CUW nie może narzucać rozwiązań, które ograniczają samodzielność instytucji kultury, zwłaszcza w zakresie wewnętrznej organizacji i finansowania delegacji – decyzje podejmuje dyrektor jako osoba kierująca odrębną jednostką prawną.

Pracownikowi wykonującemu na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy (czyli na tzw. delegacji) przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową.

Wysokość oraz warunki ustalania należności przysługujących pracownikowi, zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju określono w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (tekst jedn.: Dz.U. z 2023 r. poz. 2190).

Warunki wypłacania należności z tytułu podróży służbowej pracownikowi zatrudnionemu u innego pracodawcy (np. w instytucji kultury) określa się w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie wynagradzania albo w umowie o pracę, jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest obowiązany do ustalenia regulaminu wynagradzania. W przypadku gdy układ zbiorowy pracy, regulamin wynagradzania lub umowa o pracę nie zawiera postanowień, o których mowa wyżej, pracownikowi przysługują należności na pokrycie kosztów podróży służbowej odpowiednio według przepisów rozporządzenia.

Przy udzielaniu niniejszej odpowiedzi przyjęto, że instytucja kultury, o której mowa w pytaniu stosuje przepisy ww. rozporządzenia. W myśl § 5 tego aktu prawnego, pracownik dokonuje rozliczenia kosztów podróży krajowej lub podróży zagranicznej nie później niż w terminie 14 dni od dnia zakończenia tej podróży.

Do rozliczenia kosztów podróży pracownik załącza dokumenty, w szczególności rachunki, faktury lub bilety potwierdzające poszczególne wydatki; nie dotyczy to diet oraz wydatków objętych ryczałtami. Jeżeli przedstawienie dokumentu nie jest możliwe, pracownik składa pisemne oświadczenie o dokonanym wydatku i przyczynach braku jego udokumentowania. W uzasadnionych przypadkach pracownik składa pisemne oświadczenie o okolicznościach mających wpływ na prawo do diet, ryczałtów, zwrot innych kosztów podróży lub ich wysokość.

Jak wynika z tych unormowań, nie ma przeszkód prawnych, aby koszty podróży służbowej rozliczyć zaraz po ich poniesieniu przez pracownika, jeszcze przed odbyciem podróży. Wskazany termin 14 dni jest terminem końcowym. Można zatem przyjąć, że terminem początkowym jest dzień poniesienia danego kosztu.

Z powodów organizacyjnych właściwszym rozwiązaniem może być udzielanie pracownikom zaliczek i rozliczanie ich po zakończeniu podróży służbowej. Pozwala na to § 11 rozporządzenia, który stanowi, że na wniosek pracownika pracodawca przyznaje zaliczkę na niezbędne koszty podróży krajowej w wysokości wynikającej ze wstępnej kalkulacji tych kosztów.