Należy sporządzić ewidencję osób nagrodzonych. Nie ma jednak obowiązku uzyskiwania od nich podpisu w razie odbioru nagrody.

Instytucja kultury jako jednostka sektora finansów publicznych powinna realizować swoje wydatki według planów finansowych, uwzględniając w nich koszta, w tym zakup towarów i usług. Organizowanie konkursów z nagrodami oznacza wydatki, które powinny być ujęte w tym planie oraz w innych dokumentach finansowych.

Oznaczenie tych wydatków w planach i dokumentach finansowych powoduje konieczność ich udokumentowania, co oznacza, że w przypadku, gdy wydano określone kwoty na określoną ilość nagród rzeczowych, powinny one być ujęte w tych dokumentach. A zatem, aby wykazać realizację tej kategorii wydatków należy dysponować ewidencją osób nagrodzonych, przy czym nie ma obowiązku potwierdzania odbioru nagrody podpisem lub w inny sposób.