Jeżeli samochód służbowy ma być w wyłącznej dyspozycji instytucji kultury i używany wyłącznie w celach służbowych przez wielu pracowników, nie ma konieczności zawierania umów o odpowiedzialności materialnej, ale sposób korzystania z samochodu (w tym pobranie, odbiór i zasady korzystania) powinny być określone w przepisach zakładowych

Korzystanie z samochodu służbowego, jeżeli ma on być wykorzystywany jedynie do celów służbowych, powinno następować na zasadach powierzenia mienia pracodawcy z obowiązkiem rozliczenia się. Kodeks pracy stanowi w tym zakresie, że pracownik, któremu powierzono z obowiązkiem zwrotu albo do wyliczenia się:
1) pieniądze, papiery wartościowe lub kosztowności,
2) narzędzia i instrumenty lub podobne przedmioty, a także środki ochrony indywidualnej oraz odzież i obuwie robocze,
3) inne mienie, nie wymienione wyżej, powierzone z obowiązkiem zwrotu lub wyliczenia się,
odpowiada w pełnej wysokości za szkodę powstałą w tym mieniu.

Gdy samochód będzie wyłącznie w dyspozycji instytucji kultury i wykorzystywany przez pracowników do celów wyłącznie służbowych, wówczas nie ma konieczności zawierania z każdym pracownikiem, w tym z dyrektorem, odrębnej umowy o odpowiedzialności za mienie powierzone. Pracownik (w tym dyrektor) odbiera wówczas samochód za pokwitowaniem w formie odpowiedniego zapisu, odrębnego kwitu, czy wpisu w rejestrze użytkowników prowadzonym w danej instytucji lub w inny podobny sposób (por. komentarz do art. 124 KP w: „Kodeks pracy. Komentarz” red. W. Muszalski, K. Walczak, Legalis wyd. 13, Warszawa 2021).

Niezależnie od powyższego sposób korzystania z mienia pracodawcy tego typu (jak pojazd służbowy w wyłącznej dyspozycji instytucji kultury) powinien zostać określony w przepisach zakładowych (np. w regulaminie pracy albo odrębnym zarządzeniu dyrektora).