Ważny jest cel na jaki jednostka otrzymała dotację. W sytuacji gdy otrzymana została ona na inne cele niż nabycie lub wytworzenie aktywów trwałych oraz dopłaty do cen sprzedaży, jednostka powinna zaliczyć ją w księgach do pozostałych przychodów operacyjnych.

Zgodnie z zasadami art. 3 ust. 1 pkt 32 lit. h) ustawy o rachunkowości kwotę uzyskanej przez jednostkę dotacji odnosi się do pozostałych przychodów operacyjnych. W przepisie tym wskazano jednak dwa wyjątki, które dotyczą:

1) otrzymania środków pieniężnych na nabycie lub wytworzenie środków trwałych, środków trwałych w budowie albo wartości niematerialnych i prawnych – pod datą ich wpływu odnosi się je na rozliczenia międzyokresowe przychodów (art. 41 ust. 1 pkt 2 ustawy o rachunkowości),

2) otrzymania środków pieniężnych będących dopłatami (subwencjami) do cen sprzedaży – są one ewidencjonowane w księgach jako przychód ze sprzedaży towarów i produktów.

Ważny jest więc cel na jaki jednostka otrzymała dotację. W sytuacji gdy otrzymana została ona na inne cele niż nabycie lub wytworzenie aktywów trwałych oraz dopłaty do cen sprzedaży, Państwa jednostka powinna zaliczyć ją w księgach do pozostałych przychodów operacyjnych. Takie dotacje najczęściej dotyczą sfinansowania kosztów wynagrodzeń oraz szkoleń pracowników czy też remontów środków trwałych, W praktyce w trakcie roku ich wartość pod datą otrzymania, zasadniczo na podstawie wyciągu bankowego ujmuje się takie dotacje:

• Wn „Rachunek bieżący”,
• Ma„Pozostałe przychody operacyjne”.

Jeśli były to nakłady na środki trwałe, wartości niematerialne i prawne to zgodnie z art. 41 uor należy ująć otrzymane środki jako rozliczenia międzyokresowe przychodów. Po oddaniu inwestycji do użytkowania i rozpoczęciu dokonywania odpisów umorzeniowych należy rozpocząć odpisywanie kwoty ujętej na RMP w pozostałe przychody operacyjne. To odpisywanie ma następować równolegle do odpisów amortyzacyjnych.

W związku z tym uzyskaną dotację dotyczącą nabycia lub wytworzenia środka trwałego należy na podstawie wyciągu bankowego, zaksięgować:

• Wn Rachunek bankowy,
• Ma Rozliczenia międzyokresowe przychodów.

Rozliczanie dotacji w dobro Pozostałych przychodów porcyjnych będzie następowało dopiero po przyjęciu środka trwałego do ewidencji rozpoczęciu naliczania amortyzacji.

Wszystkie operacje związane z zakupem lub budową środka trwałego, który zostanie potem sfinansowany dotacją, są ewidencjonowane w księgach na zasadach ogólnych. Dopiero po przyjęciu do użytkowania środka trwałego, równolegle do odpisów amortyzacyjnych lub umorzeniowych, będzie następowało rozliczenie kwoty dotacji figurującej na koncie „Rozliczenia międzyokresowe przychodów" do pozostałych przychodów operacyjnych. Jeżeli środek trwały został sfinansowany z dotacji tylko w określonej części, należy proporcjonalnie odpisywać kwotę z konta RMP na konto Pozostałe przychody operacyjne.

Jeżeli jednostka dotację na sfinansowanie zakupu, budowy lub ulepszenia środka trwałego uzyska po oddaniu tego środka trwałego lub jego ulepszenia do używania i rozpoczęciu jego amortyzacji, to nie koryguje dokonanych już odpisów amortyzacyjnych. Wówczas odpowiednią część dotacji, odpowiadającą proporcjonalnie odpisom amortyzacyjnym naliczonym do dnia wpływu dofinansowania, należy zaliczyć jednorazowo do pozostałych przychodów operacyjnych. Następnie od miesiąca, w którym otrzymano dotację, przeksięgowuje się z konta 84 do pozostałych przychodów operacyjnych odpowiednią część dotacji równolegle do dokonywanych odpisów amortyzacyjnych.

Na koncie Dotacje na zadania bieżące ujmowane są z kolei dotacje które są de facto dofinansowaniem do kosztów realizowania bieżącej działalności operacyjnej. Czyli te które są tzw. dotacjami do ceny sprzedawanej usługi. Otrzymywaniem i finansowanie z takich dotacji oznacza bowiem że np. uczestnik, klient płaci mniej. Jeśli w tym przypadku były to dotacje związane np. z realizację projektu zajęć warsztatów, to prawidłowym jest ujęcie jej na tym koncie z tym ze trzeba odróżnić te dotację od dotacji od organizatora.