Sprawdzaj formę zawarcia zamówienia, a nie tylko istnienie umowy pisemnej

Jeżeli zakup lub usługa były poprzedzone ustaleniami e-mailowymi, formularzem zamówienia lub inną formą utrwalenia oświadczeń woli, mogło dojść do zawarcia umowy w formie dokumentowej – taka umowa podlega zgłoszeniu do CRU JSFP.

Nie kieruj się wartością faktury – próg kwotowy nie obowiązuje

Do CRU JSFP należy zgłaszać również umowy o bardzo niskiej wartości (np. drobne zakupy biurowe), jeżeli spełniają definicję zamówienia publicznego i zostały zawarte w jednej z dopuszczalnych form.

Ustal jasną procedurę współpracy między administracją a księgowością

Każda faktura powinna być oceniana nie tylko księgowo, ale także pod kątem tego, czy dokumentuje umowę podlegającą rejestracji – pozwoli to dotrzymać 30-dniowego terminu zgłoszenia do CRU JSFP i uniknąć chaosu organizacyjnego.