Otrzymana refundacja za przygotowanie miejsca stażowego oraz realizację stażu uczniowskiego nie jest dotacją inwestycyjną, lecz refundacją kosztów działalności bieżącej. W instytucjach kultury ujmuje się ją jako pozostały przychód operacyjny, ponieważ pokrywa koszty już poniesione i ujęte w kosztach działalności operacyjnej.

Koszty poniesione przez instytucję kultury na przygotowanie miejsca i realizację stażu uczniowskiego przed otrzymaniem refundacji powinny być ujmowane na bieżąco w kosztach działalności operacyjnej w momencie ich poniesienia zgodnie z zasadą memoriałową.

Nota uznaniowa wystawiona przez urząd wojewódzki jest dokumentem potwierdzającym należność i jej uznanie. Księguje się ją jako:

• Wn konto 240 – Pozostałe rozrachunki,
• Ma konto 760 – Pozostałe przychody operacyjne.

Następnie, po wpływie środków można dokonać następującego dekretu:

• Wn konto 130,
• Ma konto 240.

Jeżeli nota uznaniowa została wystawiona równolegle z przelewem, można pominąć konto 240 i zaksięgować od razu wpływ na 130/760.

Zaleca się prowadzenie odrębnej ewidencji analitycznej projektu stażowego z podziałem na koszty poniesione według kategorii (wynagrodzenia, materiały, amortyzacja) oraz przychody (refundacja od Urzędu Wojewódzkiego, ewentualny wkład własny). Pozwala to na bieżące monitorowanie realizacji budżetu projektu oraz na łatwe sporządzenie sprawozdania dla urzędu wojewódzkiego.