Przy określaniu, czy dany wydatek może być uznany za koszt, istotna jest jego celowość. To znaczy konieczne jest, aby jego poniesienie było ukierunkowane na osiągnięcie przychodu, zachowanie albo zabezpieczenie jego źródła.

Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy CIT kosztem uzyskania przychodu są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów ze źródła przychodów lub w celu zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1.

Dla możliwości zaliczenia danego wydatku do kosztów podatkowych na gruncie ustawy CIT konieczne jest spełnienie następujących przesłanek:

• istnienie związku przyczynowo-skutkowego pomiędzy wydatkiem a osiągnięciem przychodu, zachowaniem lub zabezpieczeniem jego źródła;
• właściwe udokumentowanie wydatku;
• wydatek nie został wymieniony w art. 16 ust. 1 ustawy CIT jako wydatek niestanowiący kosztów uzyskania przychodów;
• wydatek został poniesiony przez podatnika i ma charakter definitywny.

Ponadto, powszechnie akceptowany jest pogląd, iż nie jest konieczne, aby poniesiony wydatek można było powiązać z określonym przychodem w sposób bezpośredni. Istnieją wydatki, które jako koszty ponoszone na działalność ogólną danego podmiotu przyczyniają się do powstania, zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodów w sposób pośredni.

Istnienie związku przyczynowo-skutkowego jest kluczowym elementem dla możliwości rozpoznania kosztu podatkowego u danego podatnika. Zdaniem spółki wydatek na szkolenia we wszystkich wariantach można uznać za celowy, racjonalny i związany z osiągnięciem, zachowaniem i zabezpieczeniem źródła przychodów. Tak więc skoro strony postanowiły iż koszty noclegu będą po stronie organizatora to koszty te są kosztami związanymi z działalnością statutową. Analizę ponoszonych kosztów należy zawsze realizować w kontekście zwyczajów i zasad w danej branży. W tym wypadku tego typu rozliczenia są standardem.

Stosownie do art. 11 ust. 1 ustawy o PIT przychodami, z zastrzeżeniem art. 14-15, art. 17 ust. 1 pkt 6, 9, 10 w zakresie realizacji praw wynikających z pochodnych instrumentów finansowych, pkt 11, art. 19, art. 25b, art. 30ca, art. 30da i art. 30f, są otrzymane lub postawione do dyspozycji podatnika – osoby fizycznej w roku kalendarzowym pieniądze i wartości pieniężne oraz wartość otrzymanych świadczeń w naturze i innych nieodpłatnych świadczeń.

Wartość pieniężną innych nieodpłatnych świadczeń ustala się:

Wobec niezdefiniowania w ustawie podatkowej pojęcia „nieodpłatnego świadczenia” zasadne jest odwołanie się do znaczenia tego pojęcia ukształtowanego w orzecznictwie sądowym, zgodnie z którym, nieodpłatnym świadczeniem w rozumieniu przepisów o podatku dochodowym – generalnie – jest każde zdarzenie prawne i zjawisko gospodarcze, których następstwem jest uzyskanie korzyści kosztem innego podmiotu, lub te wszystkie zdarzenia prawne i gospodarcze, których skutkiem jest nieodpłatne, to jest niezwiązane z kosztami lub inną formą ekwiwalentu, przysporzenie majątku danej osobie, mające konkretny wymiar finansowy. Przysporzenie to może polegać na zwiększeniu majątku (aktywów) bądź uniknięciu jego pomniejszenia (zaoszczędzenie wydatków).

Dokonując oceny, czy w tej sytuacji ponoszenie wydatków na nabycie usług dla artystów np. gastronomicznych (catering) prowadzi do powstania po stronie osób nieprowadzących działalności gospodarczej przychodu z tytułu nieodpłatnych świadczeń w rozumieniu ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, należy kierować się wyrokiem Trybunału Konstytucyjnego z 8 lipca 2014 r. (sygn. akt K 7/13; Dz.U. z 2014 r. poz. 947). Trybunał Konstytucyjny w tym wyroku ustalił, jakie kryteria statuują nieodpłatne świadczenie do zakwalifikowania go jako przychodu.

Trybunał Konstytucyjny, definiując pojęcie „innych nieodpłatnych świadczeń” jako przychodu, w rozumieniu art. 12 ust. 1 i art. 11 ust. 1 ustawy o PIT, wskazał, że za przychód mogą być uznane takie świadczenia, które:

• zostały spełnione za zgodą podatnika (skorzystał z nich w pełni dobrowolnie),
• zostały spełnione w jego interesie (a nie w interesie płatnika) i przyniosły mu korzyść w postaci powiększenia aktywów lub uniknięcia wydatku, który musiałby ponieść,
• korzyść ta jest wymierna i przypisana indywidualnemu podatnikowi (nie jest dostępna w sposób ogólny dla wszystkich podmiotów).

Wobec tego, przyjęcie oceny uznającej konkretne świadczenie ze strony płatnika za przychód podatnika z działalności wykonywanej osobiście, podlegający opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych, winno opierać się na przesłankach wynikających z ww. przepisów ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, które Trybunał Konstytucyjny w przywołanym powyżej wyroku uznał za zgodne z Konstytucją i przedstawił ich interpretację.

Nieodpłatne świadczenie jest przychodem – gdy świadczenie to, powoduje wystąpienie po stronie podatnika przysporzenia: w postaci nabycia wymiernej korzyści majątkowej lub w postaci również wymiernego zaoszczędzenia wydatku. Nieodpłatne świadczenie jest przychodem podatnika, gdy zostało spełnione za zgodą podatnika, tj. gdy podatnik skorzystał z niego w pełni dobrowolnie. Zatem, płatnik spełnił określone świadczenie na rzecz podatnika, gdy dysponował uprzednią zgodą podatnika na jego przyjęcie.

