Plan finansowy instytucji kultury: strata, środki na rachunku i JPK_ST_KR

Czy możesz zaplanować stratę w samorządowej instytucji kultury i sfinansować przyszłoroczną imprezę ze środków, które zostały na rachunku bankowym na koniec roku? Tak, ale pod warunkiem że masz realne pokrycie w posiadanych środkach i prawidłowo ujmiesz je w planie finansowym. W praktyce oznacza to, że koszty danego roku mogą być wyższe niż przychody, jeśli instytucja finansuje je z pieniędzy zgromadzonych wcześniej. Sprawdź też, jak w takiej sytuacji wykazać środki trwałe, niskocenne wyposażenie i księgozbiór w JPK_ST_KR, zwłaszcza gdy biblioteka prowadzi szczegółową ewidencję książek w systemie MAK.

Czytaj więcej

Przygotowanie do raportowania luki płacowej warto zacząć wcześniej — od uporządkowania stanowisk, kategorii pracowników i danych o wynagrodzeniach. Projekt rozporządzenia ma wskazać konkretne wzory do obliczeń, ale rzetelność sprawozdania będzie zależeć od tego, czy Twoja instytucja ma kompletne i spójne dane kadrowo-płacowe. Sprawdź, jakie wskaźniki trzeba będzie liczyć i jak przygotować instytucję kultury do nowych obowiązków wynikających z przepisów o jawności wynagrodzeń.

Czy zastępca dyrektora instytucji kultury może prowadzić firmę?

Czy osoba prowadząca działalność gospodarczą może zostać powołana na stanowisko zastępcy dyrektora samorządowej instytucji kultury? Czy pełnienie tej funkcji wyklucza jednoczesne prowadzenie firmy jako właściciel albo współwłaściciel? Jak należy postąpić, jeżeli przepisy przewidują ograniczenia w tym zakresie? 

Czytaj więcej

Czy regulamin pracy instytucji kultury może różnicować systemy czasu pracy pracowników?

Czy w regulaminie pracy instytucji kultury można przewidzieć różne systemy czasu pracy dla pracowników tego samego działu? Chodzi o sytuację, w której część pracowników prowadzących zajęcia artystyczne byłaby objęta równoważnym systemem czasu pracy, a pozostali pracownicy, zajmujący się organizacją wydarzeń kulturalnych, pracowaliby w podstawowym systemie czasu pracy.

Czytaj więcej

Bilety wstępu – czy instytucja kultury musi wystawiać faktury w KSeF?

Czy jako instytucja kultury jesteśmy zobowiązani do wystawiania w KSeF faktur dokumentujących sprzedaż zwolnioną z VAT na rzecz osób fizycznych, np. przy zakupie wydawnictw lub biletów wstępu? Dotychczas w takich przypadkach wystawiamy rachunki uproszczone. Nie osiągamy przychodu ze sprzedaży w wysokości 240 tys. zł i korzystamy ze zwolnienia podmiotowego z VAT. Proszę również o wyjaśnienie, jak powinniśmy postępować w przypadku sprzedaży na rzecz osób prowadzących działalność gospodarczą oraz firm. Czy w takich sytuacjach nadal możemy wystawiać rachunki, czy konieczne będzie wystawianie faktur w KSeF?

Czytaj więcej

Jak długo przechowywać dokumentację pracowniczą w instytucji kultury – 7 przykładów

Jeśli przechowujesz dokumentację pracowniczą, musisz najpierw ustalić, kiedy został nawiązany dany stosunek pracy. Od tej daty zależy, czy stosujesz nowy 10-letni okres przechowywania, czy stare zasady, zgodnie z którymi akta osobowe przechowuje się co do zasady przez 50 lat. W praktyce trzeba też oddzielnie spojrzeć na akta osobowe oraz dokumentację związaną ze stosunkiem pracy, m.in. ewidencję czasu pracy, dokumentację urlopową, dokumentację płacową oraz dokumenty dotyczące odzieży roboczej i środków ochrony indywidualnej. Szczególnej uwagi wymagają stosunki pracy trwające 1 stycznia 2019 r., bo w ich przypadku znaczenie ma to, czy dokumenty powstały przed tą datą, czy już po wejściu w życie nowych przepisów.

Czytaj więcej

Czy muzeum może publikować dane osobowe osób, z którymi przeprowadza wywiady w ramach działalności statutowej?

