Wartość świadczeń urlopowych a podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne pracowników

Decyzja nr 288

Na podstawie art. 34 ust. 1 i ust. 5 ustawy z dnia 6 marca 2018 r. Prawo przedsiębiorców (Oz. U. z 2024 poz. 236 ze zm.), w związku z art. 83d ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz. U. z 2025 r., poz.350 ze zm.), Zakład Ubezpieczeń Społecznych Oddział w Gdańsku uznaje za prawidłowe stanowisko zawarte we wniosku złożonym w dniu 9 maja 2025 r. przez przedsiębiorcę dotyczące nieuwzględnienia w podstawie wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne pracowników wartości Świadczeń urlopowych.

Uzasadnienie

W dniu 9 maja 2025 r. do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych wpłynął wniosek przedsiębiorcy o wydanie interpretacji indywidualnej w trybie art. 34 ust. 1 ustawy z dnia 6 marca 2018 r. Prawo przedsiębiorców. Wniosek został uzupełniony pismem doręczonym dnia 29 maja 2025 r. oraz opłacony dnia 29 maja 2025 r.

Wnioskodawca wskazuje, że zatrudnia 5 pracowników i nie tworzy ZFŚS, ale chciałby wypłacić w danym roku pracownikom świadczenie urlopowe ze środków obrotowych firmy w wysokości nie przekraczającej odpisu podstaw'0W'ego, o którym mowa wustawy o ZFSS.

Świadczenie to byłoby wypłacane pracownikom korzystającym w danym roku kalendarzowym z urlopu wypoczynkowego w wymiarze co najmniej 14 kolejnych dni kalendarzowych. Organizacja nie posiada regulaminu wynagradzania. Pracownicy zostali poinformowani o wypłacie świadczenia urlopowego do dnia 31 stycznia bieżącego roku.

Wnioskodawca prosi o interpretację czy Świadczenie to, pomimo iż nie jest z ZFŠS korzysta ze zwolnienia składkowego, o którym mowa wrozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne rentowe.

Organizacja zatrudnia 5 pracowników i nie tworzy ZFSS. Jednocześnie chce wypłacić pracownikom Świadczenie urlopowe w wysokości nie przekraczającej odpisu podstawowego, o którym mowa w art. 3 ust. 4 ustawy o ZFŚS. Świadczenie to byłoby wypłacane pracownikom korzystającym w danym roku kalendarzowym z urlopu wypoczynkowego w wymiarze co najmniej 14 kolejnych dni kalendarzowych.

Wnioskodawca uważa, że Świadczenie to będzie zwolnione z oskładkowania społecznego, a zwolnienie składkowe wynika z § 2 ust. 1 pkt 21 powołanego rozporządzenia i funkcjonuje do wysokości nieprzekraczającej rocznie kwoty odpisu podstawowego określonej w ustawie o ZFSS.

Oskładkowaniu nie podlega więc świadczenie urlopowe, które zostało wypłacone pracownikowi w wysokości ustalonej odpowiednio do rodzaju zatrudnienia oraz wymiaru jego czasu pracy. Z podstawy wymiaru składek ZLIS wyłączone jest Świadczenie urlopowe wypłacane na podstawie art. 3 ust. 4 ustawy z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (Dz. U. z 2017 r. poz. 2191 ze zm.) - do wysokości nieprzekraczającej rocznie kwoty odpisu podstawowego określonej w tej ustawie.

Tak wynika zrozporządzenia Ministra Pracy Polityki Socjalnej z dnia 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i (Dz. U. z 2017 r. poz. 1949), dalej rozporządzenia składkowego.

Świadczenie urlopowe, o którym mowa w ww. ustawie, wypłacają pracodawcy spoza sfery budżetowej, zatrudniający według stanu na dzień 1 stycznia danego roku mniej niż 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty, którzy nie tworzą zakładowego funduszu świadczeń socjalnych. Jego wypłata następuje raz w roku, nie później niż w ostatnim dniu poprzedzającym rozpoczęcie urlopu wypoczynkowego obejmującego co najmniej 14 dni kalendarzowych.

Do tego okresu zalicza się zarówno dni robocze, jak również niedziele i święta, a tym samym w 14 kolejnych dniach liczba dni urlopu będzie niższa. Wysokość świadczenia urlopowego nie może przekroczyć wysokości odpisu podstawowego, odpowiedniego do rodzaju zatrudnienia pracownika, ustalonego proporcjonalnie do jego wymiaru czasu pracy.

Uzupełniając wniosek pismem złożonym dnia 2g maja 2025 r. wnioskodawca oświadczył, że Świadczenie urlopowe, o którym mowa we wniosku ma przychodem ze stosunku pracy (art. 12 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (tj. Dz.U. Z 2022 r. Poz. 2647 z późn. zm.). Co oznacza, że jest opodatkowane na zasadach ogólnych, stanowi podstawę opodatkowania. Ponadto ma zgodnie zustawy z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (t.j. Dz. U. z 2023 r. poz. 998 z późn. zm.).

