Stanowisko

Działając na podstawie art. 13 pkt 11 ustawy z dnia 7 października 1992 r. o regionalnych izbach obrachunkowych (t.j. Dz.U. z 2023 r., poz. 1325 ze zm.) w odpowiedzi na wniosek – z dnia 28 października 2024 r. (wpływ do tut. Izby 30 października 2024 r.) o udzielenie wyjaśnienia:

1. czy dyrektor samorządowej instytucji kultury może zaciągnąć zobowiązanie wieloletnie przy założeniu, że plan finansowy ma charakter roczny tzn. jest sporządzony i zatwierdzony tylko na dany rok budżetowy,

2. czy samorządowa instytucja kultury, mająca osobowość prawną (wpisana do Rejestru Instytucji Kultury) może ogłosić przetarg i zawrzeć umowę w roku 2024 na wykonanie wyposażenia, które ma być dostarczone oraz zapłacone w roku 2025,

uprzejmie wyjaśniam i informuję co następuje.

Analizując przedmiotowe zagadnienie należy wskazać, że zasady działalności instytucji kultury zostały zawarte w ustawie z dnia 25 października 1991 r. o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej (t.j. Dz. U. z 2024 r. poz. 87, dalej: uopdk).

Przedmiotowa ustawa przewiduje, że instytucje kultury uzyskują osobowość prawną i mogą rozpocząć działalność z chwilą wpisu do rejestru prowadzonego przez organizatora (art. 14 ust. 1uopdk). Stosownie do brzmienia art. 17 uopdk, dyrektor instytucji kultury zarządza instytucją i reprezentuje ją na zewnątrz.

Regulacje zawarte wart. 27 ust. 3uopdk wskazują, że podstawą gospodarki finansowej instytucji kultury jest plan finansowy ustalony przez dyrektora, z zachowaniem wysokości dotacji organizatora. Z ust. 4 powołanego przepisu wynika, że instytucja kultury sporządza plan finansowy zgodnie z przepisami ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych.

Z koleiart. 28 ust. 1uopdk stanowi, że instytucja kultury pokrywa koszty bieżącej działalności i zobowiązania z uzyskiwanych przychodów. Przychodami instytucji kultury są przychody z prowadzonej działalności, w tym ze sprzedaży składników majątku ruchomego, przychody z najmu i dzierżawy składników majątkowych, dotacje podmiotowe i celowe z budżetu państwa lub jednostki samorządu terytorialnego, środki otrzymane od osób fizycznych i prawnych oraz z innych źródeł (art. 28 ust. 2uopdk). Na podstawieart. 28 ust. 3 uopdk, organizator przekazuje instytucji kultury środki finansowe w formie dotacji:

1) podmiotowej na dofinansowanie działalności bieżącej w zakresie realizowanych zadań statutowych, w tym na utrzymanie i remonty obiektów;

2) celowej na finansowanie lub dofinansowanie kosztów realizacji inwestycji; 3) celowej na realizację wskazanych zadań i programów.

W rozpatrywanej sprawie należy uwzględnić także postanowienia ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (t.j. Dz. U. z 2024 r. poz. 1530 ze zm., dalej: ufp). Stosownie do treści ufp, podstawą gospodarki finansowej państwowych i samorządowych osób prawnych jest roczny plan finansowy, obejmujący w szczególności:

1) przychody z prowadzonej działalności;

2) dotacje z budżetu państwa lub budżetów jednostek samorządu terytorialnego; 3) koszty, w tym:

a) uposażenia i wynagrodzenia ze stosunku pracy oraz składki od nich naliczane,

b) płatności odsetkowe wynikające z zaciągniętych zobowiązań,

c) zakup towarów i usług;

4) środki na wydatki majątkowe;

5) środki przyznane innym podmiotom;

6) stan należności i zobowiązań na początek i koniec roku; 7) stan środków pieniężnych na początek i koniec roku.

Wufp postanowiono, że wydatki publiczne mogą być ponoszone na cele i w wysokościach ustalonych w planie finansowym jednostki sektora finansów publicznych.

Jednocześnie na podstawie art. 44 ust. 3 ufp wydatki publiczne powinny być dokonywane:

1) w sposób celowy i oszczędny, z zachowaniem zasad:

a) uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów,

b) optymalnego doboru metod i środków służących osiągnięciu założonych celów;

2) w sposób umożliwiający terminową realizację zadań;

3) w wysokości i terminach wynikających z wcześniej zaciągniętych zobowiązań.

Dodatkowo art. 44 ust. 4 ufp przewiduje, że jednostki sektora finansów publicznych zawierają umowy, których przedmiotem są usługi, dostawy lub roboty budowlane, na zasadach określonych w przepisach o zamówieniach publicznych (o ile odrębne przepisy nie stanowią inaczej).

Instytucje kultury w zakresie zaciągania zobowiązań winny uwzględniać również ograniczenia wynikające zufp. Zgodnie z jego brzmieniem, jednostki sektora finansów publicznych mogą zaciągać zobowiązania do sfinansowania w danym roku do wysokości wynikającej z planu wydatków lub kosztów jednostki, pomniejszonej o wydatki na wynagrodzenia i uposażenia, składki na ubezpieczenie społeczne i Fundusz Pracy, inne składki i opłaty obligatoryjne oraz płatności wynikające z zobowiązań zaciągniętych w latach poprzednich, z zastrzeżeniem i.

Nadto, w odniesieniu do instytucji kultury zastosowanie znajdą również przepisy ustawy z dnia 11 września 2019 r. -(t.j. Dz. U. z 2024 r. poz. 1320, dalej: pzp). Artykuł 2 ust. 1 pkt 1 pzp stanowi, że przepisy ustawy stosuje się do udzielania zamówień klasycznych oraz organizowania konkursów, których wartość jest równa lub przekracza kwotę 130 000 złotych, przez zamawiających publicznych.

W zakresie zawierania umów,pzp przewiduje, że umowę zawiera się na czas oznaczony. Z ust. 2 powołanego przepisu wynika zaś, że zamawiający może zawrzeć umowę, której przedmiotem są świadczenia powtarzające się lub ciągłe, na okres dłuższy niż 4 lata, jeżeli wykonanie zamówienia w dłuższym okresie spowoduje oszczędności kosztów realizacji zamówienia w stosunku do okresu czteroletniego lub jest to uzasadnione zdolnościami płatniczymi zamawiającego lub zakresem planowanych nakładów oraz okresem niezbędnym do ich spłaty.

Należy zatem stwierdzić, że dyrektor samorządowej instytucji kultury może zaciągnąć zobowiązanie, które przekracza rok budżetowy, pod warunkiem zabezpieczenia na dany rok wydatków w planie finansowym przy jednoczesnym ujęciu pozostałych kosztów zawartej umowy w planie finansowym roku następnego.

Dopuszczalne jest zatem przeprowadzenie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego w roku 2024, którego konsekwencją będzie zawarcie umowy, której realizacja nastąpi w roku 2025. Samorządowa instytucja kultury w zakresie przedmiotu zapytania winna zatem przestrzegać reguł i zasad wynikających zarówno z ustawy o finansach publicznych, jak i prawa zamówień publicznych.

Przedstawiając powyższe należy zaznaczyć, że wyjaśnienia Regionalnej Izby Obrachunkowej w Opolu nie stanowią wiążącej wykładni prawa, nie są wiążące dla wnioskującego o udzielenie wyjaśnień, jak również nie są wiążące dla innych organów.