Ustal, czy korekta jest konieczna

• Sprawdź, czy błąd dotyczy dokumentu ZUS RCA, ZUS RSA, ZUS RPA lub ZUS DRA.
• Ustal, czy błąd wpływa na wysokość składek, podstawę wymiaru, kod tytułu ubezpieczenia, okres świadczenia, wymiar etatu albo dane wykazane w raporcie.
• Pamiętaj, że korekty wymaga także błąd formalny, np. literówka w kwocie wykazanej w ZUS RPA, nawet jeśli nie zmienia składek.

Pilnuj terminów korekty

• Jeśli sama zauważyłaś błąd albo otrzymałaś zawiadomienie z ZUS – złóż korektę w ciągu 7 dni.
• Jeśli korekta wynika z decyzji ZUS – złóż dokumenty w ciągu 7 dni od uprawomocnienia się decyzji.
• Jeśli korekta wynika z kontroli ZUS – złóż ją w ciągu 30 dni od otrzymania protokołu kontroli, aneksu lub informacji o rozpatrzeniu zastrzeżeń.

Sprawdź skutki finansowe korekty

• Ustal, czy po korekcie powstała zaległość wobec ZUS.
• Jeśli tak, nalicz i opłać odsetki, chyba że ich kwota nie przekracza limitu 1% minimalnego wynagrodzenia.
• Nie czekaj, aż ZUS wskaże wysokość odsetek – jako płatnik musisz obliczyć je samodzielnie.
• Jeśli po korekcie powstała nadpłata, sprawdź, czy instytucja nie ma zaległości wobec ZUS. Jeżeli ma, nadpłata zostanie zaliczona na poczet długu.

Sprawdź raport ZUS RCA

• Zweryfikuj, czy po zmianie etatu pracownika wykazano prawidłowy wymiar czasu pracy.
• Sprawdź, czy przy przyznaniu renty zmieniono cały kod tytułu ubezpieczenia, nie tylko jedną cyfrę.
• Przy zmianie kodu tytułu ubezpieczenia pamiętaj o wyrejestrowaniu pracownika z dotychczasowym kodem i ponownym zgłoszeniu z nowym kodem.
• Sprawdź, czy wynagrodzenie chorobowe zostało ujęte w podstawie składki zdrowotnej.
• Zweryfikuj, czy prawidłowo zastosowano zwolnienia składkowe, np. przy ekwiwalentach i ryczałtach.
• Sprawdź, czy po przekroczeniu rocznej podstawy wymiaru składek nie naliczono nadal składek emerytalno-rentowych.

Sprawdź raport ZUS RSA

• Zweryfikuj okresy wykazane przy świadczeniach chorobowych.
• Sprawdź, czy pracownik po ukończeniu 50 lat nie otrzymał wynagrodzenia chorobowego za więcej niż 14 dni w roku.
• Ustal, czy nie wypłacono zasiłku chorobowego po upływie okresu zasiłkowego.
• Jeśli zdarzenie zostało później uznane za wypadek przy pracy, przekwalifikuj świadczenie na zasiłek z ubezpieczenia wypadkowego.
• Sprawdź, czy zastosowano właściwy kod świadczenia lub przerwy.

Sprawdź raport ZUS RPA

• Ustal, czy trzeba było złożyć ZUS RPA przy wypłacie składników należnych za poprzedni rok lub wcześniejsze lata.
• Sprawdź, czy raport ZUS RPA został złożony, gdy wynagrodzenie za grudzień wypłacono w styczniu kolejnego roku.
• Zweryfikuj kwoty wpisane w ZUS RPA, szczególnie przy trzynastkach, wyrównaniach i wypłatach za poprzednie lata.
• Sprawdź, czy dochód został wykazany w prawidłowym bloku raportu.
• Jeśli instytucja zatrudnia nauczycieli, sprawdź, czy w okresach pracy nauczycielskiej wyłączono przerwy, np. zwolnienie lekarskie, urlop wychowawczy, bezpłatny, dla poratowania zdrowia czy zasiłek macierzyński.

Sprawdź deklarację ZUS DRA

• Do każdej korekty raportu imiennego dołącz deklarację ZUS DRA z takim samym identyfikatorem.
• Złóż samą korektę ZUS DRA, jeśli błąd dotyczy wyłącznie danych wykazywanych w deklaracji, np. składek na FP, FS, FGŚP lub FEP.
• Sprawdź, czy naliczono składkę na FEP za pracownika przesuniętego czasowo do pracy szczególnej.
• Zweryfikuj, czy do podstawy FEP prawidłowo ujęto przychody z umów zlecenia zawartych z własnymi pracownikami, jeżeli jest taki obowiązek.

Przygotuj dokumenty korygujące

• Nadaj korekcie właściwy numer identyfikatora, np. 02, jeśli jest to pierwsza korekta za dany miesiąc.
• W raporcie korygującym wpisz prawidłowe dane, a nie tylko pola, które były błędne.
• Jeśli trzeba wycofać błędny raport, wyzeruj podstawy i składki w nieprawidłowym dokumencie, a następnie złóż poprawny raport.
• Zachowaj zgodność identyfikatorów między raportami imiennymi a deklaracją ZUS DRA.
• Dołącz notatkę wewnętrzną wyjaśniającą przyczynę korekty i datę wykrycia błędu.

Zabezpiecz się na wypadek kontroli

• Zachowaj kopię pierwotnych dokumentów i korekt.
• Dołącz dokumenty źródłowe: aneksy do umów, decyzje rentowe, zwolnienia lekarskie, protokoły powypadkowe, listy płac, wyroki sądowe, informacje z ZUS.
• Udokumentuj sposób wyliczenia odsetek albo podstawę ich nienaliczania.
• Sprawdź, czy korekty zostały prawidłowo uwzględnione w programie kadrowo-płacowym.
• Po wysłaniu korekty sprawdź saldo płatnika w ZUS.