Kiedy faktura jest uznana za wystawioną w KSeF i jak liczyć termin jej przesłania

Do kiedy trzeba przesłać fakturę do KSeF i co oznacza ustawowe „niezwłocznie po wystawieniu”? Czy podatnik ma obowiązek codziennie wysyłać faktury, czy może zrobić to zbiorczo raz w tygodniu? Przepisy nie wskazują jednoznacznej liczby dni – kluczowy jest termin wystawienia faktury, wynikający z art. 106i ustawy o VAT. W praktyce oznacza to, że faktura ustrukturyzowana uznawana jest za wystawioną dopiero w dniu jej przesłania do KSeF. Dopóki nie zostanie tam wysłana – formalnie nie istnieje. Ministerstwo Finansów potwierdziło, że dokument nie musi być przekazany do systemu tego samego dnia, co jego wygenerowanie – można to zrobić np. następnego dnia, byle zmieścić się w terminie ustawowym. Najbezpieczniej jednak przesyłać faktury nie później niż dzień po ich przygotowaniu. Wyjątkiem będzie tryb offline24, wchodzący w życie od 1 lutego 2026 r., w którym ustawodawca przewidział maksymalnie następny dzień roboczy na przekazanie faktury do KSeF.

Czytaj więcej

Obowiązkowy KSeF 2026 staje się faktem. Ustawa z 5 sierpnia 2025 r. o zmianie ustawy o VAT 1 września 2025 r. została opublikowana w Dzienniku Ustaw pod poz. 1203. Czasu na przygotowania jest niewiele. Obowiązkowy Krajowy System e-Faktur zacznie obowiązywać największych podatników od 1 lutego 2026 r. Zmiany obejmują nie tylko powszechny obowiązek e-fakturowania, ale też nowe zasady stosowania kas fiskalnych i skrócenie terminu zwrotu VAT. Sprawdź, co musisz wdrożyć w instytucji kultury.

KSeF w praktyce: różnice między trybem online, offline24 i offline

Od 1 lutego 2026 r. przedsiębiorcy mają do wyboru trzy warianty wystawiania faktur – online (standard), offline24 (problemy z dostępem do Internetu po stronie podatnika) oraz offline (planowa niedostępność KSeF). W artykule wyjaśniamy, kiedy który tryb zastosować, jak liczyć terminy wysyłki do KSeF, jak ustalać daty wystawienia i otrzymania, kiedy obowiązują kody QR oraz jak postępować przy korektach i w czasie awarii całkowitej.

Czytaj więcej

KSeF: jakie kary grożą za błędy i brak wystawienia faktur od 2027 roku

Od 1 stycznia 2027 r. za naruszenie obowiązków związanych z wystawianiem faktur w Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF) podatnikom będą grozić konkretne kary pieniężne. Nowe sankcje, przewidziane w art. 106ni ustawy o VAT, obejmą m.in. brak wystawienia faktury w KSeF, błędy w trybie offline czy opóźnienia w przesyłaniu e-faktur po awarii systemu. Wysokość kar może sięgać nawet 100% podatku wykazanego na fakturze lub 18,7% wartości należności. Choć nie grozi za to odpowiedzialność karna skarbowa, organy będą brały pod uwagę okoliczności naruszenia i mogą miarkować wysokość sankcji. Sprawdź, jakie działania mogą uchronić Cię przed karą i jakich błędów unikać po wejściu KSeF w życie.

Czytaj więcej

Faktura poza KSeF a odliczenie VAT – interpretacja dyrektora KIS z 12 sierpnia 2025 r.

W związku z KSeF pojawiają się poważne wątpliwości dotyczące skutków podatkowych posługiwania się fakturami wystawionymi poza systemem – zwłaszcza w kontekście prawa do odliczenia VAT. Czy nabywca może odliczyć podatek naliczony z faktury, która została wystawiona niezgodnie z obowiązującymi przepisami, ale dokumentuje rzeczywistą transakcję? Czy brak przesłania dokumentu do KSeF przekreśla prawo do odliczenia, a jeśli nie – to jakie ryzyko grozi podatnikowi? Odpowiedzi na te pytania przynosi interpretacja indywidualna Dyrektora KIS z 12 sierpnia 2025 r., która potwierdza, że samo naruszenie obowiązku korzystania z KSeF po stronie wystawcy nie odbiera prawa do odliczenia VAT po stronie nabywcy – pod warunkiem spełnienia ustawowych przesłanek.