Muzeum, realizując swoje zadania statutowe, przeprowadza wywiady z osobami prywatnymi w celu dokumentowania aktualnego życia mieszkańców oraz pozyskiwania informacji o wydarzeniach z przeszłości. Zebrane informacje, wraz z danymi osobowymi rozmówców, takimi jak imię, nazwisko, miejscowość zamieszkania, a niekiedy także wizerunek, są następnie wykorzystywane w publikacjach muzeum, m.in. w książkach, katalogach, na stronie internetowej oraz na tablicach informacyjnych dostępnych na terenie muzeum. Czy w takiej sytuacji muzeum powinno uzyskać zgodę osoby, której dane dotyczą, na ich wykorzystanie i publikację? Jak należy postąpić w przypadku wycofania zgody na wykorzystanie wizerunku lub innych danych osobowych? Czy muzeum byłoby wówczas zobowiązane do zniszczenia już wydanych publikacji albo usunięcia innych nośników, np. tablic informacyjnych zawierających fragment wywiadu i oznaczenie osoby?

Czytaj więcej

Zamówienia publiczne w kulturze – czy usługi przy wydarzeniach kulturalnych trzeba szacować łącznie?

Gmina, jako zamawiający, w ramach projektu dofinansowanego ze środków UE planuje w latach 2026–2027 udzielać zamówień na organizację różnych wydarzeń kulturalnych i społecznych. Będą to m.in. spotkania z biesiadą, obejmujące koncert, nagłośnienie, obsługę konferansjerską, catering, sprzątanie i promocję; kino plenerowe, obejmujące licencję na film, poczęstunek, warsztaty ekologiczne i materiały promocyjne; rajd rowerowy, obejmujący zabezpieczenie medyczne, konferansjera, ubezpieczenie, opłaty ZAiKS, poczęstunek, usługę porządkową i promocję; a także warsztaty dla mieszkańców, obejmujące materiały promocyjne, transport, ubezpieczenie i poczęstunek. Łączna wartość netto wydarzeń w okresie dwóch lat wyniesie około 300.000 zł. Czy wartość zamówień realizowanych w ramach projektu należy szacować łącznie za cały okres jego realizacji, tj. za lata 2026–2027? Czy poszczególne koszty składające się na jedno wydarzenie, takie jak catering, sprzątanie, promocja, obsługa techniczna czy zabezpieczenie medyczne, należy szacować łącznie jako elementy jednego przedsięwzięcia, czy oddzielnie? Czy należy sumować wartość wszystkich wydarzeń planowanych w ramach projektu?

Czytaj więcej

Czy muzeum może udostępniać zbiory prywatne zawierające dane osobowe, bez zgody osób, których dane dotyczą?

Pytanie dotyczy zbiorów prywatnych zgromadzonych przez muzeum, które zawierają dane osobowe, w tym korespondencję prywatną. W większości przypadków muzeum nie ma możliwości uzyskania zgody osób, których dane dotyczą, na przetwarzanie ich danych ani na udostępnianie tych danych innym podmiotom. Część korespondencji trafia do muzeum również w drodze testamentu, a osoby, których dotyczy, nie mają wiedzy o takim przekazaniu. Nie zawsze możliwe jest także ustalenie, czy osoby wymienione w korespondencji nadal żyją. Muzeum prowadzi bibliotekę i czytelnię oraz udostępnia zgromadzone zbiory w innych formach. Czy w takiej sytuacji dopuszczalne jest udostępnianie takich materiałów pracownikom merytorycznym muzeum, po udzieleniu im stosownych upoważnień przez administratora danych, którym jest muzeum? Czy możliwe jest także udostępnianie tych zbiorów osobom z zewnątrz? Czy przed udostępnieniem materiałów osobom zewnętrznym muzeum powinno pobierać od nich oświadczenia dotyczące celu korzystania ze zbiorów?  Czy w przypadku muzeum rejestrowanego, będącego jednostką sektora finansów publicznych, można uznać, że zbiory stanowią mienie publiczne podlegające udostępnieniu, w tym na zasadach dostępu do informacji publicznej? Jeżeli tak, czy podstawą prawną przetwarzania danych mogłoby być wykonanie obowiązku prawnego ciążącego na administratorze, o którym mowa w art. 6 ust. 1 lit. c RODO? Czy muzeum powinno podejmować działania w celu uzyskania zgód osób wymienionych w korespondencji?

Czytaj więcej

Czy ponowne zatrudnienie w instytucji kultury pozbawia prawa do odprawy emerytalnej?

Czy głównej księgowej muzeum, która rozwiązuje stosunek pracy w związku z przejściem na emeryturę, należy wypłacić odprawę emerytalną oraz nagrodę jubileuszową, do której nabędzie prawo w lipcu br.? Czy planowane ponowne zatrudnienie tej osoby na tym samym stanowisku, wynikające z niewyłonienia kandydata w konkursie, wpływa na prawo do tych świadczeń?

Czytaj więcej