Przychód podatnika będzie obejmował nieodpłatne świadczenie, gdy świadczenie to zostanie spełnione w interesie podatnika (a nie w interesie płatnika) i przyniesie podatnikowi korzyść w postaci powiększenia jego aktywów lub uniknięcia wydatku, który musiałby ponieść. W zakresie tego kryterium należy wskazać, że chodzi o realny charakter przysporzenia, jako warunku objęcia nieodpłatnego świadczenia podatkiem dochodowym. Nieodpłatne świadczenie jest przychodem podatnika, gdy korzyść jest wymierna i przypisana indywidualnemu podatnikowi, tj. nie jest dostępna w sposób ogólny dla wszystkich podmiotów.

W sytuacji, gdy nieodpłatne świadczenie nie powoduje przysporzenia w postaci nabycia wymiernej korzyści majątkowej, czy to w postaci również wymiernego zaoszczędzenia wydatku, to wówczas nie można mówić o przychodzie z tytułu nieodpłatnego świadczenia.

Oznacza to w tej sytuacji, że poniesienie przez instytucję kosztów usług gastronomicznych w postaci cateringu, nie spowoduje powstania przychodu z tytułu nieodpłatnych świadczeń, o których mowa w art. 12 ust. 1 i art. 13 pkt 7 i 8 lit. a w związku z art. 11 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Mimo faktu, że opisane osoby ze świadczenia skorzystają w pełni dobrowolnie, to nie będzie spełnione kryterium wystąpienia po ich stronie przysporzenia majątkowego (korzyści). Nie można mówić o powstaniu przysporzenia majątkowego w sytuacji gdy nie jest możliwe ustalenie wartości rzeczywistej korzyści, którą odniosą z tego tytułu konkretne osoby. Tym samym uznać należy, że wobec niemożności ustalenia konkretnej wartości świadczenia w związku z zapewnieniem przez Wnioskodawcę usług gastronomicznych (cateringu oraz napojów) po stronie osób korzystających nie dochodzi do powstania przychodu podlegającego opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych.

Wynika to z faktu, że w omawianej sytuacji nie zostanie spełniona jedna z podstawowych przesłanek wskazanych przez Trybunał Konstytucyjny, jako warunek sine qua non dla rozpoznania danego świadczenia jako przychodu. Trybunał Konstytucyjny podkreślił bowiem, że aby nieodpłatne świadczenie stanowiło przychód podatkowy, powinna być to korzyść przypisana konkretnej osobie, w ustalonej dla niej indywidualnie wysokości. Tym samym, nie można mówić o przychodzie podatkowym, w sytuacji gdy przypisana wartość świadczenia byłaby jedynie wartością statystyczną (ustaloną np. przez podzielenie kosztów usługi cateringowej przez całkowitą liczbę osób korzystających), a nie odzwierciedlałyby rzeczywistej korzyści odniesionej przez daną osobę.

Jeśli chodzi o noclegi, to należy wspomnieć iż wartość świadczeń przekazywanych tym artystom może być zwolniona od opodatkowania na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. b ustawy o PIT. Zgodnie bowiem z art. 21 ust. 1 pkt 16 ww. ustawy, wolne od podatku dochodowego są diety i inne należności za czas:

• podróży służbowej pracownika,
• podróży osoby niebędącej pracownikiem – do wysokości określonej w odrębnych ustawach lub w przepisach wydanych przez ministra właściwego do spraw pracy w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju, z zastrzeżeniem ust. 13.

Aby jednak przedmiotowe świadczenia, do wysokości określonej w ww. rozporządzeniu, korzystały ze zwolnienia, muszą być spełnione warunki, wynikające z art. 21 ust. 13 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Zgodnie z jego treścią, przepis ust. 1 pkt 16 lit. b stosuje się, jeżeli otrzymane świadczenia nie zostały zaliczone do kosztów uzyskania przychodów i zostały poniesione:

1. w celu osiągnięcia przychodów lub

2. w celu realizacji zadań organizacji i jednostek organizacyjnych działających na podstawie przepisów odrębnych ustaw, lub

3. przez organy (urzędy) władzy lub administracji państwowej albo samorządowej oraz jednostki organizacyjne im podległe lub przez nie nadzorowane, lub

4. przez osoby pełniące funkcje obywatelskie, o których mowa w art. 13 pkt 5, w związku z wykonywaniem tych funkcji.

W art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. b cytowanej ustawy posłużono się terminem „podróż” bez określenia „służbowa”. Dlatego też zakres tego zwolnienia nie ogranicza się jedynie do podróży służbowych, w rozumieniu art. 77(5) § 1 kp, ale do wszelkich podróży osób niebędących pracownikami, pod warunkiem że wypłacone diety i inne należności nie zostały zaliczone do kosztów uzyskania przychodów przez podmiot otrzymujący świadczenie, oraz zostały poniesione w celu osiągnięcia przychodów przez podmiot je finansujący (art. 21 ust. 13 ww. ustawy). Zatem w tym przypadku noclegi na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 16 lit b ustawy o PIT będą mogły skorzystać ze zwolnienia.

Świadczeń nieodpłatnych korzystających ze zwolnienia nie ujmuje się w PIT. A zatem nie ma potrzeby posykiwania danych osobowych.