Ośrodek kultury może ponieść koszt poczęstunku na spotkanie świąteczne dla pracowników oraz instruktorów ze środków własnych (przychodów własnych) bez konieczności wprowadzania zmian do statutu czy regulaminów.

Instytucja kultury pokrywa koszty bieżącej działalności i zobowiązania z uzyskiwanych przychodów, do których zalicza się przychody z prowadzonej działalności, dotacje podmiotowe oraz inne przychody określone w ustawie.

Wydatki na spotkania integracyjne dla pracowników i współpracowników mogą być uznane za koszty bieżącej działalności instytucji, jeśli służą celom służbowym takim jak integracja zespołu, poprawa atmosfery pracy i budowanie relacji między pracownikami, co przekłada się na lepszą realizację zadań statutowych.

Warunkiem jest racjonalność wydatku, proporcjonalność do możliwości finansowych instytucji oraz odpowiednia dokumentacja obejmująca notatkę służbową uzasadniającą cel spotkania, fakturę VAT, listę uczestników z podpisami oraz decyzję dyrektora o przeznaczeniu środków.

Alternatywnym źródłem finansowania może być Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych, jednak z jego środków można sfinansować wyłącznie pracowników zatrudnionych na podstawie umowy o pracę, co oznacza, że instruktorzy zatrudnieni na umowach cywilnoprawnych nie mogą być objęci świadczeniami z ZFŚS. W praktyce rekomenduje się finansowanie mieszane - pracownicy etatowi z ZFŚS, instruktorzy ze środków własnych - lub całościowe finansowanie ze środków własnych dla objęcia wszystkich uczestników jednolitymi zasadami.