Instrukcja: jak zaksięgować zabezpieczenie należytego wykonania umowy w instytucji kultury

Przyjmij zabezpieczenie na wyodrębniony rachunek bankowy.

Najlepiej, aby środki wpłynęły na odrębny, oprocentowany rachunek przeznaczony do obsługi zabezpieczeń. Nie łącz ich ze środkami z dofinansowania ani z rachunkiem, z którego finansowane jest zadanie.

Zaksięguj wpływ jako zobowiązanie, a nie przychód.

Otrzymane zabezpieczenie ujmij zapisem: Wn 139 „Inne rachunki bankowe” / Ma 240 „Pozostałe rozrachunki”. W analityce warto wskazać konkretnego wykonawcę i numer umowy.

Udokumentuj operację wyciągiem bankowym i opisem księgowym.

Podstawą zapisu może być wyciąg bankowy uzupełniony opisem operacji lub poleceniem księgowania. Zabezpieczenie nie jest dokumentowane fakturą i nie podlega wykazaniu w KSeF.

Rozlicz odsetki i koszty rachunku na tym samym rozrachunku.

Odsetki zwiększające kwotę należną wykonawcy ujmij zapisem Wn 139 / Ma 240. Koszty prowadzenia rachunku i prowizję za przelew zwrotny rozlicz jako zmniejszenie zobowiązania: Wn 240 / Ma 139.

Przy zwrocie zabezpieczenia zamknij zobowiązanie wobec wykonawcy.

Zwrot środków ujmij zapisem Wn 240 / Ma 139. Jeżeli część zabezpieczenia pozostaje na okres rękojmi lub gwarancji, nadal wykazuj ją jako zobowiązanie aż do ostatecznego rozliczenia.

Rozpoznaj przychód dopiero wtedy, gdy środki zostaną definitywnie zatrzymane.

Jeżeli zabezpieczenie zostanie przeznaczone na pokrycie roszczeń z tytułu niewykonania lub nienależytego wykonania umowy, wtedy można ująć przychód zapisem Wn 240 / Ma 760. Do tego momentu zabezpieczenie pozostaje środkiem obcym.

Nie włączaj zabezpieczenia do rozliczenia dotacji ani VAT.

Zabezpieczenie nie jest przychodem, wkładem własnym ani wydatkiem finansującym zadanie. Nie stanowi też wynagrodzenia za dostawę lub usługę, dlatego nie wykazuje się go w JPK_V7 ani w rozliczeniu dofinansowania.