Tak, samorządowa instytucja kultury musi opracować i posiadać takie dokumenty. Powinny być one aktualne i muszą odzwierciedlać rzeczywiste uwarunkowania funkcjonowania instytucji.

Instrukcję kancelaryjną, jednolity rzeczowy wykaz akt oraz instrukcję w sprawie organizacji i zakresu działania archiwum zakładowego lub składnicy akt należy określić w porozumieniu z Naczelnym Dyrektorem Archiwów Państwowych. Warto jednak pamiętać, że nie mają Państwo wpływu na działania Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych. Oznacza to, że wymóg prawny ogranicza się de facto do przesłania dokumentów do uzgodnienia i oczekiwania na odpowiedź. Podkreślam to, ponieważ wiele instytucji bardzo długo oczekuje na odpowiedź i instytucje kultury pytają, czy w związku z tym naruszają ustawę. W tym przypadku trudno mówić o naruszeniu. Dyrekcja instytucji przesyłając dokumenty do konsultacji wyczerpuje bowiem wszystkie działania, które może podjąć. Pozostaje wówczas tylko oczekiwanie na odpowiedź.