KSeF w kadrach: jak rozliczać delegacje, badania i świadczenia pracownicze od 2026 roku

Aktualności

Izabela Leśniewska

07.11.2025

KSeF w kadrach: jak rozliczać delegacje, badania i świadczenia pracownicze od 2026 roku

Wdrożenie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) to nie tylko rewolucja w księgowości – to także ogromne wyzwanie organizacyjne dla działów kadr. Od 1 lutego 2026 r. każdy zakup dotyczący BHP, badań lekarskich, delegacji czy refundacji okularów będzie musiał być udokumentowany fakturą ustrukturyzowaną, przesłaną do KSeF. Zmieni się sposób dokumentowania wydatków, ich identyfikowania w systemach oraz przypisywania do pracownika i jego obowiązków służbowych. W praktyce oznacza to nowe procedury w zakresie współpracy między pracownikiem a działem kadr, a także między kadrami a działem finansów. Co więcej, pracownik samodzielnie realizujący zakupy będzie musiał zadbać, by faktura została prawidłowo wystawiona – a kadry, by można ją było zidentyfikować i rozliczyć. Czy delegację można rozliczyć bez papierowego dokumentu? Co z fakturą za okulary lub posiłek profilaktyczny? Jakie dane podać sprzedawcy? Kto będzie miał dostęp do dokumentów w KSeF?

Korzyści

Z komentarza eksperta Prawo i finanse w kulturze dowiesz się:

Jakie obowiązki kadrowe pozostają bez zmian mimo wdrożenia KSeF
Czy pracownik może sam kupować odzież i środki BHP
Jak dokumentować badania lekarskie i okulary korekcyjne po 1 lutego 2026 r.
Czy pracodawca nadal może zorganizować posiłki profilaktyczne i napoje
Jak rozliczać szkolenia BHP w systemie KSeF
Czy wyposażenie stanowiska pracy wpływa na dokumenty w KSeF
Jak wygląda dokumentowanie zakupu apteczek i środków pierwszej pomocy
Jak delegacje wpływają na kadrowy obieg dokumentów w KSeF
Jakie dokumenty z delegacji będą musiały trafić do KSeF
Co z fakturami za transport, hotele i inne wydatki delegacyjne
Czy można rozliczyć delegację bez fizycznego dokumentu
Jakie wydatki „zaskoczą” pracownika i dział kadr w delegacji
Na co kadry powinny zwrócić uwagę, by uniknąć chaosu w delegacjach
Czy pracownik może samodzielnie zweryfikować fakturę w KSeF
Jak dział kadr może przygotować się do pracy z fakturami ustrukturyzowanymi
Czy identyfikator wewnętrzny pracownika pomoże w rozliczeniach
Jak uporządkować elektroniczny obieg dokumentów w kadrach
Czy KSeF oznacza koniec papierowych faktur w działach kadr

Pozostało jeszcze 86% treści

Aby zobaczyć cały artykuł, zaloguj się lub wykup dostęp

Oferujemy

kompleksowe doradztwo prawne dla wszystkich instytucji kultury.

Nasza publikacja "Prawo i finanse w kulturze" oraz nowoczesny portal od 10 lat zapewniają Ci:

komentarze ekspertów do nowości prawnych,
codzienne wsparcie dla dyrektorów i działów kadrowo-płacowych w Twojej instytucji,
indywidualne porady - odpowiedź otrzymasz w ciągu 3 dni roboczych wprost na Twoją skrzynkę e-mailową,
gotowe dokumenty, kalkulatory kadrowo-płacowe, szkolenia i webinary.

Dołącz do nas i otrzymaj najlepsze na rynku wsparcie dla Twojej instytucji kultury!

Zaloguj się

Autor

Izabela Leśniewska

doradca podatkowy, wykładowca, ekspert w zakresie składki zdrowotnej oraz ubezpieczeń społecznych przedsiębiorców, prelegent na konferencjach organizowanych przez Uniwersytet Łódzki, Akademię Ekonomiczną w Poznaniu czy FWiRBR. Pracuje w Kancelarii Doradztwa Podatkowego Alo-2 sp. z o.o. Społecznik, fundator fundacji „Dobra Legislacja”. Członek zespołu ds. ubezpieczeń przy Rzeczniku MŚP