Skutki nadpłaty zasiłku chorobowego dla podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne

Na podstawie art. 34 ust. 1 i ust. 5 ustawy z dnia 6 marca 2018 r. – Prawo przedsiębiorców (Dz. U. z 2024 r., poz. 236 ze zm.) w związku z art. 83d ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz. U. z 2024 r., poz. 497 ze zm.), Zakład Ubezpieczeń Społecznych Oddział w Gdańsku uznaje za prawidłowe stanowisko przedstawione we wniosku przedsiębiorcy złożonym w dniu 30 stycznia 2025 r. w przedmiocie nieuwzględnienia w podstawie wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne oraz ubezpieczenie zdrowotne pracowników nadpłaconych świadczeń z ubezpieczenia chorobowego.

UZASADNIENIE

Dnia 30 stycznia 2025 r. do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych Oddział w Gdańsku wpłynął wniosek złożony przez przedsiębiorcę o wydanie interpretacji indywidualnej w trybie art. 34 ustawy Prawo przedsiębiorców. Wniosek został uzupełniony pismem złożonym w dniu 14 lutego 2025 r.

Wnioskodawca w treści wniosku wskazał, że w związku z awarią i błędem spowodowanym w programie kadrowo-płacowym została błędnie naliczona podstawa zasiłku chorobowego. To spowodowało, że pracodawca wypłacił pracownikom zawyżony zasiłek chorobowy i wynagrodzenie chorobowe. Błąd nastąpił z winy pracodawcy, dlatego też pracodawca podjął decyzję o rezygnacji z żądania zwrotu od pracowników nadpłaconego zasiłku i sam zwróci do ZUS kwotę wynikającą z zawyżonych zasiłków chorobowych. W tym celu pracodawca jako płatnik dokona stosownych korekt dokumentów do ZUS, tj. RSA, RCA i DRA za okres, w którym zasiłki zostały źle wypłacone. Zawyżone zasiłki chorobowe zostały doliczone do przychodu pracownika lub wypłaconych zawyżonych zasiłków, pracownikowi potrącono podatek dochodowy, który został wykazany w PIT-11.

Wnioskodawca po dokonaniu korekt zasiłków chorobowych i wynagrodzeń chorobowych w liście płac otrzymał kwotę różnicy między nadpłaconym zasiłkiem a właściwą kwotą zasiłku.

We własnym stanowisku w sprawie Wnioskodawca wskazał, że przed przystąpieniem do dokonania korekt szukał odpowiednich przepisów pozwalających na prawidłowe rozwiązanie sprawy i uwzględnił dwa dokumenty interpretujące podobny przypadek, tj.:

wyrok Sądu Najwyższego – Izba Pracy i Ubezpieczeń Społecznych z dnia 9 maja 2023 r., III USKP 71/22, w sprawie „Nadpłacone świadczenie z ubezpieczenia chorobowego jako bezpodstawne przysporzenie na rzecz pracownika”;

artykuł „Gazeta Podatkowa” nr 56 (2145) z dnia 14 lutego 2024 r., powołujący się na decyzję Dyrektora KIS z dnia 3 lipca 2024 r. (nr 0112-KDIL2-1.4011.497.2024.1.MKP).

Z powyższych dokumentów wynika, że pracodawca nie ma obowiązku od kwot różnicy wynikającej z nadpłaty zasiłków w stosunku do prawidłowej wartości zasiłków odprowadzać składek na ubezpieczenia społeczne i składki na ubezpieczenie zdrowotne do ZUS ani też płacić podatku.

Pracodawca:

- z własnych środków zwróci do ZUS kwoty nadpłaconego zasiłku (pracownicy nie będą mieć dokonanych żadnych potrąceń), dokonując odpowiednich korekt dokumentów RSA, RCA i DRA;

- nie będzie opłacał składek na ubezpieczenia społeczne ani składki na ubezpieczenie zdrowotne od powstałej różnicy między zawyżonym zasiłkiem a właściwą kwotą zasiłku.

W związku z powyższym Wnioskodawca wnosi o odpowiedź, czy stanowisko w tej sprawie, że nadpłacone świadczenia z ubezpieczenia chorobowego nie stanowią podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie zdrowotne pracowników, jest prawidłowe.

