Dyrektor instytucji kultury zarządza instytucją i reprezentuje ją na zewnątrz. Zatem w tym zakresie dyrektor instytucji kultury może upoważniać wybranych pracowników lub udzielać im pełnomocnictw do wykonywania określonych czynności.

Zgodnie z generalną zasadą, osoba udzielająca komuś upoważnienia lub pełnomocnictwa do wykonywania określonych czynności, może ich udzielić w zakresie nie przekraczającym kompetencji, które sama posiada.

Jak stanowi art. 17 uodk, dyrektor instytucji kultury zarządza instytucją i reprezentuje ją na zewnątrz. Zatem w zakresie wskazanym w tym przepisie, dyrektor instytucji kultury może upoważniać wybranych pracowników lub udzielać im pełnomocnictw do wykonywania określonych czynności, w tym czynności prawnych.

Dodatkowo, w odniesieniu do udzielania pełnomocnictw należy odnotować, że w myśl art. 14 ust. 1a pkt 2 lit. b uodk, w rejestrze instytucji kultury prowadzonym przez organizatora gromadzone są następujące dane: imiona i nazwiska pełnomocników instytucji kultury uprawnionych do dokonywania czynności prawnych w imieniu instytucji oraz zakres ich upoważnień.

W myśl art. 54 ust. 1 z 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych głównym księgowym jednostki sektora finansów publicznych (a więc w szczególności instytucji kultury) jest pracownik, któremu kierownik jednostki powierza obowiązki i odpowiedzialność w zakresie:

1) prowadzenia rachunkowości jednostki;

2) wykonywania dyspozycji środkami pieniężnymi;

3) dokonywania wstępnej kontroli:

a) zgodności operacji gospodarczych i finansowych z planem finansowym,

b) kompletności i rzetelności dokumentów dotyczących operacji gospodarczych i finansowych.

Skoro źródłem upoważnienia do pełnienia funkcji głównego księgowego jest powierzenie mu obowiązków i odpowiedzialności przez kierownika jednostki (odpowiednio – przez dyrektora instytucji kultury), to aby możliwe było pełnienie funkcji głównego księgowego przez osobę go zastępującą, konieczne jest powierzenie takiej osobie obowiązków i odpowiedzialności z ww. zakresu przez kierownika jednostki organizacyjnej, a nie przez zastępowanego głównego księgowego.

Jeżeli w danej jednostce organizacyjnej nie ma osoby spełniającej wymogi kwalifikacyjne, konieczne do pełnienia funkcji głównego księgowego, to nie ma możliwości pełnienia zastępstwa głównego księgowego, zarówno w pełnym zakresie jego zadań, jak i poprzez wykonywanie tylko niektórych z tych zadań.