Obowiązek sporządzenia planu postępowań wynika z reguł opisanych w ustawie Pzp, a także wydanego z jej delegacji rozporządzenia w sprawie wzoru planu postępowań o udzielenie zamówień. Trzeba jednak pamiętać, że dotyczy on postępowań prowadzonych w oparciu o przepisy ustawy Pzp., czyli tych o wartości wyższej niż 170 000 złotych. Zgodnie z art. 2 ust. 1 pkt 1 ustawy Pzp jej przepisy stosuje się do udzielania zamówień klasycznych oraz organizowania konkursów, których wartość jest równa lub przekracza kwotę 170 000 złotych, przez zamawiających publicznych.

Zgodnie z art. 23 ust. 1 – 5 ustawy Pzp. zamawiający publiczni, o których mowa w art. 4 pkt 1 i 2 ustawy Pzp., oraz ich związki, nie później niż w terminie 30 dni od dnia przyjęcia budżetu lub planu finansowego przez uprawniony organ, sporządzają plan postępowań o udzielenie zamówień, jakie przewidują przeprowadzić w danym roku finansowym.

Plan zamieszcza się w Biuletynie Zamówień Publicznych, na zasadach określonych w dziale III w rozdziale 2, oraz na stronie internetowej zamawiającego. W Biuletynie Zamówień Publicznych oraz na stronie internetowej zamawiającego plan postępowań o udzielenie zamówień mogą zamieszczać również zamawiający inni niż określeni w art. 23 ust. 1 ustawy Pzp.

Plan postępowań o udzielenie zamówień zawiera w szczególności informacje dotyczące:

1) przedmiotu zamówienia;

2) rodzaju zamówienia według podziału na zamówienia na roboty budowlane, dostawy lub usługi;

3) przewidywanego trybu albo procedury udzielenia zamówienia;

4) orientacyjnej wartości zamówienia;

5) przewidywanego terminu wszczęcia postępowania o udzielenie zamówienia.

Zamawiający zapewnia aktualność planu postępowań o udzielenie zamówień. Aktualizację planu zamieszcza się w Biuletynie Zamówień Publicznych oraz na stronie internetowej zamawiającego. Informacji o planie postępowań o udzielenie zamówień nie zamieszcza się, jeżeli wymaga tego istotny interes bezpieczeństwa państwa lub ochrona informacji niejawnych.

W rozporządzeniu wydanym na podstawie delegacji wpisanej w art. 23 ust. 6 ustawy Pzp. podane zostały szczegółowe zasady sporządzenia planu. W planie zamówienia łączy się w grupy związane z ich wartością szacunkową, a ta ustalane jest za pomocą weryfikacji istnienia trzech tożsamości. Tym samym łączy się zamówienia tożsame rodzajowo, czyli takie które służą temu samemu celowi, tożsame podmiotowe, te których realizacją zainteresowany jest ten sam krąg wykonawców.

Ostatnia tożsamość to tożsamość czasowa, która opiera się na wiedzy zamawiającego o konieczności udzielenia danych zamówień.