W samorządowej instytucji kultury wybór właściwych kosztów uzyskania przychodów przy umowie o dzieło zależy nie od nazwy umowy, lecz od tego, czy rezultat pracy wykonawcy stanowi utwór w rozumieniu prawa autorskiego oraz czy wynagrodzenie obejmuje korzystanie z praw autorskich lub rozporządzenie nimi.

Ustawa o PIT przewiduje jako zasadę 20% koszty uzyskania przychodów, natomiast 50% koszty są wyjątkiem i mogą być stosowane wyłącznie do honorarium autorskiego, czyli wynagrodzenia za korzystanie z praw autorskich do utworu. Sam fakt nazwania umowy „umową o dzieło z prawami autorskimi” nie przesądza o możliwości zastosowania 50% kosztów — decyduje treść i charakter świadczenia.

W przypadku prelekcji przed koncertem instytucja kultury powinna co do zasady stosować 20% koszty uzyskania przychodów, ponieważ samo wygłoszenie prelekcji, komentarza czy wprowadzenia do koncertu nie stanowi automatycznie utworu. Dopiero gdy wykonawca przygotowuje autorski, utrwalony tekst, scenariusz lub prezentację, a umowa przewiduje przeniesienie praw autorskich lub udzielenie licencji, możliwe jest zastosowanie 50% kosztów — i to wyłącznie do części wynagrodzenia odpowiadającej honorarium autorskiemu.

Jeżeli umowa nie wyodrębnia tej części, bezpieczne pozostaje stosowanie 20% kosztów do całości.

W przypadku autorskiego przygotowania scenariusza i prowadzenia spotkania muzycznego lub koncertu należy rozróżnić dwie części świadczenia. Jeżeli wykonawca tworzy autorski scenariusz, konspekt lub inne materiały o indywidualnym charakterze, które stanowią utwór, a umowa obejmuje przeniesienie praw autorskich lub licencję, to ta część wynagrodzenia może być objęta 50% kosztami uzyskania przychodów. Natomiast samo prowadzenie wydarzenia, konferansjerka lub czynności organizacyjne nie mają charakteru twórczego i powinny być rozliczane z 20% kosztami. Jeżeli umowa przewiduje jedną łączną kwotę za „autorskie przygotowanie scenariusza i prowadzenie koncertu”, bez wyodrębnienia honorarium autorskiego, to dla płatnika najbezpieczniejsze jest zastosowanie 20% kosztów do całości, ponieważ brak podziału uniemożliwia wykazanie, jaka część wynagrodzenia dotyczy praw autorskich.

Aby instytucja kultury mogła bezpiecznie stosować 50% koszty, umowa powinna jasno określać:

• jaki utwór powstaje (np. autorski scenariusz, tekst prelekcji, prezentacja),
• że wykonawca przenosi prawa autorskie lub udziela licencji,
• pola eksploatacji,
• wyodrębnione honorarium autorskie,
• a także powinna zawierać załącznik lub protokół przekazania utworu.

W praktyce oznacza to, że:

• prelekcja przed koncertem — standardowo 20%, a 50% tylko wtedy, gdy powstaje utwór i umowa obejmuje prawa autorskie;
• autorski scenariusz + prowadzenie wydarzenia — 50% do scenariusza, 20% do prowadzenia; – brak podziału wynagrodzenia — bezpiecznie 20% do całości.