ani wzoru wniosku, ani jego obowiązkowej treści, ani także terminów jego złożenia.

Wniosek powinien zawierać co najmniej:

• oznaczenie pracownika ubiegającego się o pracę zdalną (a w przypadku wiążącego wniosku o pracę zdalną także określenie okoliczności uzasadniających jego złożenia),
• oznaczenie adresata (pracodawca lub osoba upoważniona przez pracodawcę do decydowania w jego imieniu o zgodzie lub jej braku),
• datę, od kiedy praca zdalna ma się rozpocząć,
• miejsce, w którym praca zdalna będzie wykonywana (miejsce jej świadczenia musi zostać wskazane przez pracownika i uzgodnione z pracodawcą).

Uzasadnienie nie jest obowiązkowe, lecz w praktyce może pomóc w uzyskaniu akceptacji wniosku. Wniosek nie wymaga także żadnych załączników, a pracownik może je dołączyć, jeśli chce.