Jeżeli instytucja kultury otrzymuje w ramach dotacji podmiotowej środki znaczone na dopłaty do biletów uczniów, a dopłata ta ma bezpośredni wpływ na cenę biletu, to z punktu widzenia rachunkowości i podatku VAT należy traktować ją nie jako zwykły przychód z dotacji, lecz jako część zapłaty za konkretny bilet, pochodzącą od osoby trzeciej. Oznacza to, że pełna cena biletu – w przykładzie 30 zł – stanowi przychód ze sprzedaży, z czego 1 zł pochodzi od ucznia, a 29 zł z dotacji. Takie podejście jest zgodne zarówno z ustawą o działalności kulturalnej, która dopuszcza finansowanie działalności bieżącej instytucji kultury dotacją podmiotową, jak i z art. 29a ustawy o VAT, który wskazuje, że do podstawy opodatkowania wlicza się również dotacje i dopłaty mające bezpośredni wpływ na cenę usługi.

Aby prawidłowo rozliczać środki znaczone (dotacja celowa), instytucja kultury powinna prowadzić wyodrębnioną analitykę. Ustawa o rachunkowości wymaga, aby jednostka dostosowała plan kont do specyfiki swojej działalności, a w przypadku dotacji znaczonej konieczne jest wykazanie, ile środków otrzymano, ile wykorzystano i na jakie wydarzenia.

Najbardziej przejrzystym rozwiązaniem jest wprowadzenie analityki do konta 840 „Rozliczenia międzyokresowe przychodów”, np. „840‑dopłaty do biletów uczniów”, ponieważ pozwala to najpierw ująć wpływ środków, a następnie rozliczać je proporcjonalnie do faktycznej sprzedaży biletów. Alternatywnie można stosować konto 740 z bardzo szczegółową analityką, jednak model z kontem 840 jest bardziej czytelny i zgodny z zasadą współmierności przychodów i kosztów.

Otrzymanie dotacji powinno być ujęte zapisem: Wn 130 / Ma 840‑analityka dotacji znaczonej. Dopiero w momencie sprzedaży biletu instytucja rozlicza część dotacji odpowiadającą dopłacie do konkretnego biletu. Rozliczenie wykorzystanej dopłaty powinno następować w kwocie brutto, ponieważ dokładnie taka kwota obniża cenę biletu dla ucznia i taka kwota powinna być odjęta od puli dotacji.

Jeżeli bilet jest opodatkowany VAT, dopłata stanowi część zapłaty za usługę i musi zostać rozbita na kwotę netto i VAT według stawki właściwej dla biletu. Jeżeli bilet jest zwolniony z VAT, kwota brutto jest równa kwocie netto.

W momencie sprzedaży biletu instytucja powinna ująć pełną wartość biletu jako przychód ze sprzedaży, niezależnie od tego, że uczeń zapłacił tylko 1 zł. Oznacza to, że przychód ze sprzedaży spektaklu powinien obejmować całą cenę biletu, a dopłata z dotacji powinna zostać przeksięgowana z konta 840 na konto przychodów ze sprzedaży biletów. Pozostawienie dopłaty wyłącznie na koncie dotacji i wykazanie sprzedaży biletu tylko w wysokości 1 zł prowadziłoby do zaniżenia przychodów ze sprzedaży oraz – w przypadku biletów opodatkowanych – do błędnego rozliczenia VAT.

Poniżej przykładowe księgowanie sprzedaży biletu i wpływu od ucznia, wraz z rozliczeniem dotacji:

Wpływ zapłaty od ucznia:

• Wn 101 Kasa – 1 zł
• Ma 700/701 Przychody ze sprzedaży biletów / danego spektaklu

Rozliczenie wykorzystanej dopłaty z dotacji:

• Wn 840 – analityka dotacji – 29 zł
• Ma 700/701 Przychody ze sprzedaży biletów / danego spektaklu
• Ma 221 VAT należny – VAT od całych 30 zł brutto, jeśli występuje

Najbardziej przejrzysty model ewidencji obejmuje:

• ujęcie otrzymanej dotacji na koncie 840 z analityką;
• rozliczanie wykorzystanej części dotacji na podstawie raportu kasowego;
• księgowanie sprzedaży biletu od pełnej ceny;
• przeksięgowanie wykorzystanej dopłaty z konta 840 na przychody ze sprzedaży;
• prowadzenie odrębnej analityki zarówno dla puli dotacji, jak i dla poszczególnych spektakli.