Uzupełniając wniosek pismem złożonym w dniu 14 lutego 2025 r., Wnioskodawca wskazał, że po uzyskaniu informacji z urzędu skarbowego, popartej wyrokiem Sądu Najwyższego z dnia 9 maja 2023 r. (III USKP 71/22) oraz interpretacją Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 3 lipca 2024 r. (0112-KDIL2-1.4011.497.2024.1.MKA), nadpłata zasiłku wynikała z niewłaściwego wykonania zobowiązania przez płatnika składek i nie jest świadczeniem na rzecz pracownika z tytułu zatrudnienia w ramach stosunku pracy. Wobec tego Wnioskodawca przyjmuje, że ww. nadpłata nie jest przychodem ze stosunku pracy (art. 12 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych).

Uzupełniając wniosek o własne stanowisko w sprawie, Wnioskodawca wskazał, że jego zdaniem nadpłacone świadczenia z ubezpieczenia chorobowego nie stanowią podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie zdrowotne pracowników.

Mając na uwadze treść wniosku oraz obowiązujące przepisy, Zakład Ubezpieczeń Społecznych Oddział w Gdańsku stwierdza, co następuje:

Zgodnie z przepisem art. 34 ust. 1 ustawy Prawo przedsiębiorców przedsiębiorca może złożyć do właściwego organu lub właściwej państwowej jednostki organizacyjnej wniosek o wydanie wyjaśnienia co do zakresu i sposobu stosowania przepisów, z których wynika obowiązek świadczenia przez przedsiębiorcę daniny publicznej lub składek na ubezpieczenia społeczne lub zdrowotne, w jego indywidualnej sprawie (interpretacja indywidualna). Wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej może dotyczyć zaistniałego stanu faktycznego lub zdarzeń przyszłych (art. 34 ust. 2 ustawy).

Natomiast w myśl art. 83d ust. 1 ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych Zakład wydaje interpretacje indywidualne, o których mowa w art. 34 ustawy z dnia 6 marca 2018 r. – Prawo przedsiębiorców, w zakresie obowiązku podlegania ubezpieczeniom społecznym, zasad obliczania składek na ubezpieczenia społeczne, ubezpieczenie zdrowotne, Fundusz Pracy, Fundusz Solidarnościowy, Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych i Fundusz Emerytur Pomostowych oraz podstawy wymiaru tych składek.

Dodatkowo Zakład wskazuje, iż w drodze niniejszej decyzji dokonuje jedynie oceny stanowiska przedsiębiorcy w zakresie przedstawionej przez niego interpretacji przepisów, z których wynika obowiązek opłacania składek na ubezpieczenia społeczne. Mocą niniejszej decyzji Zakład nie przyznaje natomiast jakiegokolwiek prawa ani nie stwierdza jakiegokolwiek obowiązku ubezpieczeniowego. Ocena stanowiska przedsiębiorcy, dokonywana pod kątem prawidłowości zaprezentowanego przez przedsiębiorcę sposobu rozumienia przepisu prawa, czyniona jest w oparciu o kompletny opis stanu faktycznego lub zdarzenia przyszłego zawarty w treści wniosku o wydanie indywidualnej interpretacji.

Podkreślenia przy tym wymaga, iż procedując nad wnioskiem o wydanie indywidualnej interpretacji Zakład nie prowadzi postępowania wyjaśniającego, w szczególności nie przeprowadza postępowania dowodowego. Granice sprawy wszczętej wniesieniem wniosku o wydanie interpretacji, jak zauważono wyżej, określają jedynie ramy zaprezentowanego opisu stanu faktycznego bądź zdarzenia przyszłego.

Wydając indywidualną interpretację Zakład przyjmuje więc jako prawdziwe złożone przez Wnioskodawcę oświadczenia, którymi jest związany. Powyższe oznacza, iż wiążący charakter niniejszej decyzji ograniczony został jedynie do opisu stanu faktycznego lub zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dacie wydania decyzji. Wynika to z faktu braku możliwości negowania przez Zakład okoliczności i stwierdzeń podanych przez przedsiębiorcę we wniosku o wydanie indywidualnej interpretacji w zakresie opisu stanu faktycznego lub zdarzenia przyszłego. Ryzyko podania nieprawdziwych informacji w opisie stanu faktycznego lub zdarzenia przyszłego bądź też poczynienia przez terenowe jednostki organizacyjne Zakładu (np. w toku czynności kontrolnych) ustaleń odmiennych od tych zaprezentowanych przez Wnioskodawcę obciąża więc jedynie przedsiębiorcę.

Stanowisko przedsiębiorcy zawarte we wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej uznać należy za prawidłowe.