Wypłacane przez pracodawcę raz w roku każdemu pracownikowi korzystającemu w danym roku kalendarzowym z urlopu wypoczynkowego w wymiarze co najmniej 14 kolejnych dni kalendarzowych. Według stanowiska wnioskodawcy świadczenie to jest opodatkowane na zasadach ogólnych, stanowi podstawę opodatkowania. Natomiast jest nieoskładkowane do wysokości nieprzekraczającej rocznie kwoty odpisu podstawowego (rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z dnia 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (t.j. Dz.U. z 2023 r. poz. 728).

Mając na uwadze treść wniosku, jak również obowiązujące w tym przedmiocie przepisy prawa Zakład Ubezpieczeń Społecznych Oddział w Gdańsku zważył co następuje.

Zgodnie z przepisem art. 34 ust. 1 ustawy Prawo przedsiębiorców przedsiębiorca może złożyć do właściwego organu lub właściwej państwowej jednostki organizacyjnej wniosek o wydanie wyjaśnienia co do zakresu i sposobu stosowania przepisów, z których wynika obowiązek Świadczenia przez przedsiębiorcę daniny publicznej lub składek na ubezpieczenia społeczne lub zdrowotne, w jego indywidualnej sprawie (interpretacja indywidualna).

Natomiast w myśl art. 83d ust. 1 ustawy z dnia 13 października 1998r. o systemie ubezpieczeń społecznych Zakład wydaje interpretacje indywidualne, o których mowa w art. 34 ustawy z dnia 6 marca 2018r. Prawo przedsiębiorców w zakresie obowiązku podlegania ubezpieczeniom społecznym, zasad obliczania składek na ubezpieczenia społeczne, ubezpieczenie zdrowotne, Fundusz Pracy, Fundusz Solidarnościowy, Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych i Fundusz Emerytur Pomostowych oraz podstawny wymiaru tych składek.

Stanowisko wyrażone przez wnioskodawcę we wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej w trybie art. 34 ust. 1 ustawy Prawo przedsiębiorców uznać należy za prawidłowe.

Jednocześnie Zakład zaznacza, że w drodze niniejszej decyzji dokonuje jedynie oceny stanowiska przedsiębiorcy w zakresie przedstawionej przez niego interpretacji przepisów.

Ocena stanowiska Przedsiębiorcy, dokonywana pod kątem prawidłowości zaprezentowanej przez przedsiębiorcę wykładni przepisu prawa, czyniona jest w oparciu o kompletny opis zdarzenia przyszłego zawarty w treści wniosku o wydanie indywidualnej interpretacji.

Podkreślenia przy tym wymaga fakt, iż rozpoznając wniosek o wydanie interpretacji Zakład nie prowadzi postępowania wyjaśniającego, w szczególności nie przeprowadza postepowania dowodowego.

Granice sprawy rozpatrywanej na podstawie złożonego wniosku o wydanie interpretacji, jak zauważono wyżej, zakreślają jedynie ramy zaprezentowanego opisu zdarzenia przyszłego.

Wydając indywidualną interpretację Zakład przyjmuje więc jako prawdziwe złożone przez wnioskodawcę oświadczenia, zwracając jednocześnie uwagę na fakt, iż wiążący charakter niniejszej decyzji ograniczony został jedynie do zdarzenia przyszłego przedstawionego przez wnioskodawcę stanu prawnego obowiązującego w dniu jej wydania.

Ryzyko podania nieprawdziwych informacji w opisie zdarzenia przyszłego bądź też poczynienie przez terenowe jednostki organizacyjne Zakładu, np. w toku prowadzonego postępowania lub w toku czynności kontrolnych, ustaleń odmiennych od tych zaprezentowanych przez wnioskodawcę obciąża jedynie przedsiębiorcę. Organ rentowy nie odnosi się w niniejszej decyzji do kwestii opodatkowania świadczeń, gdyż leży to w wyłącznej gestii organów podatkowych.

W myśli 2 w zw. zustawy z dnia 13 października 1998r. o systemie ubezpieczeń społecznych podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne pracowników stanowi przychód w rozumieniu przepisów o podatku dochodowym od osób fizycznych z tytułu zatrudnienia w ramach stosunku pracy z wyłączeniem przychodów wymienionych w § 2 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 18 grudnia 1998r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (Dz. U. z 2025r., poz. 316) jak również wynagrodzeń za czas niezdolności do pracy wskutek choroby lub odosobnienia w związku z chorobą zakaźną oraz zasiłków z ubezpieczeń społecznych.

Zgodnie zaś z § 1 ww. rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe, podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe stanowi przychód w rozumieniu przepisów o podatku dochodowym od osób fizycznych, osiągany przez pracowników u pracodawcy z tytułu zatrudnienia w ramach stosunku pracy.

Za przychody ze stosunku pracy uważa się: wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężną Świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło finansowania tych wypłat i Świadczeń, a w szczególności: wynagrodzenia zasadnicze, wynagrodzenia za nadliczbowe, różnego rodzaju dodatki, nagrody, ekwiwalenty za niewykorzystany urlop i wszelkie inne kwoty niezależnie od tego, czy ich wysokość została z góry ustalona, a ponadto świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika, jak również wartość innych nieodpłatnych Świadczeń lub Świadczeń częściow'0 odpłatnych.

