Jestem dyrektorem gminnej instytucji kultury, w której obsługa kadrowo-księgowa realizowana jest przez Centrum Usług Wspólnych (CUW). Mam pytanie dotyczące zasad rozliczania delegacji służbowych. Pracownicy domu kultury i biblioteki regularnie uczestniczą w szkoleniach. Często są to szkolenia kilkudniowe, które wiążą się z dodatkowymi kosztami, np. noclegiem. Czy pracownik, który wcześniej rezerwuje hotel (po uprzednim uzgodnieniu kosztów z dyrektorem) i dokonuje opłaty – np. miesiąc przed planowanym wyjazdem – może otrzymać zwrot tych kosztów jeszcze przed rozpoczęciem delegacji i jej formalnym rozliczeniem? Zwykle pracownik otrzymuje fakturę zaliczkową lub pro forma. Problem pojawia się, gdy musi pokrywać te wydatki z własnych środków, często opiewające na kilkaset złotych. Analogiczne pytanie dotyczy biletów kolejowych z rezerwacją miejsca – czy możliwy jest zwrot kosztów zakupu biletu przed wyjazdem, jeżeli pracownik dysponuje fakturą? Dotychczasowe podejście CUW zakłada, że pracownik pokrywa koszty z własnych środków (nocleg, przejazd), a zwrot otrzymuje dopiero po powrocie z delegacji, na podstawie załączonych faktur do rozliczenia wyjazdu. Co istotne, koszt szkolenia – nawet jeśli opłacany z wyprzedzeniem – jest regulowany przez instytucję na podstawie faktury bezpośrednio, bez angażowania środków prywatnych pracownika. Czy procedura stosowana przez CUW jest jedynym dopuszczalnym rozwiązaniem? Czy istnieje możliwość wcześniejszego rozliczenia kosztów delegacji ponoszonych przez pracownika, szczególnie przy wydatkach rezerwowanych z wyprzedzeniem?