Przygotuj wewnętrzną procedurę obsługi CRU

Przed uruchomieniem Centralnego Rejestru Umów JSFP warto jasno opisać, kto odpowiada za wpisywanie umów, aktualizację danych, kontrolę terminów i korygowanie błędów. Procedura powinna wskazywać kolejne etapy pracy – od zawarcia umowy, przez zebranie danych, aż po publikację informacji w CRU.

Zaktualizuj regulamin organizacyjny i zakresy czynności pracowników

Instytucja kultury powinna określić, która komórka organizacyjna lub które stanowisko odpowiada za obsługę CRU. W praktyce oznacza to konieczność aktualizacji regulaminu organizacyjnego albo zakresów obowiązków pracowników zajmujących się umowami, administracją, księgowością lub obsługą kancelaryjną.

Wydaj upoważnienia do obsługi konta w systemie CRU

Dyrektor instytucji kultury powinien wyznaczyć osoby uprawnione do wnioskowania o założenie konta jednostki oraz do zarządzania tym kontem. Warto także w procedurze wewnętrznej przewidzieć, kto weryfikuje dane przed publikacją, mimo że przepisy nie wymagają odrębnego zatwierdzania wpisów.

Uzupełnij dokumentację RODO

Wdrożenie CRU wiąże się z obowiązkami administratora danych osobowych. Instytucja powinna przygotować lub zaktualizować klauzulę informacyjną RODO, ująć czynność „Udostępnianie i aktualizacja informacji o umowach w CRU JSFP” w rejestrze czynności przetwarzania oraz przeanalizować ryzyko związane z publikacją danych.

Prowadź pomocniczy rejestr umów i archiwizuj dokumentację

Wewnętrzny rejestr pomocniczy ułatwia kontrolę terminów, zakresu danych, korekt i potwierdzeń publikacji. Dokumentację związaną z wpisami do CRU należy przechowywać co najmniej przez 5 lat od końca roku, w którym umowa przestała obowiązywać. Chyba że odrębne przepisy wymagają dłuższego okresu.