Co do zasady nie ma obowiązku sporządzania osobnego „rachunku” do umowy zlecenia. Przepisy regulujące umowę zlecenia określają prawo do wynagrodzenia i jego wymagalność, ale nie nakładają obowiązku wystawiania rachunku w określonej formie. Rachunek ma w praktyce charakter dokumentu księgowo-podatkowego, a nie warunku ważności rozliczenia.

Niezależnie od tego musi istnieć dowód potwierdzający naliczenie i wypłatę wynagrodzenia ,który spełnia wymagania dowodu księgowego. Dokument ten powinien pozwalać na jednoznaczne ustalenie stron operacji, okresu rozliczenia, podstawy wyliczenia oraz kwoty wynagrodzenia. Rachunek jest jedną z dopuszczalnych form takiego dokumentu, ale nie jedyną.

Przy umowach zlecenia lub o świadczenie usług objętych minimalną stawką godzinowąstrony muszą w umowie określić sposób potwierdzania liczby przepracowanych godzin, a dokumentację w tym zakresie należy przechowywać przez 3 lata. Jest to obowiązek ustawowy, którego nie da się wyeliminować, można natomiast przyjąć prostszy sposób jego realizacji.

Z opisu wynika, że obowiązek ten jest spełniany, albowiem w umowach wskazana jest stawka godzinowa, a liczba godzin potwierdzana jest kartami pracy/obecności. Dokumenty te stanowią prawidłową podstawę do ustalenia wynagrodzenia.

W praktyce, skoro sporządzacie Państwo listę płac oraz posiadacie karty pracy, możliwe jest zastąpienie indywidualnych rachunków miesięcznym zbiorczym zestawieniem wynagrodzeń zleceniobiorców. Zestawienie takie powinno zawierać co najmniej: okres rozliczeniowy, liczbę godzin, stawkę, kwotę wynagrodzenia, ewentualne potrącenia, kwotę do wypłaty, datę wypłaty oraz oznaczenie dowodu księgowego, a karty pracy stanowią dokumenty źródłowe.

Takie zestawienie, jeśli spełnia wymagania dowodu księgowego i jest powiązane z ewidencją godzin oraz wypłatą w praktyce pełni funkcję rachunku ,bez konieczności sporządzania odrębnych dokumentów dla każdej osoby.