Strony powinny doprowadzić do zawarcia pisemnej umowy, określającej warunki organizacyjno-finansowe działalności instytucji kultury oraz program jej działania. Brak takiej umowy jest niezgodny z prawem i niekorzystny dla obu stron.

Organizator przed powołaniem dyrektora zawiera z nim odrębną umowę w formie pisemnej, w której strony określają warunki organizacyjno-finansowe działalności instytucji kultury oraz program jej działania. Umowa wchodzi w życie z dniem powołania dyrektora. Odmowa zawarcia umowy przez kandydata na stanowisko dyrektora powoduje jego niepowołanie na to stanowisko.

W myśl art. 15 ust. 5a uodk program, o którym mowa w art. 15 ust. 5, podaje do publicznej wiadomości w terminie 7 dni od dnia powołania dyrektora instytucji kultury:

1) organizator na swojej stronie podmiotowej w Biuletynie Informacji Publicznej lub

2) instytucja kultury na swojej stronie internetowej.

Z kolei jak wynika z art. 15 ust. 6 pkt 4 ustawy, dyrektor instytucji kultury powołany na czas określony może być odwołany przed upływem tego okresu w przypadku odstąpienia od realizacji umowy, o której mowa w art. 15 ust. 5.

Inicjatorem zawarcia umowy, o której mowa w art. 15 ust. 5 ustawy powinien być organizator instytucji kultury. Brak zawarciatakiej umowy z dyrektorem instytucji kultury przed jego powołaniem jest niezgodne z art. 15 ust. 5 ustawy i rodzi negatywne skutki dla organizatora instytucji kultury głównie z tego powodu, że:

1) nie dochodzi do określenia warunków organizacyjno-finansowych działalności instytucji kultury oraz programu jej działania, których realizację organizator instytucji mógłby egzekwować od dyrektora instytucji kultury;

2) organizator instytucji kultury nie może powołać się na odstąpienie od realizacji ww. umowy przez dyrektora instytucji kultury, jako na przyczynę ewentualnego odwołania dyrektora tej instytucji (wobec braku takiej umowy).

Brak umowy, o której mowa w art. 15 ust. 5 ustawy, uznać należy również za niekorzystny dla dyrektora instytucji kultury, gdyż nieokreślenie warunków organizacyjno-finansowych działalności instytucji kultury oraz programu jej działania powoduje, iż nie jest jasne w oparciu o jakie konkretne kryteria organizator będzie oceniał pracę dyrektora instytucji.

W przypadku opisanym w pytaniu, strony powinny jak najszybciej doprowadzić do zawarcia pisemnej umowy, określającej warunki organizacyjno-finansowe działalności instytucji kultury oraz program jej działania, uzupełniając w ten sposób istotny brak w ustaleniach, jakie powinny obowiązywać w relacji organizatora instytucji kultury z jej dyrektorem.