Od 1 lutego 2026 r. instytucje kultury rozliczają delegacje i zakupy pracownicze w zupełnie nowej rzeczywistości – bez papierowych faktur i bez fizycznego obiegu dokumentów. Wszystkie faktury trafiają bezpośrednio do Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF), a pracownicy otrzymują jedynie potwierdzenia transakcji lub dokumenty zastępcze. Aby uniknąć chaosu organizacyjnego, błędów w rozliczeniach i niepotrzebnych obaw pracowników, konieczne jest jasne określenie zasad identyfikowania wydatków, przypisywania faktur do delegacji oraz ścieżek ich akceptacji. Poniższa instrukcja pokazuje, jak instytucja kultury powinna przygotować pracowników na rozliczenia po KSeF i jakie informacje należy im przekazać w praktyce.