Czy trzeba wyrejestrować pracownika z ZUS, jeśli przeszedł na urlop bezpłatny i został dyrektorem instytucji kultury

REKLAMA

Porady

Jakub Pioterek

03.06.2025

Czy trzeba wyrejestrować pracownika z ZUS

Pytanie

Z dniem 1 lipca 2025 r. w instytucji kultury nastąpi zmiana dyrektora. Urząd Miasta powoła na stanowisko pełniącego obowiązki dyrektora osobę, która dotychczas była zatrudniona w tej instytucji na podstawie umowy o pracę. Na czas pełnienia obowiązków dyrektora osoba ta przechodzi na urlop bezpłatny z dotychczasowego stosunku pracy. Czy w tej sytuacji instytucja kultury powinna: wyrejestrować pracownika z dotychczasowego ubezpieczenia ZUS i zgłosić go ponownie z tytułu nowej umowy (przy zachowaniu tego samego kodu 01 10), czy też pozostawić zgłoszenie bez zmian i jedynie przekazać do ZUS informację o rozpoczęciu urlopu bezpłatnego? Jak prawidłowo przekazać tę informację do ZUS w dokumentach rozliczeniowych?

Odpowiedź

W opisanej sytuacji nie należy wyrejestrowywać pracownika z ZUS z tytułu dotychczasowego zatrudnienia. Osoby korzystającej z urlopu bezpłatnego nie wyrejestrowuje się, jeżeli stosunek pracy trwa nadal. Informację o urlopie bezpłatnym należy przekazać do ZUS poprzez raport ZUS RSA, wykazując okres przerwy w opłacaniu składek z odpowiednim kodem świadczenia/przerwy 111.

Korzyści

Z komentarza eksperta Prawo i finanse w kulturze dowiesz się:

Czy należy wyrejestrować pracownika z ZUS, jeśli rozpoczyna urlop bezpłatny i obejmuje funkcję dyrektora
Jak prawidłowo poinformować ZUS o urlopie bezpłatnym – który raport i jaki kod świadczenia zastosować
Czy pełnienie funkcji dyrektora tworzy nowy tytuł do ubezpieczeń społecznych
Jakie są różnice między kodami 0110XX a 2240XX przy zgłoszeniu nowego tytułu do ZUS
Co grozi za błędne wyrejestrowanie pracownika lub pominięcie obowiązku zgłoszenia drugiego tytułu
Czy możliwe jest równoległe ubezpieczenie z dwóch różnych tytułów – umowy o pracę i powołania
Kiedy powołanie na dyrektora w instytucji kultury wymaga osobnego zgłoszenia do ZUS

Czytaj też:

Zgłoszenie do ZUS po ukończeniu 26 lat – kiedy powstaje obowiązek ubezpieczeniowy

Jeśli dodatkowo zostanie nawiązany nowy stosunek pracy lub powołanie z tytułu pełnienia funkcji dyrektora, wówczas należy zgłosić tę osobę równolegle do ubezpieczeń z nowym tytułem, stosując odrębne zgłoszenie z kodem odpowiednim dla nowego stosunku prawnego (np. 0110XX lub 2240XX, w zależności od podstawy zatrudnienia dyrektora).

Czy należy wyrejestrować pracownika z ZUS, jeśli rozpoczyna urlop bezpłatny i obejmuje funkcję dyrektora

Urlop bezpłatny nie przerywa trwania stosunku pracy, a powoduje jedynie zawieszenie obowiązku świadczenia pracy i opłacania składek na ubezpieczenia społeczne z tego tytułu. Dlatego nie wyrejestrowuje się pracownika z ZUS, lecz w raportach rozliczeniowych (ZUS RSA) wykazuje się przerwę w opłacaniu składek, podając kod 111, oznaczający urlop bezpłatny.

Jak prawidłowo poinformować ZUS o urlopie bezpłatnym – który raport i jaki kod świadczenia zastosować

Jeśli osoba obejmuje stanowisko dyrektora na podstawie odrębnej podstawy prawnej (np. powołania przez organizatora, czyli Urząd Miasta), powstaje drugi tytuł do ubezpieczeń. Wówczas należy zarejestrować ją do ZUS z nowym kodem tytułu ubezpieczenia, właściwym dla tego rodzaju stosunku (przykładowo: 2240XX, dla osób powołanych bez umowy o pracę, 0110XX, jeśli równocześnie zawarto odrębną umowę o pracę na to stanowisko).

Czytaj też:

Premie za udział w przygotowaniu sprawozdania finansowego – co z podstawą wymiaru zasiłków

Brak wyrejestrowania z dotychczasowego tytułu i równoczesne zgłoszenie nowego – przy prawidłowym wykazaniu urlopu bezpłatnego, gwarantuje spójność danych w systemie ZUS.

Czy możliwe jest równoległe ubezpieczenie z dwóch różnych tytułów – umowy o pracę i powołania

Podsumowując instytucja kultury nie powinna wyrejestrowywać pracownika z ZUS z tytułu dotychczasowej umowy o pracę. Należy jedynie przekazać do ZUS informację o urlopie bezpłatnym za pomocą raportu ZUS RSA z kodem 111. Jeśli w związku z pełnieniem funkcji dyrektora powstaje nowy tytuł ubezpieczenia (np. powołanie), należy równolegle zgłosić tę osobę do ZUS z odpowiednim kodem tytułu ubezpieczenia.

Urlop bezpłatny a wyrejestrowanie pracownika z ZUS – podsumowanie

1.	Pracownika nie wyrejestrowuje się z ZUS z tytułu dotychczasowej umowy o pracę, jeśli przeszedł na urlop bezpłatny – stosunek pracy formalnie trwa nadal.
2.	Informację o urlopie bezpłatnym należy przekazać do ZUS za pomocą raportu ZUS RSA, wykazując okres przerwy w opłacaniu składek z kodem świadczenia/przerwy 111.
3.	Jeśli osoba obejmuje funkcję dyrektora na podstawie powołania lub nowej umowy, należy zgłosić ją równolegle do ubezpieczeń z nowym tytułem – np. kodem 2240XX (powołanie) lub 0110XX (umowa o pracę).
4.	Urlop bezpłatny nie przerywa obowiązku informacyjnego wobec ZUS. A błędne wyrejestrowanie może skutkować niezgodnością danych i problemami w rozliczeniach.
5.	Poprawne równoległe zgłoszenie dwóch tytułów ubezpieczenia zapewnia spójność danych w ZUS i zgodność z przepisami art. 36 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych.

Podstawa prawna

Art. 36 ust. ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (tekst jedn.: Dz.U. z 2025 r. poz. 350).
Art. 15 ustawy z 25 października 1991 r. o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej (tekst jedn.: Dz.U. z 2024 r. poz. 87).

Autor

Jakub Pioterek

Absolwent Wydziału Prawa i Administracji na Uniwersytecie Kazimierza Wielkiego w Bydgoszczy. Pracownik administracji publicznej z ponad 10-letnim doświadczeniem. Specjalizuje się głównie w tematyce ubezpieczeń społecznych i prawa pracy. Od kilku lat współpracuje z wydawnictwem Wiedza i Praktyka.