Zgodnie z treścią w związku zustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne pracowników stanowi przychód w rozumieniu przepisów o podatku dochodowym od osób fizycznych z tytułu zatrudnienia w ramach stosunku pracy, z wyłączeniem przychodów wymienionych w § 2 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (t.j. Dz. U. z 2022 r., poz. 449 ze zm.), jak również wynagrodzeń za czas niezdolności do pracy wskutek choroby lub odosobnienia w związku z chorobą zakaźną oraz zasiłków z ubezpieczeń społecznych.

Za przychody ze stosunku pracy uważa się wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń, a w szczególności: wynagrodzenia zasadnicze, wynagrodzenia za godziny nadliczbowe, różnego rodzaju dodatki, nagrody, ekwiwalenty za niewykorzystany urlop i wszelkie inne kwoty niezależnie od tego, czy ich wysokość została z góry ustalona, a ponadto świadczenia ponoszone za pracownika, jak również wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych.

Dla rozstrzygnięcia, czy dany przychód stanowi podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne, a w konsekwencji czy powstaje obowiązek opłacania składek m.in. na te ubezpieczenia, decydujące znaczenie ma to, czy dla celów podatkowych zostanie on zakwalifikowany jako przychód pracownika z tytułu zatrudnienia w ramach stosunku pracy.

Wnioskodawca w piśmie stanowiącym uzupełnienie wniosku wskazał, że nadpłata zasiłku wynikała z niewłaściwego wykonania zobowiązania przez płatnika składek i nie jest świadczeniem na rzecz pracownika z tytułu zatrudnienia w ramach stosunku pracy, wobec czego Wnioskodawca przyjmuje, że ww. nadpłata nie jest przychodem z tytułu zatrudnienia w ramach stosunku pracy w rozumieniuustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2025 r., poz. 163).

Wobec powyższego, skoro rzeczony przychód w sytuacji opisanej we wniosku nie został zakwalifikowany jako przychód pracownika z tytułu zatrudnienia w ramach stosunku pracy, stanowisko Wnioskodawcy wskazujące, że świadczenia, o których mowa we wniosku, nie stanowią podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne, uznać należy za prawidłowe. Nie jest bowiem prawnie możliwe uwzględnienie w podstawie wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne pracowników świadczeń, które nie są przychodem ze stosunku pracy w rozumieniu przepisów ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Wobec powyższego wartość ww. nadpłaty nie podlega uwzględnieniu w podstawie wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne pracowników w stanie faktycznym oraz zdarzeniu przyszłym przedstawionym we wniosku.

Jednocześnie, zgodnie zustawy z dnia 27 sierpnia 2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych (Dz. U. z 2024 r., poz. 146 ze zm.), do ustalenia podstawy wymiaru składek na ubezpieczenie zdrowotne pracowników stosuje się przepisy określające podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe tych osób. Tym samym powyższe znajdzie zastosowanie również w odniesieniu do podstawy wymiaru składek na ubezpieczenie zdrowotne.

W tym miejscu należy podkreślić, iż w sytuacji uzyskania indywidualnej interpretacji przepisów prawa podatkowego przez Wnioskodawcę, w której organ podatkowy wydałby odmienne rozstrzygnięcie co do kwestii przychodowej niż to, które Wnioskodawca wskazał w opisie stanu faktycznego lub zdarzenia przyszłego, niniejsza decyzja nie wywołuje skutków prawnych.

Mając na uwadze powyższe, orzeczono jak w sentencji.

Pouczenie

Decyzja dotyczy opisu stanu faktycznego oraz zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu jej wydania.

Stosownie do art. 35 ust. 1 i 2 ustawy z dnia 6 marca 2018 r. – Prawo przedsiębiorców niniejsza decyzja nie jest wiążąca dla przedsiębiorcy, natomiast jest wiążąca dla Zakładu Ubezpieczeń Społecznych do czasu jej zmiany lub uchylenia.

Od niniejszej decyzji przysługuje, zgodnie z art. 83 ust. 2 ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych, w związku z art. 34 ust. 5 ustawy z dnia 6 marca 2018 r. – Prawo przedsiębiorców, odwołanie do właściwego Wydziału Ubezpieczeń Społecznych Sądu Okręgowego.

Odwołanie wnosi się na piśmie za pośrednictwem jednostki organizacyjnej ZUS, która wydała decyzję, albo do protokołu sporządzonego przez tę jednostkę, w terminie miesiąca od dnia doręczenia decyzji.