W analizowanym stanie faktycznym konieczna jest zgoda pracodawcy na przejazd pracownika (dyrektora instytucji kultury) w podróży służbowej samochodem osobowym. Pracownikowi przysługuje zwrot kosztów przejazdu w wysokości stanowiącej iloczyn przejechanych kilometrów przez stawkę za jeden kilometr przebiegu. Wolna od podatku dochodowego od osób fizycznych będzie należność z tytułu zwrotu pracownikowi kosztów podróży do wysokości wynikającej z zastosowania stawki za jeden kilometr przebiegu. Kosztami uzyskania przychodów pracodawcy będzie kwota nie wyższa od kwoty wydatków poniesionych na rzecz pracownika z tytułu używania samochodów na potrzeby podatnika (pracodawcy) w celu odbycia podróży służbowej, wynikającej z zastosowania wspomnianej stawki za jeden kilometr przebiegu.

Zgodnie z § 1 ust. 2 rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (Dz.U. z 2002 r. Nr 27, poz. 271 ze zm.), zwrot kosztów używania przez pracownika pojazdu do celów służbowych poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy pracownika, określają przepisy w sprawie szczegółowych zasad ustalania oraz wysokości należności przysługujących pracownikowi z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju.

W związku z powyższym, w odniesieniu do stanu faktycznego opisanego w pytaniu, znajduje zastosowanie § 3 ust. 3 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (tekst jedn.: Dz.U. z 2023 r. poz. 2190 ze zm.). Zgodnie z tym przepisem, na wniosek pracownika pracodawca może wyrazić zgodę na przejazd w podróży krajowej lub podróży zagranicznej samochodem osobowym, motocyklem lub motorowerem niebędącym własnością pracodawcy. Wówczas pracownikowi przysługuje zwrot kosztów przejazdu w wysokości stanowiącej iloczyn przejechanych kilometrów przez stawkę za jeden kilometr przebiegu, ustaloną przez pracodawcę, która nie może być wyższa niż określona w przepisach wydanych na podstawie art. 34a ust. 2 ustawy z dnia 6 września 2001 r. o transporcie drogowym (Dz. U. z 2022 r. poz. 2201, z późn. zm.). Chodzi o § 2 ww. rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (Dz.U. z 2002 r. Nr 27, poz. 271 ze zm.). Stanowi on, że koszty używania pojazdów do celów służbowych pokrywa pracodawca według stawek za 1 kilometr przebiegu pojazdu, które nie mogą być wyższe niż:

1) dla samochodu osobowego:

a) o pojemności skokowej silnika do 900 cm3 - 0,89 zł,

b) o pojemności skokowej silnika powyżej 900 cm3 - 1,15 zł,

2) dla motocykla - 0,69 zł,

3) dla motoroweru - 0,42 zł.

Zgodnie z art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a ustawy o PIT, wolne od podatku są diety i inne należności za czas podróży służbowej pracownika - do wysokości określonej w odrębnych ustawach lub w przepisach wydanych przez ministra właściwego do spraw pracy w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju (z zastrzeżeniem art. 21 ust. 13 i 15c - które nie dotyczą analizowanego przypadku).

Jak stanowi art. 16 ust. 1 pkt 30 lit. a ustawy o CIT, nie uważa się za koszty uzyskania przychodów wydatków ponoszonych na rzecz pracowników z tytułu używania przez nich samochodów na potrzeby podatnika w celu odbycia podróży służbowej (jazdy zamiejscowe). W wysokości przekraczającej kwotę ustaloną przy zastosowaniu stawek za jeden kilometr przebiegu pojazdu, określonych w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra.

Zatem w analizowanym stanie faktycznym, po pierwsze konieczna jest zgoda pracodawcy na przejazd pracownika (dyrektora instytucji kultury) w podróży służbowej samochodem osobowym. Zgody tej powinien udzielić, jak się wydaje, organizator instytucji kultury.

Jeżeli taka zgoda zostanie udzielona, pracownikowi przysługuje zwrot kosztów przejazdu w wysokości stanowiącej iloczyn przejechanych kilometrów przez stawkę za jeden kilometr przebiegu, w granicach określonych we wspomnianym wyżej § 2 rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (Dz.U. z 2002 r. Nr 27, poz. 271 ze zm.). Wolna od podatku dochodowego od osób fizycznych będzie należność z tytułu zwrotu pracownikowi kosztów podróży do wysokości wynikającej z zastosowania wspomnianej stawki za jeden kilometr przebiegu. Kosztami uzyskania przychodów pracodawcy będzie kwota nie wyższa od kwoty wydatków poniesionych na rzecz pracownika z tytułu używania samochodów na potrzeby podatnika (pracodawcy) w celu odbycia podróży służbowej, wynikającej z zastosowania wspomnianej stawki za jeden kilometr przebiegu.