Zgodnie z art. 10a ustawy o samorządzie gmina może zorganizować wspólną obsługę między innymi dla jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, gminnych instytucji kultury. Do wspólnej obsługi nie musi być powołana odrębna jednostka budżetowa, jak wynika z art. 10b ust. 1 ustawy o samorządzie obsługę może wykonywać w szczególności urząd miejski.

Podstawą funkcjonowania wspólnej obsługi jest uchwały rady gminy, w której to wskazuje się jednostkę obsługującą, jednostki obsługiwane (mogą to być tylko jednostki budżetowe i samorządowe zakłady budżetowe) oraz zakres obowiązków powierzonych jednostkom obsługującym w ramach wspólnej obsługi. Dopiero wówczas po podjęciu uchwały do wspólnej obsługi mogą przystąpić instytucje kultury. Podstawą do tego musi być zawarte porozumienie z jednostką obsługującą, po uprzednim zgłoszeniu tego zamiaru wójtowi, w porozumieniu tym określa się zakres wspólnej obsługi.

Z zapytania wynika, że zamiarem jest objęcie wspólną obsługą instytucji kultury w zakresie kadrowo-płacowym, tak więc zakres ten powinien być określony w przedmiotowym porozumieniu.

Natomiast jeżeli zostaną powierzone obowiązki z zakresu rachunkowości i sprawozdawczości jednostek obsługiwanych, będących jednostkami organizacyjnymi gminy lub gminnymi instytucjami kultury to muszą być one są przekazane w całości (art. 10c ust. 2 ustawy o samorządzie). Tak więc w przypadku powierzenia obowiązków z zakresu rachunkowości i sprawozdawczości spowoduje przejęcie przez kierownika jednostki obsługującej odpowiedzialności z tego tytułu (art. 53 ust. 5 ustawy o finansach publicznych). Reasumując to, kto będzie prowadziła wspólną obsługę jednostek w gminie, musi być określone w uchwale i może to być urząd. Natomiast odpowiedzialność w tym zakresie wynika z przepisów ustawy o finansach publicznych.