Jak przeprowadzić inwentaryzację na koniec 2026 roku? Obowiązki księgowej, KSeF i JPK_ST_KR

Sprawdź, jakie składniki majątku podlegają inwentaryzacji.

Przeanalizuj ewidencję księgową instytucji kultury i ustal, które składniki majątku wymagają spisu z natury, potwierdzenia salda lub weryfikacji dokumentów. Uwzględnij zapasy, środki trwałe i rozrachunki z kontrahentami.

Ustal terminy i częstotliwość inwentaryzacji.

Sprawdź, które składniki należy inwentaryzować corocznie, a które mogą być objęte spisem raz na 2 lub 4 lata. Pamiętaj, że rzadsza inwentaryzacja jest możliwa po spełnieniu warunków określonych w art. 26 ustawy o rachunkowości.

Przygotuj harmonogram inwentaryzacji.

Wyznacz terminy spisów w poszczególnych lokalizacjach instytucji kultury. Zaplanuj prace tak, aby zakończyć je w ustawowym terminie, z uwzględnieniem 15 stycznia następnego roku.

Zweryfikuj instrukcję inwentaryzacyjną.

Sprawdź, czy dokument określa zasady powoływania komisji i zespołów spisowych, podział na pola spisowe, sposób dokumentowania wyników oraz procedury rozliczania różnic inwentaryzacyjnych. W razie potrzeby przygotuj odrębne instrukcje dla komisji i zespołów spisowych.

Przygotuj ewidencję środków trwałych do spisu.

Uzgodnij dane księgowe z dokumentacją majątku. Uwzględnij informacje potrzebne do sporządzenia struktury JPK_ST_KR, w tym sposób ustalenia wartości początkowej oraz przyporządkowanie składników do źródeł przychodów.

Sprawdź faktury w KSeF przed uzgodnieniem rozrachunków.

Zweryfikuj, czy księgi rachunkowe obejmują wszystkie faktury dostępne w Krajowym Systemie e-Faktur. Zwróć szczególną uwagę na dokumenty odebrane w KSeF, które nie zostały jeszcze przekazane do działów merytorycznych.

Prawidłowo udokumentuj wyniki inwentaryzacji.

Zadbaj o kompletność arkuszy spisowych, potwierdzeń sald i dokumentów weryfikacyjnych. Powiąż ustalone stany majątku z odpowiednimi zapisami w księgach rachunkowych.

Wyjaśnij i rozlicz różnice inwentaryzacyjne.

Porównaj wyniki inwentaryzacji ze stanem księgowym, ustal przyczyny niedoborów i nadwyżek oraz przygotuj dokumentację niezbędną do ich rozliczenia. Wszystkie różnice ujmij w księgach roku obrotowego, na który przypadał termin inwentaryzacji.

Ustal zakres odpowiedzialności, jeśli księgowość prowadzi CUW.

Sprawdź uchwałę rady gminy określającą jednostki obsługujące i obsługiwane oraz zakres powierzonych obowiązków. Upewnij się, że zadania związane z inwentaryzacją zostały odpowiednio uwzględnione w organizacji wspólnej obsługi.

Wykorzystaj wyniki inwentaryzacji przed sporządzeniem sprawozdania finansowego.

Zweryfikuj, czy wszystkie ustalone różnice zostały rozliczone, a ewidencja księgowa odzwierciedla rzeczywisty stan majątku. Sprawdź wpływ korekt na wycenę aktywów, wynik finansowy oraz dane wykazywane w sprawozdawczości finansowej i budżetowej.