Pracodawca podejmuje decyzję o tym, w jakiej postaci będzie prowadził dokumentację pracowniczą (w tym dokumentację urlopową). Jeśli podejmie decyzję o „przejściu” na postać elektroniczną, będzie musiał zdigitalizować dotychczasowe papierowe dokumenty (np. wnioski urlopowe), które przechowuje w związku z trwającymi stosunkami pracy. Jeśli podejmie decyzję o kontynuacji prowadzenia dokumentacji w postaci papierowej, będzie zobowiązany do drukowania elektronicznie składanych dokumentów.

Obowiązkowa dokumentacja pracownicza obejmuje obecnie akta osobowe oraz dokumentację dotyczącą czasu pracy, dokumentację urlopową, karty(listy) wynagrodzenia oraz karty ewidencji przydziału odzieży i obuwia roboczego oraz ŚOI (jeśli u danego pracodawcy są one przydzielane). Wspomniana dokumentacja może być prowadzona albo w postaci papierowej (tradycyjnej) lub elektronicznej.

Pracodawca może zmieniać postać, w której prowadzi i przechowuje dokumentację pracowniczą. Zmiana postaci dokumentacji pracowniczej z papierowej na elektroniczną następuje przez sporządzenie odwzorowania cyfrowego, w szczególności skanu, i opatrzenie go kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną pracodawcy lub kwalifikowanym podpisem elektronicznym upoważnionej przez pracodawcę osoby, potwierdzającym zgodność odwzorowania cyfrowego z dokumentem papierowym (art. 94 8kp).

Chcąc zmienić dotychczasową postać dokumentacji pracowniczej pracodawca musi poinformować pracowników w sposób przyjęty w danym zakładzie o swojej decyzji a także o możliwości odbioru poprzedniej postaci dokumentacji pracowniczej w terminie 30 dni od dnia przekazania informacji o tej zmianie (art. 94 9§ 1 kp). Pracodawca ma również obowiązek zawiadomienia w postaci papierowej lub elektronicznej byłego pracownika o możliwości odbioru poprzedniej postaci dokumentacji pracowniczej w terminie 30 dni od dnia zawiadomienia (art. 94 9kp).

Choć nie wynika to wyraźnie z przytoczonych przepisów, w mojej ocenie pracodawca powinien objąć opisywaną zmianą wszystkie dokumenty z danego rodzaju dokumentacji, którą obecnie prowadzi, czyli w praktyce dokumentację osób, których stosunki pracy trwają. Po tej zmianie kolejne dokumenty w ramach dokumentacji danego rodzaju powinny być już dołączane do prowadzonej dokumentacji w „nowej” postaci.

Z pytania wynika, że pracodawca prowadzi całą dokumentację pracowniczą w postaci papierowej. Zamierza jednak korzystać z portalu pracowniczego do składania wniosków urlopowych. Jeśli w związku z tym pracodawca będzie chciał zmienić dotychczasową postać prowadzonej i przechowywanej dokumentacji urlopowej (zakładając, że w dokumentacji tej pracodawca przechowuje tylko wnioski urlopowe i nic więcej), będzie musiał dokonać tej zmiany w sposób powyżej opisany.

W mojej ocenie konieczna będzie digitalizacja dotychczasowych wniosków urlopowych pracowników, których stosunki pracy trwają zgodnie z wymaganiami określonymi w rozporządzeniu MRPiPS z 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej. Jeśli zaś pracodawca pozostanie przy postaci papierowej, wówczas konieczne będzie drukowanie elektronicznych wniosków urlopowych.