Jak rozwiązać problem płatności za faktury gotówką

REKLAMA

Porady

Katarzyna Trzpioła

26.09.2022

Pytanie

W naszej instytucji kultury czasami zdarzają się płatności za faktury gotówką. Po otrzymaniu takich faktur dekretuję je i na podstawie wystawionego czeku na wartość faktur pobieram gotówkę w kasie w urzędzie gminy. Po otrzymaniu pieniędzy zwracam gotówkę pracownikom, którzy wcześniej wyłożyli pieniądze. Takie rozwiązanie jest dość problematyczne i kosztowne. Wiąże się to bowiem z opłatą za czek oraz prowizjami bankowymi od wypłat gotówkowych. Czy jest możliwość rozliczenia się z pracownikiem w taki sposób, że kwotę wynikającą z przedstawionej przez pracownika faktury przeleję na rachunek bankowy pracownika?

Odpowiedź

Jak najbardziej rozsądnym rozwiązaniem jest wprowadzenie w wewnętrznych regulacjach jednostki procedury przewidującej zwrot poniesionych przez pracownika kosztów na jego rachunek bankowy.

W procedurze tej należy przewidzieć, iż pracownik będzie oświadczał, że prosi o zwrot na rachunek bankowy, a nie „do ręki”.

Dokumentowanie poniesionego wydatku dokładnie w taki sam sposób jak dotychczas, tylko na fakturze czy odrębnym oświadczeniem „proszę o zwrot na rachunek bankowy …. (albo wskazany do wynagrodzenia) poniesionego wydatku.

Podstawa prawna

Art. 20 ust. 1 i art. 10 ust. 1 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (tekst jedn.: Dz.U. z 2021 r. poz. 217 ze zm.).

Autor

Katarzyna Trzpioła

Doktor nauk ekonomicznych w zakresie nauk o zarządzaniu, adiunkt na Wydziale Zarządzania Uniwersytetu Warszawskiego, praktyk, wieloletni szkoleniowiec i dydaktyk, autorka wielu publikacji z zakresu rachunkowości finansowej podatkowej, MSSF i rachunkowości zarządczej.