W przypadku dokonywania zakupów należy przede wszystkim ustalić w jednostce procedurę dokonywania tych zakupów. Wszystkie rozwiązania w rachunkowości będą pochodną rozwiązań organizacyjnych. Zakupy i ich przebieg musi być kontrolowany, a nie tylko dokumentowany.

Przy założeniu że są wewnętrzne zasady, kto za czyją zgodą może dokonywać zakupów na serwisach aukcyjnych Allegro, to kwestą bardzo ważną jest to, czy są one opłacane kartą firmową czy ze środków pracownika i potem mu zwracane

W przypadku gdy pracownik opłacił zakup z własnych środków, powinien złożyć wniosek o zwrot łącznie dokumentem potwierdzającym zakup albo uwiarygadniającym ten zakup. Praktykowane są też wnioski, w których wskazywany jest wprost zakup, wartość data, strony (nazwa firmy, a nie Nick z Allegro)

Powyższe zasady powinny być wskazane w instrukcji. Organizacyjnie trzeba przemyśleć częstotliwość przekazywania informacji. Są jednostki, które mają zasadę informowania po każdym zakupie, a są takie, które robią to np. w każdy piątek. I oczywiście nie należy dopuścić do sytuacji, gdy bardzo wiele osób będzie dokonywało w ten sposób zakupów. Tu jednak pewna „centralizacja” jest wskazana.