Pan Zbigniew spojrzał na listę umów zawieranych przez instytucję. Były tam umowy na dostawę materiałów plastycznych, obsługę techniczną wydarzeń, naprawę sprzętu, usługi informatyczne i drobne prace remontowe.

Szybko zrozumiał, że obowiązek może obejmować także jego placówkę. Dom kultury zawierał bowiem odpłatne umowy dotyczące dostaw i usług, a część z nich sporządzano w formie pisemnej lub dokumentowej.

Nie oznaczało to jednak, że do rejestru należało wprowadzić każdą umowę. Przed publikacją trzeba było za każdym razem sprawdzić, czy dana umowa spełnia ustawowe warunki i czy nie została objęta wyłączeniem.

Pan Zbigniew zapisał w notesie pierwszą zasadę: Nie publikujemy automatycznie wszystkich umów.Najpierw sprawdzamy, czy dana umowa podlega wpisowi do CRU.

Początkowo dyrektor zakładał, że przekaże całe zadanie księgowej. Szybko jednak ustalił, że wniosek o założenie konta instytucji może złożyć osobiście albo przez upoważnionego pracownika.

Jeżeli wniosek miałaby złożyć inna osoba, należało przygotować odpowiednie upoważnienie. Dokument powinien potwierdzać prawo pracownika do działania w imieniu domu kultury, złożenia wniosku i zarządzania kontem jednostki.

Po krótkiej naradzie pan Zbigniew zdecydował, że pierwszy wniosek złoży sam. Chciał dobrze poznać system, zanim przekaże pracownikom poszczególne obowiązki.

Zanim dyrektor usiadł do komputera, przygotował wszystkie potrzebne dane. Sprawdził numer REGON domu kultury, służbowy adres poczty elektronicznej, adres strony internetowej oraz dane osoby kierującej instytucją.

Potrzebował także dokumentu potwierdzającego jego powołanie na stanowisko dyrektora.

– Lepiej zgromadzić wszystko wcześniej, niż przerwać wniosek w połowie – powiedział do księgowej, odkładając dokumenty do jednej teczki.

Pan Zbigniew wszedł do systemu CRU i zalogował się przy użyciu jednej z metod dostępnych w Krajowym Węźle Identyfikacji Elektronicznej.

Następnie wypełnił elektroniczny wniosek o założenie konta domu kultury. Sprawdził dane instytucji, wpisał swój służbowy adres e-mail i dołączył dokument potwierdzający powołanie na stanowisko. Nie musiał drukować formularza ani wysyłać papierowego wniosku.Cała procedura odbywała się w systemie.

Gdy konto zostało aktywowane, pan Zbigniew stanął przed kolejną decyzją: kto będzie odpowiadał za pracę w CRU?

System przewidywał trzy podstawowe rodzaje uprawnień.

Samo założenie konta nie rozwiązywało jeszcze problemu. Dom kultury musiał ustalić, jak informacje o nowych umowach będą trafiać do osób obsługujących CRU.

Pan Zbigniew zorganizował krótkie spotkanie. Wspólnie ustalono, kto:

• rozpoznaje umowy podlegające wpisowi,
• przekazuje dokumenty do wprowadzenia,
• wpisuje informacje do systemu,
• sprawdza ich poprawność,
• publikuje i aktualizuje dane,
• pilnuje terminów i zmian w zawartych umowach.

Kilka dni później dom kultury zawarł umowę na obsługę techniczną plenerowego koncertu.Dokument trafił do pracownika odpowiedzialnego za ocenę obowiązku publikacji.

W małym domu kultury nie przybyło pracowników ani wolnego czasu. Pojawił się za to jasny podział obowiązków, dzięki któremu nowy rejestr przestał być problemem, a stał się kolejnym elementem odpowiedzialnego zarządzania instytucją.