1. Opracuj jasny i zgodny z ustawą regulamin ZFŚS

Ustal w regulaminie: krąg osób uprawnionych, rodzaje świadczeń, kryteria ich przyznawania, progi dochodowe oraz wymagane dokumenty. Regulamin musi być uzgodniony ze związkami zawodowymi albo z przedstawicielem pracowników i nie może być sprzeczny z ustawą o ZFŚS.

2. Wprowadź realne i zróżnicowane kryteria dochodowe

Najbezpieczniejszym rozwiązaniem jest ustalenie progów dochodu przypadającego na członka rodziny. Im niższy dochód – tym wyższe wsparcie. Unikaj przyznawania świadczeń „po równo”, ponieważ narusza to zasadę socjalnego charakteru Funduszu.

3. Badaj sytuację rodzinną i życiową, nie tylko zarobki

Pamiętaj, że sytuacja materialna to nie wyłącznie wynagrodzenie pracownika. Uwzględniaj dochody całej rodziny pozostającej we wspólnym gospodarstwie domowym oraz szczególne zdarzenia życiowe (np. choroba, śmierć członka rodziny, zdarzenia losowe).

4. Określ w regulaminie sposób dokumentowania dochodu

Wskaż, czy wymagane jest oświadczenie pracownika, kopia zeznania rocznego, czy inne dokumenty. Zdecyduj, czy przyjmujesz dochód brutto, dochód opodatkowany czy dochód netto – i stosuj tę zasadę konsekwentnie wobec wszystkich uprawnionych.

5. Stosuj zasadę uznaniowości i pierwszeństwa dla osób w trudniejszej sytuacji

Nie każdy pracownik musi otrzymać świadczenie w danym roku. Fundusz ma charakter socjalny, dlatego w pierwszej kolejności powinien wspierać osoby w słabszej kondycji materialnej i życiowej. Dokumentuj decyzje, aby zapewnić przejrzystość i bezpieczeństwo prawne instytucji.