W systemie kaucyjnym kaucja jest co do zasady przepływem neutralnym - nie jest składową ceny napoju. W związku z tym w księgach najlepiej prowadzić ewidencję kaucji na rozrachunkach, a nie na przychodach lub kosztach. Jest to szczególnie ważne w sytuacji, gdy nie są przyjmowane opakowania i nie są wypłacane kaucje klientom.

Jeśli chodzi o faktury zakupy, to kaucja nie jest kosztem towaru i nie powinna zwiększać wartości zapasów. Powinna być księgowana jako rozrachunek, tj. należność lub rozliczenie kaucji.

Przykładowa dekretacja może wyglądać następująco:

• Wn 330 Towary (wartość netto napojów),
• Wn 220 VAT naliczony (od towaru),
• Wn 24-1 „Pozostałe rozrachunki”, analityka: „Kaucje zapłacone w systemie kaucyjnym” (kwota kaucji z faktury),
• Ma 210 Rozrachunki z dostawcami (brutto towar + kaucja).

Z kolei jeśli chodzi o sprzedaż w systemie kaucyjnym, kaucja powinna być poza podstawą opodatkowania VAT na etapie sprzedaży napoju, co potwierdzają objaśnienia Ministerstwa Finansów.

Dodatkowo pobrana od klienta kaucja to zobowiązanie/rozrachunek, a nie przychód ze sprzedaży napojów.

Przykładowo ewidencja dekretacja może być następująca:

• Wn 100/130 Kasa/Bank (cena napoju + kaucja),
• Ma 700 Przychody ze sprzedaży (cena netto napoju),
• Ma 220 VAT należny (od napoju),
• Ma 24-2 „Kaucje pobrane od klientów” (kwota kaucji).

W tej sytuacji na paragonie/fakturze kaucja powinna być wyodrębniona. Jak wskazano wyżej na gruncie VAT, kaucja w systemie kaucyjnym nie wchodzi do podstawy opodatkowania.

W uproszczeniu można stwierdzić, iż ekonomicznie pobrana od klienta kaucja finansuje kaucję zapłaconą na etapie zakupu.

Zalecane jest prowadzenie dwóch analityk (24-1 i 24-2) i okresowe uzgadnianie:

• kaucje zapłacone będące składową zapasów (dotyczą napojów jeszcze niesprzedanych),
• kaucje pobrane dotyczą napojów sprzedanych.

W takiej sytuacji można dokonywać wewnętrznego rozliczenia (miesięcznej kompensaty) kwot kaucji przypadających na sprzedane sztuki: Wn 24-2 / Ma 24-1. Sama technika kompensaty rozrachunków jest powszechna, ale powinna wynikać z realnego mechanizmu rozliczeń.

Oczywiście przyjęty sposób rozliczania powinien także znaleźć odzwierciedlenie w polityce rachunkowości jednostki.

Zgodnie z ustawą o CIT do przychodów nie zalicza się zwróconych wpłaconych kaucji. Z kolei w odniesieniu do kosztów uzyskania przychodów należy zauważyć, iż nie uważa się za koszty uzyskania przychodów wpłaconych kaucji. W konsekwencji kaucja zapłacona dostawcy nie jest kosztem w momencie zapłaty. Natomiast kaucja pobrana od klienta nie jest przychodem w momencie pobrania.

Zatem jeżeli jednak w pewnym momencie powstaje prawo do zatrzymania kaucji – bo na przykład stała się bezzwrotna na podstawie regulaminu albo została zaliczona na poczet ceny, to w tym momencie kwota przestaje być „zwrotna” i co do zasady staje się przychodem podatkowym (bo zmienia się w definitywne przysporzenie.

Natomiast kaucja kosztem może stać się dopiero, gdy straci swój zwrotny charakter (np. zgodnie z umową/przepisami staje się bezzwrotna albo zostaje potrącona na niekorzyść). Taki tok rozumowania potwierdzają interpretacje KIS – że kaucja może być kosztem w momencie, w którym stała się bezzwrotna