ZUS IWA muszą złożyć płatnicy, którzy spełniają łącznie poniższe warunki:

• byli wpisani do rejestru REGON na dzień 31 grudnia roku, za który składany jest ten dokument,
• byli zgłoszeni w ZUS nieprzerwanie jako płatnicy składek na ubezpieczenie wypadkowe przez pełny rok, za który składana jest informacja ZUS IWA (tj. od 1 stycznia do 31 grudnia) i 1 dzień następnego roku kalendarzowego,
• zgłaszali do ubezpieczenia wypadkowego przez cały rok kalendarzowy, za który składana jest informacja ZUS IWA, co najmniej 10 ubezpieczonych (z pewnymi wyjątkami określonymi w przepisach, które dotyczą np. osób będących przez cały miesiąc na urlopie bezpłatnym lub macierzyńskim).

Jak wynika z art. 31 ust. 6 ustawy z 30 października 2002 r. o ubezpieczeniu społecznym z tytułu wypadków przy pracy i chorób zawodowych, informację ZUS IWA składa się w terminie do 31 stycznia danego roku za rok poprzedni.