Zgodnie z art. 111 ust. 1 ustawy o VAT: „Podatnicy dokonujący sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych są obowiązani prowadzić ewidencję obrotu i kwot podatku należnego przy zastosowaniu kas rejestrujących”. Przepis ten obowiązuje, więc wszystkich podatników podatku VAT, w tym korzystających ze zwolnień określonych w ustawie. Ale jest kilka furtek dla zwolnienia z kasy fiskalnej.

Chyba najlepsze rozwiązanie dla instytucji kultury stanowi skorzystanie ze zwolnienia podmiotowego, które pozwala nie prowadzić kasy fiskalnej do momentu uzyskania w ciągu roku obrotu w wysokości 20.000 zł lub podmiotowo-przedmiotowego, które polega na zachowaniu w całej kwocie obrotu procentowego udziału czynności korzystających ze zwolnień podmiotowych, jeśli współczynnik ten wynosi więcej niż 80%. Ten rodzaj zwolnienia określony jest w § 3 ust. 1 pkt. 3 i 4 rozporządzenia MF. Mogą korzystać z niego organizacje sprzedające towary lub świadczące usługi zwolnione z obowiązku ewidencjonowania, wymienione w części I załącznika do rozporządzenia (poz. 1-32), w przypadku gdy udział obrotu z tytułu tych czynności, w całkowitym obrocie na rzecz osób fizycznych, był w poprzednim roku podatkowym wyższy niż 80%.

W odniesieniu do niektórych czynności wymienionych w załączniku do rozporządzenia zwolnienie z ewidencjonowania, stosuje się zgodnie z warunkami określonymi w tym załączniku (ust. 2 § 2 rozporządzenia). I tak pod poz. 30 załącznika do ww. rozporządzenia, stanowiącego wykaz czynności zwolnionych z obowiązku ewidencjonowania, wskazano – ex 85 Usługi w zakresie edukacji – z wyłączeniem:

• usług w zakresie pozaszkolnych form edukacji sportowej oraz zajęć sportowych i rekreacyjnych (PKWiU 85.51.10.0),
• usług świadczonych przez szkoły tańca i instruktorów tańca (PKWiU 85.52.11.0),
• usług świadczonych przez szkoły nauki jazdy (PKWiU 85.53.11).

Z objaśnień pod załącznikami wynika, że przedrostek ex – dotyczy wyłącznie danej usługi z danego grupowania. Oznacza to iż realizowanie innych usług edukacyjnych korzysta ze zwolnienia.

Kolejnym rozwiązaniem jest przyjmowanie płatności przez konto bankowe i przekazami pocztowymi

Pod poz. 37 załącznika do ww. rozporządzenia, stanowiącego wykaz czynności zwolnionych z obowiązku ewidencjonowania, wymieniono świadczenie usług na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych, jeżeli świadczący usługę otrzyma w całości zapłatę za wykonaną czynność za pośrednictwem poczty, banku lub spółdzielczej kasy oszczędnościowo-kredytowej (odpowiednio na rachunek bankowy podatnika lub na rachunek podatnika w spółdzielczej kasie oszczędnościowo-kredytowej, której jest członkiem), a z ewidencji i dowodów dokumentujących zapłatę jednoznacznie wynika, jakiej konkretnie czynności dotyczyła.

Te rozwiązania można stosować jednocześnie.