Jednocześnie katalog przychodów nie stanowiących podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne został zawarty we wskazanym rozporządzeniu z dnia 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe.

Zwolnienia stanowią odstępstwo od zasady powszechności oskładkowania i jako mające charakter przywileju powinny być interpretowane bez dokonywania wykładni rozszerzającej. Zgodnie zpowołanego wyżej rozporządzenia z podstawy wymiaru składek wyłączone są świadczenia urlopowe wypłacane na podstawie art. 3 ust. 4 ustawy z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych do wysokości nie przekraczającej rocznie kwoty odpisu podstawowego określonego w tej ustawie.

Zasady tworzenia przez pracodawców zakładowego funduszu Świadczeń socjalnych i zasady gospodarowania środkami tego Funduszu określają przepisy ustawy z dnia 4 marca 1994r. o zakładowym funduszu Świadczeń socjalnych (tj. Dz.U. z 2024 r., poz. 238). Przepisy ww. ustawy w brzmieniu obowiązującym w dniu wydania niniejszej decyzji wskazują, co następuje.

Zgodnie zi 1c powyżej powołanej ustawy Pracodawcy, nie będący jednostkami budżetowymi lub samorządowymi zakładami budżetowymi, zatrudniający według stanu na dzień 1 stycznia danego roku co najmniej 50 pracowników w przeliczeniu na pełny etat tworzą zakładowy fundusz świadczeń socjalnych, natomiast zatrudniając, na dzień 1 stycznia danego roku, co najmniej 20 i mniej niż 50 pracowników w przeliczeniu na pełny etat, tworzą Fundusz na wniosek zakładowej organizacji związkowej.

Z kolei w myśl art. 3 ust.3 ustawy, pracodawcy zatrudniający według stanu na dzień 1 stycznia danego roku mniej niż 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty mogą tworzyć Fundusz do wysokości i na zasadach określonych w art. 5 lub mogą wypłacać świadczenie urlopowe.

Wysokość świadczenia urlopowego ustala się zgodnie zustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych. Z dyspozycji zawartej w art. 3 ust. 5 tejże ustawy wynika natomiast, że świadczenie urlopowe wypłaca pracodawca raz w roku każdemu pracownikowi korzystającemu z urlopu wypoczynkowego w wymiarze minimum 14 następujących po sobie dni kalendarzowych, jego wypłata następuje najpóźniej w ostatnim dniu poprzedzającym urlop wypoczynkowy oraz, że tak wypłaconego świadczenia urlopowego nie odprowadza się składek na ubezpieczenia społeczne, o czym stanowi art. 3 ust. 6 powołanej powyżej ustawy.

Zwolnienie z podstawny wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe na podstawierozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 18 grudnia 1998r. dotyczy wyłącznie świadczeń urlopowych wypłacanych przez pracodawcę, który zatrudnia na dzień I stycznia danego roku mniej niż 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty.

Z przedstawionego we wniosku opisu zdarzenia przyszłego wynika, że przedsiębiorca zatrudnia 5 pracowników. Jednocześnie wnioskodawca nie tworzył zakładowego funduszu Świadczeń socjalnych, ale chciałby wypłacić w danym roku pracownikom Świadczenia urlopowe ze środków obrotowych firmy w wysokości nie przekraczającej odpisu podstawowego, o którym mowa w art. 3 ust.4 ustawy o zakładowym funduszu Świadczeń socjalnych. Organizacja nie posiada regulaminu wynagradzania.

Świadczenie urlopowe wypłacone na podstawie przepisów ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych nie podlega uwzględnieniu w podstawie wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne, zatem przepis § 2 ust. 1 pkt 21 rozporządzenia z dnia 18 grudnia 1998r. będzie miał zastosowanie do świadczeń urlopowych wypłaconych pracownikom przez przedsiębiorcę i tym samym nie będą one stanowiły składnika podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne.

Mając na uwadze powyższe orzeczono jak w sentencji.

Pouczenie

Decyzja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dacie jej wydania.

Wydana decyzja wiąże Zakład Ubezpieczeń Społecznych wyłącznie w sprawie przedsiębiorcy, na którego wniosek została wydana. Stosownie do art.35 ust 1 i ust.2 ustawy z dnia 6 marca 2018 r. Prawo przedsiębiorców niniejsza decyzja nie jest wiążąca dla przedsiębiorcy, natomiast jest wiążąca dla Zakładu Ubezpieczeń Społecznych, do czasu jej zmiany lub uchylenia.

Od niniejszej decyzji przysługuje, zgodnie z art. 83 ust. 2 ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych, w związku z art. 34 ust.5 ustawy z dnia 6 marca 2018 r. Prawo przedsiębiorców, odwołania do właściwego Wydziału Pracy i Ubezpieczeń Społecznych Sądu Okręgowego w odwołanie wnosi się na piśmie za pośrednictwem jednostki organizacyjnej ZUS, która wydała decyzję lub do protokołu sporządzonego przez tę jednostkę, w terminie miesiąca od dnia doręczenia decyzji.