Sygnaliści – jak powołać pełnomocnika ds. zgłoszeń w instytucji kultury

REKLAMA

Porady

Karolina Kołakowska

20.08.2024

Pytanie

Jestem w trakcie przygotowywania procedury odnośnie wchodzącej w życie ustawy o sygnalistach. Jak powołać pełnomocnika ds. zgłoszeń? Czy pełnomocnik ds. zgłoszeń powinien mieć dodatkowo dopisane stanowisko takie na umowie o pracę czy tylko zmienić zakres obowiązków?

Odpowiedź

Ustawa z 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów nie określa trybu upoważniania osób do przyjmowania zgłoszeń i prowadzenia działań następczych.

Ustawa wymaga jedynie:

aby procedura zgłoszeń wewnętrznych wskazywała wewnętrzną jednostkę organizacyjną lub osobę w ramach struktury organizacyjnej podmiotu prawnego, lub podmiot zewnętrzny, upoważnione przez podmiot prawny do przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych;
aby procedura zgłoszeń wewnętrznych wskazywała bezstronną wewnętrzną jednostkę organizacyjną lub osobę w ramach struktury organizacyjnej podmiotu prawnego, upoważnione do podejmowania działań następczych
aby do przyjmowania i weryfikacji zgłoszeń wewnętrznych, podejmowania działań następczych oraz przetwarzania danych osobowych osób korzystających z procedury były być dopuszczone wyłącznie osoby posiadające pisemne upoważnienie podmiotu prawnego.

Oznacza to, że podmiot prawny ma dość dużą swobodę w określenie trybu wyłonienia takiej osoby upoważnionej, która może być określana mianem pełnomocnika. Ponieważ ustawa stanowi o upoważnieniu podmiotu prawnego, to powinno być ono udzielone zgodnie z zasadami reprezentacji tego podmiotu. Można jednak przewidzieć w procedurze, że np. tylko dyrektor będzie nadawał upoważnienia.

Ważne

Nie ma wymogu, aby taki pełnomocnik/osoba upoważniona do przyjmowania zgłoszeń lub prowadzenia działań następczych była zatrudniona na stanowisku uwzględniającym w nazwie te czynności. Dla porządku jednak warto uregulować np. w porozumieniu z taką osobą, czy w związku z dodatkową funkcją ma prawo do dodatkowego wynagrodzenia, czy nie, że może wykonywać swoje zadania w godzinach pracy z zachowaniem prawa do wynagrodzenia.

Artykuł 24 ust. 6 ustawy przewiduje, że osobie ubiegającej się o pracę na podstawie stosunku pracy lub innego stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy lub usług lub pełnienia funkcji, lub pełnienia służby podmiot prawny przekazuje informację o procedurze zgłoszeń wewnętrznych wraz z rozpoczęciem rekrutacji lub negocjacji poprzedzających zawarcie umowy. W przypadku innych potencjalnych sygnalistów ustawa nie nakłada wprost obowiązku udostępnienia procedury np. przy pierwszym kontakcie. Biorąc pod uwagę cel procedury, wydaje się uzasadnione zamieszczenie jej na przykład na stronie www podmiotu. Procedura może być też udostępniona kontrahentom mailowo lub być do ich wglądu w siedzibie podmiotu.