Czytaj więcej

VAT od wydatków na cele kulturalne w fundacji: kiedy nie przysługuje odliczenie – interpretacja dyrektora KIS z 8 września 2025 r.

Fundacja prowadząca działalność kulturalną nie może odliczyć podatku VAT od wydatków poniesionych na utworzenie miejsc pracy w przedsiębiorstwie społecznym – nawet jeśli środki na ten cel pochodzą z dotacji, a zatrudnienie umożliwia świadczenie usług kulturalnych. Potwierdził to Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej, powołując się na art. 86 ust. 1 ustawy o VAT oraz fakt, że fundacja korzysta ze zwolnienia z VAT na podstawie art. 43 ust. 1 pkt 33 lit. a. Prawo do odliczenia nie przysługuje bowiem, gdy towary i usługi są wykorzystywane wyłącznie do czynności zwolnionych z opodatkowania. Sprawdź szczegóły.

Czytaj więcej

Fotograf w działalności gospodarczej nie skorzysta z 50% KUP – interpretacja dyrektora KIS z 18 sierpnia 2025 r.

Fotograf prowadzący działalność gospodarczą nie może stosować 50-procentowych kosztów uzyskania przychodu (KUP) od wynagrodzenia za przeniesienie praw autorskich – nawet jeśli wyodrębnia je na fakturze i prowadzi osobną ewidencję. Dyrektor KIS w najnowszej interpretacji wyjaśnił, że przepisy art. 22 ust. 9 ustawy o PIT nie znajdują zastosowania do przychodów z działalności gospodarczej. W praktyce oznacza to, że fotografowie i inni twórcy działający w ramach działalności gospodarczej mogą rozliczać koszty wyłącznie w oparciu o rzeczywiście poniesione i udokumentowane wydatki. Interpretacja ta rozwiewa wątpliwości podatników, którzy – próbując oddzielić przychody z tytułu przeniesienia praw autorskich – liczyli na możliwość korzystniejszego rozliczenia podatkowego.

Czytaj więcej

Kiedy edukacja muzyczna korzysta ze zwolnienia podatkowego – interpretacja dyrektora KIS z 3 września 2025 r.

Usługi edukacyjne w zakresie muzyki świadczone przez niepubliczną szkołę artystyczną mogą korzystać ze zwolnienia z VAT – nawet jeśli szkoła nie posiada statusu szkoły publicznej. Takie stanowisko zajął Dyrektor KIS w interpretacji z 3 września 2025 r., wskazując, że kluczowe znaczenie ma wpisanie placówki do systemu oświaty oraz charakter świadczonych usług. Zwolnieniem mogą być objęte zarówno zajęcia z kształcenia, jak i wychowania – nie ma przy tym konieczności, aby placówka realizowała oba cele jednocześnie. Oznacza to, że szkoła muzyczna oferująca naukę gry na instrumentach (np. pianino, gitara, perkusja, ukulele) czy śpiewu, po uzyskaniu wpisu do ewidencji szkół artystycznych, ma prawo do skorzystania z preferencji podatkowej. To ważna wiadomość dla organizatorów prywatnych szkół artystycznych, którzy dotąd mieli wątpliwości, czy ich działalność edukacyjna będzie objęta zwolnieniem podatkowym. Sprawdź szczegóły.

Czytaj więcej

Czy do wystawiania faktur w KSeF potrzebny jest certyfikat

Czy do wystawiania faktur w KSeF potrzebny jest certyfikat? Nie – wystarczy nadanie odpowiednich uprawnień i umożliwienie pracownikowi uwierzytelnienia się w systemie. Certyfikat wystawcy faktur to tylko dodatkowe narzędzie, nie warunek konieczny. Dowiedz się, jak krok po kroku upoważnić pracownika, jakie metody autoryzacji może zastosować oraz kiedy warto rozważyć certyfikat – zwłaszcza na wypadek awarii lub pracy offline.

Czytaj więcej

Architekt może rozliczać przychody z praw autorskich poza działalnością – interpretacja dyrektora KIS z 28 sierpnia 2025 r.

Dyrektor KIS potwierdził, że podatnik wykonujący projekty architektoniczne i przenoszący prawa autorskie może nadal uzyskiwać przychody z praw majątkowych, nawet po rozpoczęciu działalności gospodarczej jako inżynier budownictwa. Kluczowe jest, by te dwa źródła przychodów pozostały niezależne i nie były ze sobą powiązane.

Czytaj więcej