Ustal, które umowy musisz wpisywać do CRU

Sprawdź, czy dana umowa jest odpłatnym zamówieniem na roboty budowlane, dostawy lub usługi oraz czy została zawarta w formie pisemnej, dokumentowej, elektronicznej albo innej formie szczególnej.

Oddziel umowy wyłączone z obowiązku publikacji

Nie każda umowa trafi do Centralnego Rejestru Umów. Poza CRU pozostaną m.in. umowy z zakresu prawa pracy oraz niektóre umowy dotyczące obronności, bezpieczeństwa lub świadczeń zdrowotnych.

Sprawdź umowy zawierane z osobami fizycznymi

Jeżeli zawierasz umowy z artystami, animatorami, instruktorami warsztatów albo prelegentami, oceń, czy spełniają warunki wpisu do CRU. Sam fakt, że kontrahent nie prowadzi działalności gospodarczej, nie wyłącza obowiązku publikacji.

Prawidłowo ustal wartość umowy

Przyjmij całkowitą wartość określoną w umowie. Jeżeli umowa nie wskazuje wartości, ustal kwotę, którą instytucja zamierza przeznaczyć na jej realizację. Nie kieruj się faktyczną liczbą uczestników, godzin lub zakresem usług wykonanych później.

Nie doliczaj VAT do wartości umowy

Na potrzeby CRU wartość umowy ustalasz bez podatku od towarów i usług. Uwzględnij natomiast wartość opcji oraz wznowień, jeżeli przewiduje je umowa.

Aktualizuj dane po aneksach

Jeżeli podpisujesz aneks, pamiętaj o aktualizacji informacji w CRU. Dotyczy to nie tylko zmiany wartości umowy, lecz także m.in. terminu, zakresu świadczenia, danych stron, statusu umowy lub dnia zakończenia jej obowiązywania.

Ujawniaj tylko wymagane dane kontrahentów

W przypadku przedsiębiorców podawaj m.in. nazwę, REGON, NIP, jeśli jest w bazie REGON, oraz adres siedziby albo wykonywania działalności. W przypadku osoby fizycznej ujawniaj imię i nazwisko.

Zaktualizuj wzory umów

Warto dodać do umów informację, że dane o umowie mogą zostać udostępnione i aktualizowane w Centralnym Rejestrze Umów JSFP zgodnie z przepisami prawa.

Wyznacz osobę odpowiedzialną za obsługę CRU

Jako dyrektor odpowiadasz za udostępnianie i aktualizowanie danych, ale możesz upoważnić inną osobę. Rozważ powierzenie tych zadań pracownikowi pionu finansowego lub osobie, która ma dostęp do pełnych danych o umowach.

Przygotuj procedurę wewnętrzną

Ustal, kto zgłasza umowy do wpisu, kto weryfikuje dane, kto kontroluje aneksy i kto odpowiada za terminową aktualizację informacji. Dzięki temu ograniczysz ryzyko pominięcia umowy albo ujawnienia nieprawidłowych danych.