Ekwiwalentu za instrument w ogóle nie wlicza się do podstawy wynagrodzenia urlopowego, ponieważ nie jest to składnik wynagrodzenia. Pracodawca ma też prawo ustalić zasady wypłaty tego ekwiwalentu, w tym unormować ewentualne zmniejszenie za okresy niewykonywania pracy np. z powodu choroby czy urlopu.

Zasadą jest, że za czas urlopu wypoczynkowego pracownikowi przysługuje wynagrodzenie jakie by uzyskał, gdyby w tym czasie pracował.

Składniki wynagrodzenia określone w stawce miesięcznej w stałej wysokości uwzględnia się w wynagrodzeniu urlopowym w wysokości należnej pracownikowi w miesiącu wykorzystywania urlopu.

W praktyce wszystkie składniki tego rodzaju – wynagrodzenie zasadnicze miesięczne, dodatek stażowy, dodatek funkcyjny, a także nagrody, jeśli są to periodyczne składniki o charakterze roszczeniowym ustalone w stałej stawce miesięcznej – są wypłacane w pełnej wysokości, bez wliczania do podstawy wynagrodzenia urlopowego.

Natomiast podstawę wymiaru wynagrodzenia urlopowego stanowią składniki wynagrodzenia przysługujące za okresy nie dłuższe niż jeden miesiąc, inne niż stałe miesięczne, w łącznej wysokości wypłaconej pracownikowi w okresie 3 miesięcy kalendarzowych poprzedzających miesiąc rozpoczęcia urlopu.

Do zmiennych składników zalicza się np. premie, wynagrodzenia za godziny ponadwymiarowe/nadliczbowe (normalne wynagrodzenie z dodatkami).

Jeśli przykładowo, pracownik korzysta z urlopu w lipcu, to do podstawy urlopowej wlicza się zmienne składniki miesięczne wypłacone w okresie kwiecień – czerwiec. Przy czym chodzi tu o składniki wypłacone w tych miesiącach, a nie za te miesiące.

Co do ekwiwalentu za instrumenty, to należy tu odwołać się do odpowiednich przepisów. Mianowicie, pracownikowi artystycznemu, który używa w pracy, za zgodą pracodawcy, własnego instrumentu lub własnych akcesoriów do instrumentu, ubioru scenicznego, rekwizytu lub narzędzi, przysługuje ekwiwalent pieniężny za ich używanie.

Warunkiem ustalenia prawa do ekwiwalentu pieniężnego, w tym jego wysokości, z tytułu używania w pracy przez pracownika artystycznego własnego instrumentu, akcesoriów do instrumentu, ubioru scenicznego, rekwizytu lub narzędzi, jest zawarcie przez pracodawcę z pracownikiem umowy o używaniu w pracy przez pracownika artystycznego własnego instrumentu, akcesoriów do instrumentu, ubioru scenicznego, rekwizytu lub narzędzi.

Co powinna zawierać umowa

Z powyższego wynika, że pracodawca ma prawo zmniejszać wysokość ustalonego ekwiwalentu za okresy nieobecności lub dni, kiedy pracownik nie korzysta ze swojego sprzętu muzycznego. Ekwiwalent nie jest składnikiem wynagrodzenia, ponieważ stanowi jedynie pokrycie kosztów. Ma charakter rekompensujący, a nie przysparzający.

Ekwiwalenty pieniężne za użyte przy wykonywaniu pracy narzędzia, materiały lub sprzęt, stanowiące własność wykonawcy w ogóle nie stanowią wynagrodzenia, zgodnie z załącznikiem do objaśnień do sprawozdawczości z zatrudnienia i wynagrodzeń dla celów statystycznych.

Podsumowując, ekwiwalent za używanie własnych instrumentów muzycznych nie wchodzi do podstawy wynagrodzenia urlopowego.