Od 4 listopada 2025 r. instytucje kultury – jako płatnicy składek – nie muszą już przechowywać papierowych zgłoszeń do ZUS, jeśli zostały one złożone elektronicznie. To realne ułatwienie dla działów kadrowo-płacowych w bibliotekach, muzeach czy ośrodkach kultury, które dotąd zobowiązane były do drukowania i archiwizacji formularzy ZUS ZUA i ZZA z podpisem pracownika – nawet jeśli dokumenty zostały wysłane online. Nowelizacja ustawy systemowej (Dz.U. z 2025 r. poz. 1409) znosi ten wymóg i pozwala instytucjom zrezygnować z papierowej dokumentacji zgłoszeniowej, zmniejszając obciążenia administracyjne, koszty i ryzyko naruszeń RODO. Uwaga: pozostałe obowiązki wobec ZUS – jak zgłaszanie do ubezpieczeń, korekty i przechowywanie innych akt – nadal obowiązują. W artykule podpowiadamy, jak wdrożyć zmiany w dokumentacji i procedurach – krok po kroku.