Protokół zdawczo-odbiorczy przy przekazaniu instytucji kultury ma na celu:

• Ustalenie stanu faktycznego– protokół służy jako dokument, który dokładnie określa stan instytucji na moment przekazania władzy. Zawiera informacje o mieniu, dokumentacji, zadaniach w toku, stanie finansowym oraz zobowiązaniach instytucji.
• Przekazanie dokumentów i zasobów– protokół szczegółowo wymienia wszystkie dokumenty, plany, umowy oraz zasoby (np. sprzęt, nieruchomości) przekazywane przez dotychczasowego dyrektora nowemu. Pomaga to w zapewnieniu, że nowy dyrektor posiada pełną wiedzę na temat dotychczasowego stanu instytucji.
• Zdefiniowanie odpowiedzialności– protokół precyzuje zakres odpowiedzialności nowego dyrektora, zarówno w odniesieniu do decyzji finansowych, jak i organizacyjnych, projektów w toku, zatrudnienia czy zobowiązań wobec innych podmiotów.
• Zapewnienie pełnej zgodności z przepisami i regulacjami– protokół może również zawierać odniesienia do obowiązujących regulacji, aktów prawnych oraz zasad funkcjonowania instytucji kultury, które nowy dyrektor będzie musiał przestrzegać. Działa to na rzecz zachowania zgodności z wymogami prawnymi.
• Prezentację stanu finansowego i projektów– celem protokołu jest również dokładne przedstawienie bieżącej sytuacji finansowej oraz projektów, które wymagają kontynuacji lub zakończenia. Pomaga to nowemu dyrektorowi w podjęciu odpowiednich decyzji zarządzających w dalszym okresie.
• Ułatwienie procesu integracji nowego dyrektora– protokół umożliwia nowemu dyrektorowi szybkie zapoznanie się z kluczowymi aspektami zarządzania instytucją, pracownikami oraz bieżącymi projektami, co jest istotnym elementem w procesie jego integracji z organizacją.
• Zabezpieczenie interesów wszystkich stron– dzięki podpisaniu protokołu przez obie strony, a także ewentualnych przedstawicieli organu nadzorującego, dokument ten stanowi zabezpieczenie interesów wszystkich stron, zapobiegając późniejszym nieporozumieniom czy roszczeniom.
• Przekazanie odpowiedzialności– protokół pełni rolę formalnego przekazania odpowiedzialności za działalność instytucji, co jest ważne w kontekście późniejszego rozliczenia z decyzji i działań podejmowanych przez nowego dyrektora.